Frais de déplacements professionnels : comment refacturer ?

Combien de kilomètres sont nécessaires pour établir une refacturation des frais de déplacement ?

Si vous êtes employé(e) dans une entreprise, vous devez suivre les directives fixées par votre entreprise sur la refacturation des frais de déplacement. Ces coûts de déplacement seront alors reportés dans vos notes de frais. Pensez à bien vous informer sur ce point auprès du comptable ou directeur financier avant d'avancer des frais de déplacement, cela vous permettra de maîtriser les coûts et d'éviter de mauvaises surprises au moment du remboursement.

De même, conservez tous vos justificatifs et pensez à bien noter vos déplacements au fur et à mesure, par exemple en utilisant une application de gestion des notes de frais :

précisez la raison du déplacement,
la date, le kilométrage
les dépenses annexes occasionnées (prix carburant, péage, parking, pneumatique, …).

Vous gagnerez du temps et vous profiterez d'un suivi plus clair et en temps réel.

Si vous travaillez à votre compte, vous êtes libre de fixer vous-même le nombre de kilomètres à partir duquel vous souhaitez facturer vos clients. cette distance est définie en moyenne à 20 kilomètres, mais vous pouvez parfaitement la fixer à zéro kilomètre et ainsi facturer des frais kilométriques à tous vos clients.

Quelle que soit la distance minimale pour laquelle vous optez, assurez-vous d’en informer vos clients au préalable afin d’éviter tout malentendu. D'ailleurs, comme nous l'aborderons dans la suite de cet article, sachez que si vous établissez un devis à votre client, ces frais doivent y figurer.

Pensez également à rester cohérent avec les tarifs pratiqués par les professionnels de votre secteur, car fixer un tarif trop élevé pourrait être difficile à justifier si vos concurrents directs sont tous ou presque en dessous du vôtre.

Il est également important de faire preuve de cohérence dans votre manière de facturer vos frais de déplacement. La politique que vous adoptez doit rester la même, quel que soit votre client. Il n'est donc pas possible d'effectuer une refacturation des frais kilométriques selon un barème pour un client et de choisir de ne pas les facturer à un autre. Si vous optez pour un barème, celui-ci doit être clair, accessible au client et être le même pour tous.

Il est possible de « marger » sur les refacturations que vous faites à vos clients. Dans ce cas, la marge est soumise à l’impôt sur les bénéfices. Cette pratique reste tout de même peu honnête pour le client surtout si vous privilégiez une stratégie de fidélisation et de relation client forte.

En prenant ces différents éléments en compte, vous avez alors deux options pour la refacturation de vos frais kilométriques.

Choisir un modèle de facturation libre

Vous avez la possibilité de fixer librement une somme forfaitaire pour la refacturation des frais de déplacement. Dans ce cas, cette somme forfaitaire sera appliquée à l'identique pour tous vos clients, qu’ils se situent à 5 ou à 50 kilomètres de distance.

Vous pouvez également choisir d'instaurer un barème. Ceci représentera alors une somme supplémentaire qui viendra compléter votre forfait pour chaque tranche de kilomètres parcourue en plus. Par exemple, une somme forfaitaire de 10 € pour vos déplacements, à laquelle vous facturerez 15 € de plus pour chaque tranche de 20 kilomètres supplémentaire. Bien entendu, ce barème doit être précisé dans le devis envoyé au client.

Se baser sur des barèmes préexistants

Pour refacturer vos frais de déplacement à des clients, vous pouvez également vous baser sur le barème kilométrique fixé par l’administration fiscale. Vous facturez donc la distance réelle parcourue.

Le barème kilométrique inclut divers frais annexes, comme l'assurance du véhicule.

Refacturation des frais de déplacement : faut-il inclure ou non la TVA ?

La refacturation de vos frais professionnels de déplacement est soumise à la TVA sauf si votre entreprise n’est pas assujettie à la TVA. Si cette dépense est un débours (voir définition ci-dessous), elle ne sera pas non plus assujettie à la TVA.

