Frais de déplacement du CSE : le remboursement de ses élus

CSE frais de déplacement : quelles modalités de remboursement ?

Les modalités de remboursement des frais professionnels engagés par les membres du CSE diffèrent selon le motif du déplacement.

Convocation de l’employeur aux réunions obligatoires

L’employeur est tenu de convoquer les membres du CSE à des réunions. La fréquence des réunions du comité social et économique varie selon le nombre de salariés présents dans l’entreprise : 

• Moins de 11 salariés. Il n’y a pas de CSE ;
  
  
• De 11 à 49 salariés. L’employeur doit convoquer les représentants des salariés au moins une fois par mois. Les réunions du comité regroupent l’employeur et les membres de la délégation du personnel. Des réunions peuvent être planifiées à l’initiative des membres du comité (urgence, demande individuelle, questions sociales sur le fonctionnement de l’entreprise, etc.) ;
  
  
• 50 salariés et au-delà. Le nombre de réunions est déterminé par accord collectif. Il doit être supérieur à six par an. En l’absence d’accord, le CSE se rassemble en réunion une fois tous les deux mois (moins de 300 salariés) et une fois chaque mois (plus de 300 collaborateurs), selon le fonctionnement usuel. Aux réunions périodiques viennent s’ajouter des réunions extraordinaires. Elles peuvent être organisées à la demande de la majorité des membres du CSE sur tous les sujets (questions sociales, budget, urgence, demande individuelle d’un représentant, etc.), ou de deux élus, sur des questions liées à la santé, la sécurité et les conditions de travail dans l’entreprise. Elles peuvent aussi faire suite à :
  • Un accident grave ;
  • Une atteinte à l’environnement ou à la santé publique. 

L’employeur est tenu de rembourser les frais professionnels des membres du CSE (représentant syndical, élu titulaire, suppléant) convoqués à une réunion, par courrier ou par e-mail. L’indemnisation du représentant se fait au réel, sur présentation des justificatifs. Elle inclut les frais de transport, repas et hébergement. En cas de refus répété de prise en charge des frais de déplacement du CSE, l’employeur peut commettre un délit d’entrave, représentant une faute grave.

L’employeur n’est pas dans l’obligation d’indemniser les frais de déplacement assumés par les membres représentant le CSE pour se rendre à des réunions planifiées à leur propre initiative ou non obligatoires. 

Heures de délégation attribuées aux membres du CSE

Les membres du comité social et économique disposent de :

• Entreprises de 11 à 49 salariés : 10 heures de délégation par mois, pour les membres titulaires et la délégation du personnel ;
• Entreprises de 50 collaborateurs à plus : 16 heures (membres titulaires), de 18 heures (effectif de 50 à 74 salariés) à 34 heures (au-delà de 1000), pour la délégation du personnel du CSE. 

Le temps passé en réunion est considéré comme du temps de travail effectif. Il est rémunéré par l’employeur. Les frais supportés par les membres du CSE dans le cadre de leurs heures de délégation ne font pas l’objet d’un remboursement systématique. En fonction des modalités votées au CSE et de la nature de la mission confiée, ils peuvent être indemnisés par :

• Le budget de fonctionnement du comité ;
• Le budget des activités sociales et culturelles (ASC).

CSE, frais de déplacement à un entretien préalable de licenciement : quel remboursement ?

L’employeur doit indemniser les frais de déplacement assumés par les membres du CSE pour épauler un salarié convié à un entretien préalable. La mission d’assistance aux salariés ne doit engendrer pour eux aucune perte de rémunération⁶(trajet vers le lieu de la réunion, heures de travail perdues, etc.). Elle fait partie des obligations sociales des représentants du CSE.

Formation des membres du CSE : comment ses représentants peuvent se faire rembourser ?

Tous les membres du CSE bénéficient de formations en santé, sécurité, conditions de travail nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Depuis le 1^er mars 2022, la formation doit durer au minimum 5 jours, quelle que soit la taille de l’entreprise. La formation doit être suivie par l’ensemble des élus, lors de leur premier mandat.  

Les frais assumés par les représentants du personnel en formation (déplacements sur le lieu de la réunion, hébergement loin du lieu de travail habituel, etc.) sont pris en charge par l’employeur selon les modalités suivantes : 

• Frais de déplacement : pris en charge à hauteur du tarif de seconde classe des chemins de fer (trajet le plus direct entre le siège de l’entreprise et le lieu de formation) ;
• Frais d’hébergement : remboursés selon le montant de l’indemnité de mission applicable et le lieu de la formation, dans la limite de 60 euros. 

Les petits comme les grands déplacements des membres du comité social et économique occasionnent un nombre important de dépenses professionnelles à traiter : repas, logement, transport, frais de stationnement parking, etc. Pour éviter toute difficulté d’ordre judiciaire, il est essentiel de connaître le fonctionnement du remboursement des frais de déplacement CSE et de prévoir un budget pour ces déplacements.

Déduction des frais de déplacement des impôts, gestion des notes de frais, saisie comptable, budget réunion, gestion des dépenses pour le trajet sur le lieu de travail, traitement des lettres de remboursement frais de déplacement, récupération de la TVA… Ces tâches sont particulièrement chronophages pour une entreprise. Leur complexité augmente le risque d’erreurs, préjudiciables pour le salarié comme pour l’employeur. 

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