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La note de frais est automatiquement générée
La note de frais est pré-remplie grâce à nos algorithmes capables d'identifier les informations issues de la transaction bancaire : la nature de la dépense, le montant, la TVA, etc.
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La note de frais est soumise à validation
Selon le circuit d'approbation défini par l'entreprise, votre note de frais est ensuite vérifiée puis validée par votre manager ou votre comptable.
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Qu'est-ce qu'une note de frais ?
Une note de frais est un document établi par un salarié pour demander le remboursement des dépenses professionnelles. La note de frais peut être sous format papier ou digital.
Ces dépenses correspondent donc à des frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle.
Les frais de mission concernés par les notes de frais : suivez le guide
Les frais de mission correspondent aux dépenses engagées par les salariés ou le dirigeant pour le compte de l’entreprise dans le cadre d’une mission particulière. La note de frais est le document permettant à un salarié ou à un dirigeant d’obtenir le remboursement par l’entreprise des dépenses réalisées.
Peuvent notamment faire l’objet d’une note de frais :
- Les frais d’hébergement (lorsque la mission se déroule loin du domicile de la personne) ;
- Les frais de repas pris à titre personnel dans le cadre de sa mission ou avec des personnes extérieures à l’entreprise (clients, prospects, fournisseurs…) ;
- Les frais de transport et de déplacement (voiture, taxi, train, avion…).
Comment faire une note de frais ? Mode d’emploi
Il n’existe pas dans la réglementation d’instructions particulières indiquant comment faire une note de frais. Chaque entreprise peut donc confectionner son propre modèle. Pour autant, pour être conformes à la norme, les informations suivantes devront a minima être renseignées :
- La date de la dépense ;
- Le nom et le prénom du bénéficiaire, le cas échéant son service ;
- Le motif de la dépense ;
- La nature des frais (hôtel, billet d’avion, restaurant, etc.) ;
- Le lieu et l’heure du déplacement ;
- Le montant HT et TTC des frais ;
- Les signatures de l’employeur et du salarié.
Le plus souvent, ces informations sont énoncées dans un tableur (le support papier n’est pas recommandé, pour des raisons de lisibilité notamment).
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Le remboursement des notes de frais : 3 options
Le remboursement des notes de frais peut prendre 3 formes :
- Le remboursement des frais réels. L’entreprise rembourse les dépenses réellement engagées par le salarié. Pour ce faire, la note de frais doit être accompagnée de pièces justificatives probantes. À défaut, l’URSSAF ou l’administration fiscale sont susceptibles, au cours d’un contrôle, de requalifier la dépense en supplément de traitement assujetti à des cotisations sociales pour l’entreprise et à l’impôt sur le revenu pour le salarié.
- Le remboursement forfaitaire. Dans cette hypothèse, l’entreprise donne au salarié une somme d’argent selon un barème fixé par l’URSSAF.
- Certaines catégories de salariés, comme les ouvriers du bâtiment, peuvent bénéficier d’un remboursement en déduction forfaitaire spécifique.
La gestion des notes de frais : mettre fin au «casse-tête»
Dans un processus normalisé, le salarié remet sa note de frais et ses justificatifs dans un délai raisonnable pour que l’entreprise puisse réaliser ses contrôles et le rembourser. Toutefois, la gestion des notes de frais peut s’avérer très complexe si le processus n’est pas bien rodé… Les demandes tardives ou incomplètes peuvent générer une perte de temps considérable ! Pour cette raison, il est légitime de chercher à faciliter la gestion des notes de frais. Il est par exemple recommandé de formaliser la politique de l’entreprise en matière de notes de frais : dépenses éligibles, pièces justificatives, délai de remise, etc. En savoir plus
Livre blanc
Automatisation des notes de frais : les clés pour prendre la bonne décision.
La comptabilisation des notes de frais : assurer la qualité comptable
Une fois les contrôles réalisés, la comptabilisation des notes de frais donne lieu à un enregistrement dans le journal des achats. On utilisera ensuite les comptes adéquats en débit et en crédit.La majorité des frais professionnels sont comptabilisés au débit du compte de charge 625 – Déplacements, missions et réceptions avec des subdivisions adéquates. Par exemple, le compte 6251 est utilisé pour enregistrer les frais de voyage et de déplacement.
