Avance de frais : avantages et inconvénients

Qu'est-ce qu'une avance sur frais ?

Une avance sur frais est une somme d'argent préalablement versée au salarié afin qu'il n'ait pas à avancer ses propres fonds pour couvrir les dépenses nécessaire à la réalisation de leur mission. Cette avance vise à éviter au salarié d'avancer les frais  professionnels en attendant la validation et le remboursement, étapes qui peuvent parfois prendre du temps au sein des organisations.

Les deux formes d’avances de frais

L’avance de frais permanente

L’employeur définit une somme qu’il attribuera chaque mois à ses collaborateurs pour couvrir les frais professionnels de manière récurrente.

Afin d’estimer au mieux l’avance de frais permanente attribuée, l’employeur peut réaliser une moyenne des dépenses des collaborateurs en fonction du métier (un commercial peut se voir attribuer une somme plus conséquente au vu de son activité).

Le collaborateur devra apporter tous les justificatifs de note de frais afin de justifier les dépenses professionnelles qu’il aura effectuées.

L’avance de frais ponctuelle

En cas de dépenses exceptionnelles, vous pouvez envisager des avances de frais ponctuelles par un virement sur le compte de votre salarié en fonction des frais qu’il aura engagé.

Le salarié devra apporter un justificatif de note de frais pour justifier sa dépense professionnelle exceptionnelle.

Un complément peut être remis au collaborateur si la dépense professionnelle est supérieure à l’avance de frais.

Avantages de l’avance de frais professionnel

Vos collaborateurs se sentent plus en sécurité

Rembourser vos collaborateurs après qu’ils ont réalisé des avances de frais peut leur poser problème : en effet, le processus de remboursement des frais engagés peut être long et les dépenses professionnelles effectuées peser lourdement sur leur budget personnel.

En outre, et pour certaines dépenses professionnelles, des frais de déplacement par exemple, ils ne sont jamais totalement certains d’être remboursés.

Une faute de frappe dans la note de frais, un justificatif de paiement oublié… une erreur est vite arrivée, qui remet en cause ou retarde la demande de remboursement.

Mettre en place un système d’avance de frais pour le paiement des dépenses professionnelles de vos collaborateurs les sécurisera et réduira leurs inquiétudes.

C’est un point important car leur productivité s’en trouvera augmentée, sans que votre gestion des notes de frais n’en pâtisse.

Votre service comptable gagne du temps

Gérer les avances de notes de frais de manière planifiée est beaucoup plus simple que de rembourser les frais engagés au coup par coup et de manière désordonnée ..

Il est assez aisé de déterminer combien dépense en moyenne par mois chacun de vos collaborateurs en faisant une moyenne des dépenses professionnelles engagées en fonction des métiers.

Vous pouvez donc déterminer le montant de remboursement de son avance de façon permanente sur frais professionnels.

Au lieu d’effectuer un remboursement pour chacune des notes de frais chaque mois, vous n’aurez qu’un seul virement a effectuer par collaborateur. Votre gestion des notes de frais s’en trouve largement simplifiée !

En effet, cela va permettre à votre service comptable de gagner du temps en évitant de multiplier des remboursements ponctuels et en évitant d’être régulièrement dérangé et désorganisé par des demandes de paiement ou de remboursement intempestives.

Les dépenses professionnelles sont fluides et engagées au bon moment

Nous venons de voir qu’une bonne gestion des avances de frais permet d’éviter les lenteurs du remboursement des frais engagés.

L’avantage de l’avance permanente sur frais professionnels est qu’elle garantit également que toute dépense professionnelle indispensable au bon fonctionnement de l’activité sera réalisée dès que nécessaire, sans être retardée par des craintes quant à leur remboursement effectif et rapide.

Inconvénients de l’avance de frais professionnel

Réaliser des avances de frais présente également des inconvénients :

Votre entreprise engage de la trésorerie à l’avance.

Les avances de frais, qui se multiplient, impactent négativement la trésorerie de votre entreprise. Une partie de la trésorerie se trouve en effet immobilisée en début de mois, par le versement des avances de frais.

Il peut donc être pénalisant d’accorder des avances de frais substantielles.

Un bon compromis consiste à comptabiliser une avance permanente sur les frais en se basant sur une moyenne basse de dépenses professionnelles.

