La gestion des dépenses professionnelles est chronophage et souvent fastidieuse pour les différents acteurs de l'entreprise. Bien qu'elle ne soit généralement pas une priorité, avoir une gestion optimale et efficace de ces dépenses se révèlera être un atout pour votre entreprise.
On vous présente aujourd'hui 6 avantages de la carte entreprise, permettant d'augmenter la productivité de vos équipes :
- N°1 : les collaborateurs n’ont plus besoin d’avancer les fonds
- N°2 : leur moral s'améliore
- N°3 : la gestion des dépenses est facilitée
- N°4 : la gestion des notes de frais est facilitée
- N°5 : la sécurisation du contrôle des dépenses
- N°6 : vous bénéficiez d'assurances et assistances
N°1. Les collaborateurs n’ont plus besoin d’avancer les fonds
La demande d'avance des frais, en plus d'être longue, représente une perte de temps pour le collaborateur lors de la saisie de ses notes de frais, ainsi que pour le service comptable qui doit contrôler, approuver et traiter chaque note de frais.
Du traitement au remboursement des dépenses avancées on compte en moyenne un mois. Ceci peut se révéler long lorsque les sommes avancées sont conséquentes. Dès lors, vos collaborateurs peuvent hésiter à effectuer des paiements dans un cadre professionnel, alors que ce sont des dépenses nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.
Autant de freins qui disparaissent en confiant une carte d’entreprise à votre collaborateur.
Une carte entreprise, sécurisée et paramétrée, qui débite sur le compte de l'entreprise pourra alors se révéler être un atout. Les collaborateurs pourront réaliser sereinement leurs dépenses, tout en étant encadrés par le paramétrage de la carte et/ou un cycle d'approbation des dépenses. Les comptables et financiers pourront avoir une vue d'ensemble sur les transactions réalisées ce qui permettra d'optimiser la gestion.
N°2. Amélioration du moral de vos salariés
Les études montrent que les collaborateurs n’aiment pas réaliser les avances de frais. La crainte de ne pouvoir être remboursé rapidement peut mettre à mal leur moral, ce qui impactera négativement la productivité de votre entreprise. De plus, une étude sur la charge mentale pro vs perso, réalisée par l'ifop et Mooncard, montre également que les notes de frais représentent une charge mentale importante pour les collaborateurs.
Si vous leur confiez une carte d’entreprise, ou permettez l’utilisation d’une carte bleue professionnelle, vos salariés seront valorisés par la confiance que vous leur témoignez et seront soulagés du poids que représente les avances de frais. Leur productivité augmentera et ils effectueront rapidement et sans états d’âmes les dépenses indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise.
N°3. Gestion des dépenses facilitée
Le paiement par carte bancaire d’entreprise permet de centraliser les informations sur les dépenses.
Ces informations, préparées par les salariés sous la forme de « notes de frais » accompagnées de justificatifs, sont souvent transmises de manière disparate, incomplète, et aléatoire. Il en résulte alors une grande difficulté à gérer ces dépenses facilement, rapidement, et sûrement !
Avec une carte bancaire d’entreprise, il n’est plus nécessaire de rassembler et consolider les différentes dépenses effectuées par vos collaborateurs. Tout est présent sur une seule interface, ce qui facilite grandement votre gestion.
La centralisation des dépenses facilite l’analyse des coûts et vous permet ainsi d’améliorer votre productivité grâce à un suivi optimisé des frais de votre entreprise.
N°4. Gestion des notes de frais facilitée
La gestion des notes de frais est une activité chronophage, à très faible valeur ajoutée. Autant y passer moins de temps grâce aux cartes bancaires d’entreprise !
Elles permettent souvent d’exporter les dépenses effectuées, directement sur Excel, sans ressaisie manuelle !
Mieux, elles permettent parfois l'export directement vers votre logiciel comptable : plus de saisie manuelle, du temps supplémentaire gagné, et de nombreuses erreurs évitées. Les cartes d’entreprise vous permettent de vous concentrer sur des tâches les plus productives et les moins rébarbatives.
L’utilisation d’une carte bancaire permet une approche collaborative du travail entre les utilisateurs et les services comptables.
N°5. Sécurisation du contrôle des dépenses
La carte bancaire d’entreprise vous offre une visibilité accrue sur vos dépenses et vous permet de mieux les contrôler.
Il est plus simple de suivre l’évolution de toutes vos dépenses sur une seule interface, plutôt que d’avoir à regrouper, puis consolider, toutes les notes de frais et déclarations de dépenses de vos différents collaborateurs.
Il est en outre possible de mettre en place un plafonnement des dépenses sur chacune de vos cartes afin d’éviter que de gros montants ne soient dépensés si votre collaborateur perd sa carte ou fait une erreur.
De nombreux outils accompagnent les cartes d’entreprise pour faciliter au maximum le contrôle des dépenses et éviter les erreurs.
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N°6. Bénéficier d'assurances et assistances
Les imprévus peuvent mettre à mal la productivité de votre entreprise et coûter cher. Les cartes d’entreprise permettent de limiter ces risques grâce aux diverses assurances auxquelles elles vous donnent accès. Elles peuvent par exemple vous indemniser en cas de vol ou de perte de la carte, prendre en charge le rapatriement ou les frais en cas de maladie ou d’accident.
Tout dépendra de la carte que vous choisirez et des services affiliés à celle-ci. Cela est particulièrement utile dans le cas où l'utilisateur effectue régulièrement des voyages d’affaires à l’étranger.
Elle permettra d'éviter d’avoir à gérer des situations complexes et coûteuses, et vous limitera au maximum les dégâts.
Le niveau de couverture des assurances varie selon les cartes, choisissez la mieux adaptée à vos besoins.
Envie d'augmenter la productivité de vos salariés grâce à une solution de paiement ? Des experts sont à votre disposition pour vous présenter les solutions Mooncard.
Points clés à retenir :
- Les cartes d’entreprise améliorent la productivité des collaborateurs en leur faisant gagner du temps dans le traitement de leurs dépenses professionnelles. Elles sont une solution quand on se demande « comment une entreprise peut obtenir des gains de productivité », ou bien « comment améliorer votre productivité en entreprise » ?
- Les cartes d’entreprise améliorent le bien-être de vos collaborateurs et la productivité globale de votre entreprise,
- Les cartes d’entreprise permettent de gagner du temps dans le processus de traitement des notes de frais,
- Les cartes d’entreprise sécurisent et fluidifient les processus de paiement, de gestion, et de traitement des notes de frais,
- Les cartes d’entreprise vous assurent et vous protègent !
