Une fois après avoir clarifié ces points, prenez le temps de vous poser des questions plus spécifiques à vos besoins, telles que les exemples suivants :
- Peut-on contrôler les droits des utilisateurs sur ce nouveau logiciel ?
- Est-ce que le logiciel permet les déclarations de TVA ?
- Est-il possible d’établir un tableau de bord pour visualiser l’activité de l’entreprise ?
- Avez-vous besoin de comptes en devises ?
- Avez-vous besoin de gérer un budget ou des codes analytiques multiples ?
- Allez-vous faire des factures complexes qui peuvent nécessiter des traitements comptables particuliers ?
- Aurez-vous besoin de faire des relances clients automatiques ?
Un tableau de bord offre une visualisation synthétique des activités et des résultats de l’entreprise sous forme d’indicateurs selon une période que vous avez déterminée.
Ne choisissez pas un logiciel seulement parce que vous l’avez trouvé dans un classement des « logiciels de comptabilité les plus utilisés ».
La variété et la complexité de vos besoins constituent les deux facteurs principaux à prendre en compte dans le choix de votre solution de gestion.
Ne vous laissez pas avoir par des offres attractives et souvent trompeuses sur internet telles que :
- « logiciel de comptabilité gratuit »,
- « logiciel de comptabilité spécialisé dans les pme »,
- « logiciel de comptabilité professionnel entièrement gratuit ».
Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de comptabilité
Voyons ensemble quelles fonctionnalités basiques peut proposer un logiciel de comptabilité.
1. La gestion des comptes généraux et comptes auxiliaires
Dans certains cas, notamment si vous avez de nombreux comptes clients ou fournisseurs, des comptes auxiliaires peuvent être utiles.
Vous pourrez alors obtenir des balances comptables avec uniquement les comptes généraux pour une vision synthétique de la situation.
2. L’édition et lettrage des comptes auxiliaires
Le lettrage des comptes auxiliaires s’avère extrêmement précieux pour gérer dans le détail vos encours clients et les relances.
En effet, cela vous permet de ne pas utiliser qu’un seul compte comptable pour suivre vos clients puisqu’il vous sera possible de créer un compte auxiliaire pour chaque client. Il en est de même pour vos fournisseurs.
Dans les grandes entreprises, d’autres comptes peuvent également être auxiliarisés comme le compte de rémunération du personnel où un compte auxiliaire sera créé pour chaque salarié.
3. La création de modèles d’enregistrements comptables
Les modèles de saisies comptables vous apportent trois avantages clés :
- une grande simplicité de travail,
- une grande fiabilité,
- un gain de temps très important.
Le paramétrage initial peut facilement être fait par vous-même ou pas votre comptable en enregistrant des modèles comptables en fonction des activités et des mouvements récurrents dans l’entreprise.
Une fois les modèles comptables réalisés, la personne en charge de l’enregistrement des pièces comptables n’aura seulement qu’à indiquer les renseignements nécessaires (date, référence de l’opération…) ainsi que les montants figurant sur la facture à leurs emplacements sur le modèle.
4. La sauvegarde des données comptables
La sauvegarde des données paraît évidente et pourtant, vous n’êtes pas au bout de vos surprises.
Vérifiez bien que la sauvegarde des données est disponible et prévoyez périodiquement des tests de restauration des sauvegardes.
Pour plus de sécurité, prévoyez périodiquement des tests de restauration des sauvegardes afin de vous assurez du bon fonctionnement de votre logiciel de comptabilité.
De plus, n’hésitez pas à dupliquer vos sauvegardes et à les stocker sur des supports hors de l’entreprise.
5. La possibilité d’importer et d’exporter les écritures comptables
Testez la liaison comptable avec votre cabinet comptable et assurez-vous que le fichier lui convienne.
La possibilité d’import et d’export de données comptables vous permet notamment le transfert de documents comptables avec votre cabinet d’experts comptables mais également au sein même de l’entreprise sur d’autres outils de gestion (gestion des ventes, gestion des achats…).
6. L’intégration des données bancaires dans le logiciel comptable
L’intégration des données bancaires facilite grandement la saisie des données comptables, il suffit de saisir les informations correspondantes à chaque mouvement bancaire (compte, libellé, pièce…) pour disposer d’une vision fiable et exhaustive des journaux de banque.
7. Tableaux de bord, gestion analytique et budgétaire
Votre logiciel comptable peut devenir votre meilleur ami en vous aidant à piloter votre entreprise.
Selon la complexité de votre activité, il peut être très intéressant de disposer de tableaux de gestion.
8. Facturation et déclarations de TVA
En général, la plupart des logiciels de comptabilité permettent de réaliser vos devis, vos factures et de gérer facilement vos déclarations de TVA.
Si vous travaillez avec un expert-comptable, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité simple suffit et sa prise en main est rapide. Dorénavant, il existe des logiciels comptables qui vous permettent de gérer à la fois votre comptabilité et votre gestion commerciale.
Leur utilisation se vulgarise grâce à sa fonctionnalité principale qui permet également de gérer les devis et de les intégrer directement dans votre comptabilité lorsqu’ils se transforment en factures.
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La solution Mooncard permet de suivre les dépenses de l'entreprise en temps réel. Les informations relatives aux dépenses sont transmis dans le logiciel comptable de l'entreprise, sous forme d'écritures comptables ne nécessitant pas de ressaisie.
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