Rappelons rapidement la différence entre débours et refacturation de frais au client : le débours concerne une avance de frais faite au nom du client pour le client, la refacturation, quant à elle, concerne une avance de frais faite au nom de l’entreprise (le collaborateur dans l’exercice de son activité professionnelle) pour son client.

Le montant des frais de déplacement refacturés à votre client dépend de la déductibilité de la TVA sur la dépense que vous avez engagée :

Si votre entreprise récupère la TVA sur la dépense, vous devez refacturer votre client sur la base du montant hors taxe (HT), la TVA déductible est alors récupérable en suivant la procédure habituelle d’écriture comptable ;
Sinon, vous refacturez à vos clients les frais engagés en prenant en compte le montant toutes taxes comprises (TTC).

Prenons un exemple : admettons que votre entreprise est basée dans le nord de la France et que votre mission se déroule dans le sud. Vous avez deux dépenses à votre actif dues à ce déplacement : les billets de TGV qui vont ont coûtés 120 euros et éventuellement les frais d’hébergement. La TVA n’est récupérable ni sur vos billets de train, ni sur les frais d’hôtel, 180 euros pour deux nuits. Vous facturez donc 300 euros de frais HT à votre client. À cette somme s’ajoute la taxe de TVA à laquelle vous êtes assujetti(e), ici, 20%. La refacturation s’élève donc à 360 euros pour votre client.

L'amortissement du véhicule dans la refacturation

Il est également possible de refacturer l'amortissement de votre véhicule au client lorsque vous utilisez ce dernier afin de mener à bien une mission en votre nom pour le compte de ce client.

Imaginons que, pour mener à bien votre activité professionnelle, vous avez acheté un véhicule. Il s'agit d'un bien actif immobilisé qui perd de sa valeur au fil du temps et de son utilisation, il doit donc être amorti en comptabilité.

Comprendre le concept d'amortissement

L’amortissement du véhicule permet d’étaler la charge d’acquisition de la voiture sur sa durée d’utilisation. Cela permet de compenser la dépréciation subie par la voiture en étant traduit dans les charges d’exploitation. La durée de l’amortissement est égale à la durée réelle d’utilisation de la voiture. En somme, cela signifie que l'achat de votre voiture est un investissement qui ne vous coûtera pas la somme X mais la somme X divisée par le nombre d'années d'utilisation. Le coût revient ainsi à un coût annuel, qui peut être converti en coût journalier dans certains cas comme pour la refacturation au client de cet amortissement.

Si elle est neuve, on compte généralement 5 ans. Si son utilisation est intensive, la durée d'amortissement pourra être réduite à 4 ans. Pour un véhicule acheté en occasion, la durée dépendra de l'état et de la valeur du véhicule lors de l'achat.

Pour un véhicule dont la TVA n'est pas récupérable (véhicule particulier de tourisme ou de fonction) : la base d'amortissement correspond au prix d'achat TTC auquel s'ajoutent les équipements, accessoires et frais divers (transport, mise à disposition...).

Pour un véhicule dont la TVA est récupérable (utilitaire, véhicules de type ambulance, taxis, auto-école...) : la base d'amortissement correspond au prix d'acquisition HT. Deux méthodes d'amortissement sont possibles :

Linéaire

Les mêmes montants sont amortis chaque année durant toute la durée d'amortissement. Soit 20 % chaque année sur 5 ans ou 25 % chaque année sur 4 ans.

Dégressif

Ici, l’amortissement est calculé sur le prix d’acquisition la première année, puis il baisse les années suivantes selon la valeur résiduelle de la voiture. La déduction est donc de plus en plus basse.

Où facturer les frais de déplacement au client ?

Deux solutions s’offrent à vous :

Intégrer les frais de déplacement à titre accessoire à la facture de vente finale que vous enverrez au client ;
Effectuer une facture à part pour la refacturation de ces frais.