Le compte 4456 – TVA déductible sera également débité si la situation le justifie. Le compte 421 – Personnel, rémunérations dues sera, lui, crédité pour le même montant que les écritures débitrices.
En cas de doute, l’entreprise pourra interroger son expert-comptable sur comment procéder à la comptabilisation d’une note de frais. En savoir plus
Le modèle d’une note de frais
Le remplissage de la note de frais par les salariés peut leur prendre beaucoup de temps. Il n’existe pas de modèle officiel de note de frais. Pour cette raison, il peut être conseillé de mettre en place, au sein de l’entreprise, un modèle unique de note de frais. Ce tableau devra être adapté aux différents types de dépenses de l’entreprise, notamment les indemnités kilométriques.
À ce titre, Mooncard met à disposition un modèle Excel efficace et gratuit pour remplir ses notes de frais. Grâce à lui, il ne sera plus nécessaire de relancer les collaborateurs en raison de notes de frais incomplètes !
Le processus de gestion des notes de frais est couramment mis en œuvre dans les entreprises. Toutefois, il demeure chronophage :
- le remplissage de la note de frais ;
- la collecte exhaustive et la conservation des pièces justificatives ;
- le contrôle et la comptabilisation des opérations…
adoptant un modèle unique de note sur tableur.
Pour autant, la véritable simplification est à rechercher dans les solutions innovantes issues de la digitalisation ! Et si vous optiez pour Mooncard, la solution complète de paiement pour l’entreprise ? En savoir plus
Quand faire une note de frais ?
La réglementation ne se prononce pas clairement sur les délais légaux pour présenter une note de frais. L’article L3245-1 du Code du travail semble aligner le délai de prescription des notes de frais sur le délai en matière salariale, c’est-à-dire 3 ans. La Cour de cassation, quant à elle, dans un arrêt du 29 septembre 2009, a considéré que le collaborateur qui ne présente pas les pièces justificatives dans le délai prévu par une « note de service » ne peut prétendre à un remboursement. En la matière, il peut être conseillé de remettre ses notes de frais dans un délai raisonnable pour en permettre la comptabilisation au plus près du fait générateur.
Qui traite les notes de frais ?
Le traitement et la gestion des notes de frais dépendent de la taille de l’entreprise. Dans une grande entreprise, le contrôle des notes de frais pourra être conduit par le service des ressources humaines ou la direction des affaires financières avant la transmission au service comptable. Dans une petite entreprise, la comptabilité peut être tenue par un expert-comptable. Ce dernier reçoit les notes de frais validées par l’employeur et est chargé du contrôle avant comptabilisation. Dans tous les cas de figure, une personne habilitée doit, avant la comptabilisation, valider la note de frais.
Qu’est-ce qu’un justificatif de note de frais ?
Un justificatif de note de frais est un document qui atteste de la réalité de la dépense engagée par un salarié ou le dirigeant pour le compte de l’entreprise. Le justificatif permet à l’employeur de dédommager son collaborateur en franchise de cotisations sociales. Il existe une pièce justificative pour chaque type de dépense avec des mentions qui pourront être demandées en cas de contrôle. Par exemple, un justificatif de paiement peut être une facture qui doit comporter l’identité du fournisseur, la date de la dépense, son descriptif, la mention de la TVA le cas échéant. Concernant les frais kilométriques, il faudra apporter la justification des kilomètres parcourus, la raison du déplacement, une copie de la carte grise…
Pourquoi faut-il digitaliser ses notes de frais ?
La gestion traditionnelle des notes de frais présente de nombreux défauts :
- Elles sont fastidieuses à remplir par le salarié qui le fait en général sur son lieu de travail ;
- Elles peuvent être égarées (avec un risque plus fort lorsque la note est sous format papier) ;
- Même établies sous un format Excel, leur validation demande une impression ;
- Les pièces justificatives peuvent faire défaut.
