Comptabilité

Les fonctionnalités essentielles à retenir pour bien choisir son logiciel de comptabilité

Yannick Agbohoun

Yannick Agbohoun

Responsable Comptable

Mis à jour le

  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter

Vous recherchez un logiciel de comptabilité professionnel pour une comptabilité simplifiée ? Que vous décidiez de gérer votre comptabilité entièrement ou partiellement en interne, il est important de s’équiper d’un bon logiciel comptable. Comment le reconnaître ? Quelles sont les 7 fonctionnalités essentielles d’un bon logiciel de comptabilité ? Identifiez vos besoins en vous posant les bonnes questions pour choisir le logiciel le plus adapté à votre entreprise.

Sommaire

7 fonctionnalités essentielles d’un logiciel de comptabilité


Voyons ensemble quelles fonctionnalités basiques peut proposer un logiciel de comptabilité.

1. La gestion des comptes généraux et comptes auxiliaires

Dans certains cas, notamment si vous avez de nombreux comptes clients ou fournisseurs, des comptes auxiliaires peuvent être utiles. Vous pourrez alors obtenir des balances comptables avec uniquement les comptes généraux pour une vision synthétique de la situation. De plus, votre logiciel comptable peut devenir votre meilleur ami en vous aidant à piloter votre entreprise. Selon la complexité de votre activité, il peut être très intéressant de disposer de tableaux de gestion.

2. L’édition et lettrage des comptes auxiliaires

Le lettrage des comptes auxiliaires s’avère extrêmement précieux pour gérer dans le détail vos encours clients et les relances. En effet, cela vous permet de n’utiliser qu’un seul compte comptable pour suivre vos clients puisqu’il vous sera possible de créer un compte auxiliaire pour chaque client. Il en est de même pour vos fournisseurs.

Dans les grandes entreprises, d’autres comptes peuvent également être auxiliarisés comme le compte de rémunération du personnel où un compte auxiliaire sera créé pour chaque salarié.

3. La création de modèles d’enregistrements comptables

Les modèles de saisies comptables vous apportent trois avantages clés :

 

  • une grande simplicité de travail,
  • une grande fiabilité,
  • un gain de temps très important.

 

Le paramétrage initial peut facilement être fait par vous-même ou pas votre comptable en enregistrant des modèles comptables en fonction des activités et des mouvements récurrents dans l’entreprise. Une fois les modèles comptables réalisés, la personne chargée de l’enregistrement des pièces comptables n’aura seulement qu’à indiquer les renseignements nécessaires (date, référence de l’opération…) ainsi que les montants figurant sur la facture à leurs emplacements sur le modèle.

4. La sauvegarde des données comptables

La sauvegarde des données paraît évidente et pourtant, vous n’êtes pas au bout de vos surprises. Vérifiez bien que la sauvegarde des données est disponible et prévoyez périodiquement des tests de restauration des sauvegardes.

Pour plus de sécurité, prévoyez périodiquement des tests de restauration des sauvegardes afin de vous assurez du bon fonctionnement de votre logiciel de comptabilité.

De plus, n’hésitez pas à dupliquer vos sauvegardes et à les stocker sur des supports hors de l’entreprise.

5. La possibilité d’importer et d’exporter les écritures comptables

Testez la liaison comptable avec votre cabinet comptable et assurez-vous que le fichier lui convienne. La possibilité d’import et d’export de données comptables vous permet notamment le transfert de documents comptables avec votre cabinet d’experts comptables mais également au sein même de l’entreprise sur d’autres outils de gestion (gestion des ventes, gestion des achats…).

6. L’intégration des données bancaires dans le logiciel comptable

L’intégration des données bancaires facilite grandement la saisie des données comptables, il suffit de saisir les informations correspondantes à chaque mouvement bancaire (compte, libellé, pièce…) pour disposer d’une vision fiable et exhaustive des journaux de banque.

7. Facturation et déclarations de TVA

En général, la plupart des logiciels de comptabilité permettent de réaliser vos devis, vos factures et de gérer facilement vos déclarations de TVA. Si vous travaillez avec un expert-comptable, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité simple suffit et sa prise en main est rapide. Dorénavant, il existe des logiciels comptables qui vous permettent de gérer à la fois votre comptabilité et votre gestion commerciale.