Mettre les frais dans le devis

Si vous facturez les frais de déplacement, vous devez en informer le client au préalable. Il est donc nécessaire de les intégrer au devis. Comme ce dernier fait office de contrat de vente, vous avez l’obligation d’y incorporer tous les frais facturés, y compris ceux liés aux déplacements.

Ils doivent apparaître à la ligne « Frais de déplacement ». Un client aurait parfaitement le droit de refuser de payer des frais de déplacement si ceux-ci n'ont pas été mentionnés sur le devis initial qu'il a accepté.

C'est à vous d'estimer au plus juste les frais de déplacement. Vous devez donc avoir une idée précise de la distance à parcourir et du nombre d'allers-retours à prévoir. Cependant, il est possible que malgré vos précautions, les frais de déplacement soient finalement plus élevés que prévu.

Pour éviter les problèmes, informez votre client dès que vous constatez que les frais vont être dépassés et proposez-lui un avenant avant d'engager des frais supplémentaires.

Un avenant est un complément financier négocié par les parties prenantes et ajouté après coup à un accord préalablement signé.

Si vous n'êtes pas attentif ou que vous n'en discutez pas avec lui en amont, lorsqu'il recevra la facture finale, le client pourra refuser la régularisation post-dépense, puisqu'il n'en aura pas été informé et n'aura pas donné son accord.

Demander le remboursement des péages dans les indemnités

Si vous avez opté pour une refacturation basée sur le barème kilométrique, vous pouvez ajouter les frais liés aux péages, puisque ceux-ci ne sont pas inclus dedans. Attention cependant à bien demander un reçu à chaque péage et à les conserver, car ces justificatifs pourront vous être réclamés.

Pour ce qui est de la procédure à suivre, on vous renvoie à notre article sur la refacturation. La refacturation des frais se comptabilise dans un compte de classe 7 qui doit absolument être distinct des comptes déjà utilisés pour les ventes et les prestations. En ouvrant des comptes dédiés à ce produit de frais refacturés, vous réduisez le risque d’erreur.

Attention cependant, un mauvais calcul sur la TVA pourrait avoir des conséquences sur votre entreprise. En effet, un des points d’attention du fisc en cas de contrôle est la comptabilisation et la déclaration de TVA des entreprises : il est facile pour eux de détecter les décalages de TVA, tout comme il est facile d’analyser les encaissements des factures pour contrôler la TVA collectée sur ces encaissements.

L'étalement des frais et la régularisation

Au moment de clôturer vos comptes, vous aurez peut-être à procéder à des écritures de régularisation. Une écriture de régularisation sert à ajuster le solde de différents postes du plan comptable de l'entreprise. Il en existe deux types :

Les écritures d'étalement

Elles permettent de répartir les charges sur une période comptable donnée. Elles regroupent les charges constatées d'avance, comme les assurances, et les produits constatés d'avance. Leur effet sur le compte de résultat est généralement lissé sur deux exercices comptables. Elles sont calculées sur le montant hors taxe de la dépense sur une durée de 360 jours.

Les écritures de rattachement des charges et des produits

Il s'agit des charges à payer et des produits à recevoir. Ces écritures visent à rattacher à l'exercice en cours les dépenses qui le concernent, mais dont le justificatif date de l'exercice précédent.

Les écritures de régularisation vous permettent ainsi d'équilibrer vos comptes.

La refacturation des frais de déplacements professionnels vous permet d'être remboursé(e) pour tous les frais de déplacement que vous avez avancés dans l'exercice de votre activité. Si cette tâche peut sembler ardue, il est indispensable de bien la maîtriser pour éviter des dépenses importantes qui ne seraient pas remboursées. Il s'agit tout autant d'anticiper vos dépenses pour les estimer au plus juste que d'avoir les bons réflexes pour que vos clients les remboursent. En étant attentif(ve) et prévoyant(e), mais aussi en communiquant clairement avec les personnes concernées, vous éviterez les mauvaises surprises.

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Refacturation des frais de déplacements professionnels, comment procéder ?