Les difficultés liées au remboursement des notes de frais
Quelques données, révèlent cependant que cette mission n'est pas toujours menée à bien. En effet, il se trouve que :
- 1/3 des salariés avouent ne pas demander le remboursement des frais avancés pour différentes raisons (perte de justificatif...)
- 600 millions d’euros de dépenses sont engagées et non réclamées par an par les salariés à leur employeur.
Différentes raisons peuvent expliquer ceci comme, par exemple, l'oubli d’envoi de la demande de remboursement, une procédure de remboursement décourageante ou la perte de justificatifs de la note de frais papier qui empêche le salarié d’être remboursé.
Les enjeux de l’absence de pièces justificative
Les dépenses professionnelles échappant aux cotisations sociales, elles sont surveillées de très près par l'Urssaf. Il est donc important de justifier toutes les dépenses professionnelles pour éviter les risques de redressement en cas de contrôle. Gardez vos papiers précieusement dans un dossier spécifique pour l’URSSAF.
Nous le rappelons, un justificatif de dépense doit être archivé pour une durée minimale de 10 ans. En cas de contrôle, tous les documents nécessaires à la justification d’une dépense et d’un remboursement doivent être disponibles. Si des frais d'entreprise ne peuvent être justifiés, l’employeur risque un redressement fiscal en cas de contrôle.
Pour en savoir plus sur l’archivage et notamment l’archivage numérique à valeur probante, rendez-vous sur notre article de blog à ce sujet.
36% des redressements de l’Urssaf sont dus aux frais professionnels.
Le détail des justificatifs est demandé dans le cadre du remboursement des notes de frais au réel. Un dossier complet avec tous les justificatifs permet d’obtenir un délai de paiement d’une note de frais acceptable. À ce titre, le remboursement de la note de frais apparaît sur le bulletin de paie du salarié.
En cas de défaut de justificatif, l’entreprise peut adopter les solutions suivantes :
- Ne pas payer la note de frais sachant que le non-remboursement des notes de frais risque de peser sur le moral du salarié ;
- Rembourser sans justificatifs le salarié au risque d’encourir un redressement de l’URSSAF et de l’administration fiscale ;
- Passer au remboursement forfaitaire (dans ce cas de figure, il n’est pas nécessaire de produire des justificatif, le salarié prend à sa charge les frais qui dépassent le forfait) ;
- Demander un duplicata au vendeur qui, dans certains cas, peut être difficile à obtenir (par exemple si les frais ont eu lieu à l’étranger).
Vous ne retrouvez plus votre justificatif papier ?
L’attestation sur l’honneur : une solution exceptionnelle
Si aucune des solutions précédemment décrites n’est opérationnelle, l’entreprise peut rechercher une solution exceptionnelle qui permettra au salarié de se faire rembourser. Il s’agit de l’attestation sur l’honneur, un justificatif exceptionnel.
Le modèle suivant de déclaration sur l’honneur des dépenses engagées peut, par exemple, être utilisé en tant que justificatif.
Cette lettre vous permet de déclarer sur l’honneur que vous avez bel et bien effectué une dépense dans le cadre de votre mission professionnelle, en y précisant le montant et la raison. Cette attestation, à l’image d’une facture, a une valeur juridique.
Manuscrite ou dactylographiée, votre déclaration sur l'honneur doit comprendre :
- Votre identité : « Je soussigné(e) ...»
- Vos coordonnées : Commune de naissance et adresse de domicile
- Les détails des faits : objet de la dépense, montant de la dépense, date et lieu, marchand ayant facturé la dépense, nombre d’invités (si repas), etc.
- Votre signature : Vous devez y exposer les faits et surtout les frais avancés.
- Votre attestation : « J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation. »
Certaines entreprises demandent, à l’appui de l’attestation sur l’honneur, un extrait du relevé de compte où apparaît la dépense (si cette dernière a été faite par carte bancaire). Par ailleurs, il s’agit bien d’une solution exceptionnelle concernant des dépenses de faible montant (35 € pour un repas par exemple). Cette attestation sur l’honneur permet à l’entreprise de conserver son crédit de TVA.
Mooncard vous a préparé un modèle de déclaration sur l'honneur que vous pouvez télécharger ci-dessous.
Quels sont les documents acceptés comme justificatif de note de frais ?