Leur utilisation se vulgarise grâce à sa fonctionnalité principale qui permet également de gérer les devis et de les intégrer directement dans votre comptabilité lorsqu’ils se transforment en factures.

 

light bulb

Important

Choisissez un logiciel de comptabilité qui met à jour automatiquement les règles fiscales. Cela vise les déclarations de TVA et d'autres obligations légales. Ces évolutions régulières garantissent que votre comptabilité reste conforme aux nouvelles exigences légales. Elles vous évitent ainsi des erreurs coûteuses ou des pénalités. Un logiciel conforme aux normes fiscales favorise une gestion plus simple et une tranquillité d'esprit lors des contrôles fiscaux.

Fonctionnalité Description Idéal pour
Gestion des comptes généraux et auxiliaires Permet de suivre les comptes clients et fournisseurs avec une vue synthétique. Entreprises avec un grand nombre de comptes
Edition et lettrage des comptes auxiliaires Gère les encours clients et les relances en détaillant les comptes. Entreprises avec des flux clients/fournisseurs importants
Création de modèles d’enregistrements comptables Simplifie la saisie et assure une grande fiabilité grâce à des modèles prédéfinis. Petites entreprises ou TPE avec des mouvements récurrents
Sauvegarde des données comptables Sauvegarde automatique et tests réguliers de restauration des données. Entreprises cherchant à garantir la sécurité des données
Importation et exportation des écritures comptables Permet d’importer et d’exporter facilement les écritures comptables pour les intégrer à d’autres outils. Entreprises collaborant avec un cabinet comptable
Intégration des données bancaires Facilite la saisie des mouvements bancaires pour une comptabilité fluide et complète. Toutes les entreprises ayant un suivi bancaire
Facturation et déclarations de TVA Permet de gérer les devis, factures et déclarations fiscales (TVA). Entreprises devant gérer leur facturation et obligations fiscales

 



Pourquoi avoir recours à un logiciel de comptabilité ?

 


L’utilisation d’un logiciel de comptabilité professionnel simple et adapté à votre entreprise, présente de nombreux avantages.

Evidemment, un logiciel de comptabilité vous permet une bonne tenue de la comptabilité de votre entreprise et de disposer à la demande de :

  • votre encours client, c’est-à-dire les crédits en cours émis sur vos clients.
  • vos tableaux de gestion personnalisés.

 

Toutefois, il faut être vigilant sur les fonctionnalités proposées, trop de fonctionnalités dans un logiciel de comptabilité risquent de vous perdre dans un paramétrage long à mettre en place ou dans des saisies comptables inutilement compliquées.

 

A contrario, un logiciel n’ayant pas assez de fonctionnalités peut vous porter préjudice car il vous manquera sûrement certaines fonctions comme le tableau de bord ou encore une fonction de traitement (lettrage, rapprochement, abonnement…) dont vous auriez besoin.

 

light bulb

Bon à savoir

Un bon logiciel de comptabilité vous permet essentiellement de gagner du temps et de limiter les saisies de notes de frais manuelles en créant, par exemple, des modèles d’enregistrements de documents comptables.

 

De cette façon, la personne en charge d’enregistrer les pièces comptables servant de justificatifs de notes de frais, n’aura qu’à saisir le modèle, la date et le montant de la facture pour une comptabilisation simple et efficace.

 

De plus, un logiciel de comptabilité en ligne, présente l’avantage de se mettre à jour automatiquement.

 

Par contre, certains logiciels en Saas sont très lents ou même incomplets, deux points à vérifier en faisant des recherches sur internet.

 

light bulb

Bon à savoir

En utilisant un logiciel en ligne comptable validé ou, mieux encore, recommandé par votre expert-comptable, vous simplifiez la communication et les échanges de données.




Comment bien choisir son logiciel de comptabilité ?

 

Si vous travaillez déjà avec un cabinet d’expertise-comptable, consultez le pour connaître ses recommandations sur les différents logiciels d’entreprise et la manière d’intégrer directement vos données dans le logiciel de comptabilité qu’il utilise.