L’avance de frais ne couvre alors que le strict nécessaire.

Cette avance de frais permanente étant maîtrisée et planifiée, la gestion prévisionnelle de la trésorerie est plus facile et plus précise.

Les autres dépenses professionnelles  de vos collaborateurs seront remboursées à la fin du mois.

En cas de montants exceptionnels, vous pouvez envisager des avances de frais ponctuelles.

En limitant le montant des avances régulières au strict nécessaire, et en supprimant toute avance ponctuelle, vous pouvez diminuer ainsi l’impact négatif sur votre trésorerie.

Les notes de frais ont du mal à remonter au service comptable

Lorsqu’un de vos collaborateurs réalise une dépense professionnelle, son remboursement est conditionné à la présentation d’une note de frais et d’un justificatif de paiement.

Cette condition les incite fortement à être rigoureux sous peine de ne pas pouvoir être remboursé.

Vous pouvez craindre que le système d’avances de frais ne rende vos collaborateurs moins rigoureux et n’encourage de mauvaises pratiques dans la gestion des notes de frais.

L'un des risques des avances sur frais, est de voir les notes de frais remonter moins facilement et moins rapidement, tout en présentant des lacunes et erreurs : omissions, absence de certains justificatifs, ..

Pour parer à cet inconvénient des avances de frais, posez vos conditions :

l’avance de frais du mois suivant ne sera réalisée que si les dépenses professionnelles du mois précédent sont dûment justifiées.

De cette manière, vous vous assurerez que vos collaborateurs respectent la politique de gestion des dépenses professionnelles de l’entreprise.

Comment sortir du dilemme « Avantages vs Inconvénients » de l’avance de frais ?

Les cartes bancaires d’entreprise : l’outil de base

Si l’on s’intéresse au suivi des dépenses professionnelles, l’inconvénient majeur de l’avance de frais est qu’il est impossible de vérifier au fur et à mesure que vos collaborateurs utilisent l’avance de frais à bon escient.

Grâce à la carte bancaire d’entreprise, il est possible d’avoir une visibilité en temps réel sur les dépenses d’entreprise de vos collaborateurs.

Or, qui dit plus de visibilité sur les avances de frais dit une meilleure gestion des avances de frais.

Mieux, la carte de paiement d’entreprise optimise les avances de trésorerie puisque les débits s’effectuent au fur et à mesure.

Notez que si vous fournissez une carte corporate à débit différé à vos collaborateurs, les débits ne seront effectifs qu’à la fin du mois, vous permettant d’optimiser encore plus votre trésorerie.

Les cartes d’entreprises offrent enfin un contrôle accru sur vos dépenses professionnelles, via la mise en place de plafonds de dépenses.

Ainsi, plus besoin de gérer les avances de frais ni de rembourser les frais engagés : la carte bancaire d’entreprise facilite la gestion des dépenses d’entreprise.

Les logiciels de gestion des notes de frais : un excellent complément

Pour gagner encore plus de temps dans la gestion des notes de frais, vous pouvez compléter votre carte bancaire d’entreprise par un logiciel de gestion des notes de frais.

Grâce à ces logiciels de gestion comptable, vos collaborateurs disposent d’outils leur permettant de présenter des notes de frais respectant les normes, propres, et complètes!

Grâce à ces logiciels de comptabilité, vous pourrez réaliser des exports comptables afin d’éviter de perdre du temps dans la saisie manuelle des données. Encore du temps gagné pour votre service comptable !

Ces solutions sont également utiles pour le contrôle et la vérification des dépenses professionnelles.

La carte bancaire connectée : l’outil idéal 

Enfin, une innovation récente « les cartes bancaires connectées » simplifie radicalement la gestion des notes de frais.

Ces cartes « intelligentes » automatisent le traitement des dépenses d’entreprise : elles récupèrent les données du paiement, génèrent des notes de frais pré-remplies, et transfèrent les données dans le logiciel comptable.

Elles combinent les avantages des cartes bancaires d’entreprise et des logiciels de gestion des notes de frais permettant des gains encore plus élevés en termes de visibilité, de contrôle, et de temps.

Elles sont la meilleure réponse à la problématique bien connue des avances de frais et des dépenses d’entreprise en général. Elles sont la bonne solution pour sortir du dilemme « Avantage / Inconvénient » des avances de frais.

 
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