Pour justifier un paiement professionnel, vous devez fournir le justificatif original.
Par exemple, dans le cas d’un paiement en ligne il faudra fournir un justificatif électronique, le reçu original dans le cas d’un déjeuner avec un client. Pour plus de précisions sur les informations à renseigner sur vos justificatifs, consultez notre article : « Dépenses professionnelles : soyez organisé pour éviter les surprises».
Pour les collaborateurs qui prennent la route dans le cadre de leur mission professionnelle, les remboursement se font sous forme d'indemnités kilométriques. Ce n’est qu’après la réception de la note de frais et des justificatifs associés que l’employeur calcule les indemnités sur la base du barème kilométrique. Le collaborateur de son côté doit préciser dans sa note de frais:
- Le lieu de la mission
- Le motif du déplacement
- Le nom des clients ou entreprises rencontrés
- Le kilométrage total réalisé avec le véhicule
- La puissance fiscale du véhicule justifiée avec la carte grise du véhicule
Conservez tous les documents attestant des frais de déplacement, surtout si le déplacement s'inscrit dans une situation exceptionnelle : ticket de caisse essence, ticket de péage, etc.
Pour les frais kilométriques et tout déplacement professionnel, Mooncard vous propose sa solution Mooncard Mobility, une carte carburant reposant sur la technologie de la Mooncard classique. Pour en savoir plus, on vous renvoie à notre article de blog consacré à la Mooncard Mobility.
Depuis quelques années, les justificatifs numériques sont également à valeur probante, au même titre que les justificatifs papiers. Vous pouvez désormais dématérialiser vos archives papiers. Ainsi, il est maintenant possible de justifier une dépense avec une photo ou un scan du justificatif de dépense, ce qui peut-être une solution pour ne plus le perdre.
Des exceptions parfois possibles
Une dépense professionnelle sans les justificatifs originaux peut éventuellement être acceptée si, elle représente un montant faible (35 € de repas par exemple) ou qu'elle fait suite à une situation exceptionnelle et non récurrente.
Dans ces deux cas, vous pouvez en faire la demande à votre employeur, il pourra envisager de faire une exception.
La carte entreprise pour une gestion optimale des notes de frais
Mettre à disposition une carte de paiement d'entreprise est une bonne solution optimiser la gestion des remboursements et des notes de frais de votre entreprise, notamment en évitant la perte des justificatifs.
Pour les collaborateurs :
- Plus d'avances de frais professionnels, au montant parfois conséquent
- Simplification des demandes de remboursement
- Demandes d'envoi immédiates et relances pour éviter la perte des justificatifs de note de frais
Elle permet pour l’entreprise d’optimiser la gestion des notes de frais et la comptabilité puisque les charges professionnelles seront débitées sur un seul et même compte : celui de l’entreprise.
Mooncard et les justificatifs de notes de frais
Mooncard met fin aux notes de frais et aux justificatifs papiers.
Après avoir réglé un achat avec une carte de paiement Mooncard, la dépense apparaît directement sur l'application de gestion. La synchronisation se faisant en temps réel, vous pourrez suivre toutes les dépenses en temps réel sur la plateforme mais également y paramétrer tous les droits et accès des collaborateurs.
Une fois la dépense identifiée sur l'application, un sms est envoyé au titulaire de la carte pour qu'il prenne en photo le justificatif d'achat de manière à le relier à sa dépense. Dans le cas d'un achat sur internet, il est possible d'envoyer la facture directement sur son espace de gestion via son adresse email.
La solution Mooncard propose l'archivage à valeur probante de tous vos justificatifs, c'est-à-dire que vous n'avez plus besoin de conserver vos justificatifs papiers ! L'archivage à valeur probante permet d'assurer la pérennité de l'information ainsi que sa restitution ultérieure à des fins de justifications ou de contrôles ce qui peut s'avérer très utile en cas de contrôle URSAFF !
Avec l'archivage à valeur probante, Mooncard garanti :
- L'authenticité du document
- L'intégrité des documents
- L'intelligibilité des documents
La solution a, en particulier, montré son efficacité dans les remboursements de frais dans le cadre du télétravail. Pour éviter le stress lié au stockage des justificatifs et diminuer la charge mentale de vos collaborateurs et managers, optimisez et automatisez la gestion de vos notes de frais avec Mooncard, réservez votre démo.
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