Avec la digitalisation, le traitement est accéléré et sécurisé ! Les pièces justificatives dématérialisées sont archivées dans un « coffre-fort électronique ». L’ensemble des documents pourra être produit sans difficulté aux autorités de contrôle le cas échéant.
Pourquoi adopter une politique de dépense de frais professionnels ?
Il est nécessaire pour une entreprise de formaliser sa politique de dépense de frais professionnels pour assurer la fluidité du processus. Cette politique pourra par exemple définir :
- Les dépenses dont le remboursement est accepté, voire leur montant maximum pour les dépenses au réel ;
- Les pièces justificatives à produire ;
- Le rôle de chaque acteur dans la chaîne de travail ;
- Le délai de présentation des notes de frais à l’entreprise et le délai de remboursement.
Cette formalisation, qui devra être connue des salariés concernés, est un élément de sécurisation.
Quels sont les types d’indemnisations d’une note de frais ?
La réglementation prévoit trois types d’indemnisations : l’indemnisation au réel, l’indemnisation forfaitaire et, pour certaines catégories de salariés, comme les ouvriers du bâtiment par exemple, un remboursement en déduction forfaitaire spécifique. L’indemnisation forfaitaire est en général choisie pour les dépenses récurrentes. Toutefois, si la dépense réelle excède le montant du forfait, le salarié assumera seul la charge. L’indemnisation au réel est plus contraignante avec notamment la production des pièces justificatives pour chaque dépense. De plus, leur montant n’est pas illimité. En cas de contrôle, si la somme payée excède manifestement l’intérêt de l’entreprise, la dépense pourra être requalifiée en supplément de traitement.
Quelles sont les obligations légales liées aux notes de frais ?
La réglementation en matière de note de frais est surtout d’origine jurisprudentielle.
Ainsi, la Cour de cassation a établi, dans un arrêt du 25 février 1998, qu’« il est de principe que les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due ».
Les contrôles réalisés par l’URSSAF et l’administration fiscale s’appuient sur le Code de la sécurité sociale, le Code général des impôts et les dispositions de nature réglementaire (cf. le contrôle des opérations soumises à TVA).
Que prévoient la loi et l’administration fiscale pour les notes de frais ?
Les remboursements des notes de frais ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.
S’agissant de la TVA, la situation est plus complexe. L’entreprise peut déduire la TVA lorsque cette dernière est exigible pour le fournisseur. Seules certaines dépenses sont concernées, notamment :
- La TVA sur les frais de repas est déductible ;
- Pour les frais de déplacement, la TVA n’est récupérable que sur les tickets de péage d’autoroute et les frais de carburant ;
- Pour les frais d’hébergement, la TVA sur une note d’hôtel n’est pas récupérable, alors que les dépenses de petits déjeuners et de boisson le sont.
Quelles sont les règles à respecter pour que les frais soient qualifiés de frais professionnels ?
Les frais professionnels correspondent aux dépenses réalisées par un salarié dans l’exercice de ses fonctions dans l’intérêt de l’entreprise. Il n’existe pas de liste exhaustive des frais professionnels, mais les plus courants sont :
- Les frais de repas personnels ou au restaurant avec des clients, prospects, fournisseurs, etc.
- Les frais de déplacement professionnels ;
- Les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail.
Comment adopter la dématérialisation des notes de frais ?
La solution proposée par Mooncard est simple à mettre en œuvre et entraîne la dématérialisation complète du processus des frais professionnels. Une carte de paiement Visa paramétrable permet d’effectuer l’ensemble des dépenses professionnelles autorisées par l’entreprise, sur Internet ou en physique. À chaque dépense, l’utilisateur est invité par SMS à prendre en photo la pièce justificative qui est archivée de façon sécurisée. L’utilisateur n’a plus de note de frais à remplir. Par ailleurs, la comptabilité est simplifiée : l’entreprise reçoit les informations directement dans son logiciel comptable et les comptes sont pré renseignés.
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