Calculer les frais de déplacement pour un indépendant (freelance)

Indépendant : quelles conditions de remboursement des frais de déplacement professionnel ?

Pour le calcul de leur impôt sur le revenu (IR), les indépendants et les freelances ont le choix entre :

Une déduction forfaitaire de 10 %, appliquée de manière automatique. Elle prend en compte l’ensemble des frais professionnels (repas, transport, etc.) ;
La déduction des dépenses professionnelles pour leur montant réel, aussi appelée « frais réels ».

Pour pouvoir déduire les frais réels de déplacement de votre impôt sur le revenu, vos dépenses professionnelles doivent remplir trois conditions :

Être liées et nécessitées par votre activité professionnelle ;
Être payées durant l’année précédant la déclaration ;
Être justifiées. Vous devez annexer à votre déclaration de revenus une note avec la nature et le montant de l’ensemble des frais de déplacement indépendant.

Vous facturez vos dépenses professionnelles au client ? Dans ce cas, vous devez l’informer, au préalable, du montant de vos frais de déplacement. Pour éviter de créer des tensions avec vos clients, nous vous conseillons de mentionner les modalités de remboursement des frais dans le contrat de prestation. Si vous êtes artisan indépendant, vous pouvez les intégrer dans vos conditions générales de vente (CGV).

Comment calculer le barème kilométrique en 2023 ?

Pour calculer le montant de vos dépenses et demander aux services fiscaux la déduction de vos frais réels, vous pouvez utiliser le barème des indemnités kilométriques. Le dernier est paru au Journal officiel le 27 mars 2023.

Il existe trois barèmes kilométriques, non imposables à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) : voitures, deux-roues, cyclomoteurs. Les barèmes prennent en considération la dépréciation du véhicule, frais de réparation, consommation de carburant, entretien et assurance. Vous pouvez déduire, en plus de vos frais de petits ou grands déplacements, vos intérêts d’emprunt, frais de stationnement parking et frais de péage.

Découvrez le montant de frais à déduire si vous utilisez un véhicule pour vos déplacements professionnels.

Puissance administrative (en CV)	De 0 à 5 000 km par an	De 5 001 à 20 000 km par an	Plus de 20 000 km par an
3 CV et moins	d x 0,529	(d x 0,316) + 1 065	d x 0,370
4 CV	d x 0,606	(d x 0,340) + 1 330	d x 0,407
5 CV	d x 0,636	(d x 0,357) + 1 395	d x 0,427
6 CV	d x 0,665	(d x 0,374) + 1 457	d x 0,447
7 CV et plus	d x 0,697	(d x 0,394) + 1 515	d x 0,470

Ça y est, vous disposez de tous les éléments pour calculer vos frais de déplacement indépendant ! Comme les salariés ou les auto-entrepreneurs, vous devez penser au remboursement de vos dépenses professionnelles. Bonne nouvelle, vos notes de frais sont déductibles de votre impôt sur le revenu. Un conseil : conservez bien les justificatifs de vos frais professionnels. Ils seront très utiles en cas de contrôle de l’URSSAF.

Nous le savons tous, le traitement des notes de frais et lettres de remboursement frais de déplacement peut rapidement s’avérer complexe… Heureusement, il existe des solutions pour gérer les dépenses professionnelles. Découvrez la carte carburant Mooncard Mobility, idéale pour payer et suivre l’ensemble de vos frais de mobilité. Elle simplifie les opérations de récupération de la TVA sur les frais de déplacement.

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