Frais de déplacement auto entrepreneur : les différents régimes fiscaux

Auto-entrepreneur : est-il possible de déduire les charges ?

En tant qu’auto-entrepreneur, la déduction des charges professionnelles réelles n’est pas possible sous le régime micro-fiscal. Cependant, selon le régime choisi, certains frais peuvent être pris en compte sous différentes formes.

Sous le régime réel simplifié, les frais engagés pour l’activité peuvent être déduits, comme les frais de déplacement, la location de matériel, les loyers professionnels, les assurances ou encore l’amortissement d’un véhicule utilisé à des fins professionnelles.

Les frais avancés pour un client peuvent être refacturés sous forme de débours, à condition d’obtenir un accord préalable, d’établir les factures au nom du client et de conserver tous les justificatifs.

Un auto-entrepreneur assujetti à la TVA peut récupérer la taxe sur certaines dépenses, comme l’achat de fournitures, d’équipements ou encore certains frais de déplacement.

Une autre alternative consiste à inclure les frais de déplacement directement dans vos tarifs. En intégrant ces coûts de manière forfaitaire à vos prestations, vous évitez d’avoir à les supporter financièrement. Toutefois, cette méthode impacte votre chiffre d’affaires, ce qui peut entraîner une augmentation de vos cotisations sociales et de votre impôt sur le revenu. Il est donc essentiel d’évaluer précisément cette option afin d’éviter une hausse trop importante de votre fiscalité.

Régime micro-fiscal

L’application du régime micro-fiscal est possible en deçà de 176 200 € de CA annuel, pour les activités de commerce, de fourniture de logements et de 72 600 €, pour les activités de prestations de service (professionnels libérales). Pour alléger vos déclarations fiscales, vous avez le choix entre le :

• Le régime classique : micro-fiscal ;
• Le régime optionnel : prélèvement social et fiscal libératoire forfaitaire. 

Si vous avez opté pour le versement libératoire, l’impôt sur le revenu (IR) correspond à un pourcentage de votre chiffre d’affaires, soit le montant total de vos factures. 

Si vous relevez du régime micro-BIC ou micro-BNC, des abattements forfaitaires sont appliqués selon le type d’activité exercée. Ils intègrent les charges professionnelles de l’entreprise : frais de déplacement indépendant, amortissements, salaires, loyers, charges sociales, etc. 

• Activités d’achat-revente, fourniture de logements : 71 % du chiffre d’affaires ;
• Autres activités relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) : 50 % du CA ;
• Bénéfices non commerciaux (BNC) : 34 % du CA.

Régime réel simplifié

Votre activité génère des charges supérieures au taux d’abattement appliqué par l’administration fiscale ? Dans ce cas, vous pouvez envisager l’option pour le régime réel simplifié (RSI). Il s’applique automatiquement à compter de : 

• 170 000 € de CA : vente de marchandises (BIC), activités commerciales mixtes ;
• 70 000 € de CA : prestations de services (BIC).

Ce régime permet de déduire les charges effectivement supportées par votre entreprise et de récupérer la TVA sur vos frais de déplacement et achats. 

Pour être prises en compte, les dépenses doivent avoir un montant réel et justifié : frais de location de matériel, d’automobile, frais de stationnement parking, frais de repas, frais de personnel, frais d’entretien, achat de fournitures, etc. Avec le RSI, vous pouvez déduire facilement vos frais de déplacement des impôts.

Contrairement aux salariés, vous n’avez pas besoin de rédiger de lettre de remboursement de frais de déplacement.

L’indemnité kilométrique permet aux auto-entrepreneurs d’évaluer et de justifier leurs frais de déplacement lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel pour des trajets professionnels. Contrairement aux entreprises au régime réel qui peuvent déduire directement leurs frais (carburant, entretien, assurances), un auto-entrepreneur doit se baser sur un barème officiel pour estimer ses dépenses.

Chaque année, l'Urssaf publie un barème prenant en compte la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. Ce barème permet aux auto-entrepreneurs d'évaluer leurs frais kilométriques de manière simplifiée.

Pour en savoir plus, vous pouvez vous référer à cet article sur les indemnités kilométriques.

Régime de la déclaration contrôlée

Vous exercez une activité non commerciale (BNC) ? Vous pouvez opter pour le régime de la déclaration contrôlée, obligatoire au-delà de 70 000 € de CA. Tout comme pour le régime réel simplifié, le bénéfice imposable est calculé après déduction des dépenses engagées dans le cadre de l’activité professionnelle. 

Micro-entreprise : comment facturer les frais de débours ?

Commençons par distinguer frais professionnels et débours. Les coûts d’achat sont des dépenses personnelles, réalisées en votre nom. Pour vous les faire rembourser, vous devez les inclure de manière forfaitaire dans votre prix de vente, sur votre facture. 

Les débours sont des frais avancés au nom du client. Ils ne sont pas pris en compte dans votre CA et sont exonérés de cotisations sociales. Les frais de déplacement auto-entrepreneur en font partie. Pour obtenir leur remboursement, vous devez respecter des conditions : 

• S’accorder avec le client sur le budget alloué à vos dépenses. Un accord écrit de votre client est nécessaire ;
• Établir les factures au nom du client ou de l’organisme mandaté ;
• Remettre l’ensemble des justificatifs au client, en conserver une copie : factures, récépissés de paiement, tickets de caisse.

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