Vous éviterez ainsi de prendre un logiciel de gestion comptable et financière qui ne le satisfait pas, qui peut entraîner une mauvaise gestion du temps avec des saisies ou pointages supplémentaires et qui au final vous feront supporter des frais supplémentaires.



Quel logiciel pour faire sa comptabilité soi-même ?


Vous êtes indépendant ou une petite entreprise ? Vous souhaitez gérer votre comptabilité de manière autonome ? Alors, plusieurs logiciels peuvent répondre à vos besoins. Voici quelques exemples adaptés à différents profils :

 

  • Sage : un choix populaire pour les petites et moyennes entreprises. Il est robuste et fiable, avec une gamme de fonctionnalités adaptées aux besoins des entreprises en croissance. Mais il est plus coûteux que d’autres options pour les petites entreprises.
  • Comptalib : un logiciel simple, spécialement conçu pour les indépendants. Facile à utiliser, il est adapté aux professions libérales et freelances. Néanmoins, il manque certaines fonctionnalités avancées comme l'analyse détaillée des flux financiers.
  • Wave : un logiciel gratuit qui permet de gérer la comptabilité de manière autonome, surtout pour les très petites entreprises ou les micro-entrepreneurs. Avantages : 100 % gratuit. Il manque toutefois des fonctionnalités avancées et d’une assistance personnalisée.

 

Trouver le meilleur logiciel comptable pour son entreprise


Lorsque vous choisissez un logiciel comptable, sélectionnez un outil qui correspond à vos besoins. Par exemple, Sage est un logiciel polyvalent adapté aux petites et moyennes entreprises qui recherchent une solution complète pour gérer leur comptabilité. Indy, de son côté, est parfait pour les freelances et indépendants, offrant une interface intuitive et une automatisation poussée des tâches fiscales. Pour les entreprises avec beaucoup de flux financiers, Pennylane est une bonne solution. Elle peut gérer des transactions complexes et reste facile à utiliser. complexes tout en restant facile à utiliser. Voici un tableau comparatif pour vous aider à faire votre choix.

 

Logiciel Type d'entreprise Avantages Limites
Sage Petites et moyennes entreprises Polyvalent, complet, bien adapté aux PME Plus cher, certaines fonctionnalités complexes
Indy Freelances, indépendants Facile à utiliser, automatisation des tâches Manque de certaines analyses avancées
Pennylane Entreprises avec nombreux flux Gestion complexe des transactions, intuitif Plus coûteux pour les petites structures

 

 

Exporter des données dans un nouveau logiciel comptable

 

 

Que ce soit pour changer de logiciel ou pour transférer des données comptables, il est important de pouvoir exporter vos données à tout moment. De même, assurez-vous de pouvoir importer des données.

 

 

light bulb

Attention

Certains logiciels ne possèdent pas cette fonctionnalité de base et vous devrez réintégrer toutes vos données comptables manuellement, au lieu de gagner du temps vous allez en perdre énormément.

 



Quel budget pour un bon logiciel de comptabilité ?



Un logiciel de comptabilité représente un certain budget pour l’entreprise. Les prix évoluent en fonction du nombre de fonctionnalités que vous désirez (comptabilité analytique, lettrage automatique…).

Une solution complète aura forcément un prix plus conséquent. Le meilleur logiciel comptable n’est pas le plus cher mais celui qui répondra au mieux à vos besoins.

Bonne nouvelle, si votre société n’a pas de besoins d’analyses comptables pointues ou de traitement en devises étrangères, des logiciels peu coûteux d’entrée de gamme peuvent parfaitement vous convenir.



Un logiciel comptable compatible à votre système d’exploitation 

 

 

Entre Mac et PC, un seul bug les sépare, il faut être vigilant.

Un logiciel comptable peut très bien fonctionner sur PC par exemple mais ne pas être disponible sur Mac, le système d’exploitation utilisé est donc un critère à prendre en compte.

 

 

Un logiciel de comptabilité sédentaire ou nomade ?

 

 

C’est une question à laquelle vous devez réfléchir !

Est-ce que vous préférez utiliser un logiciel de comptabilité traditionnel disponible seulement sur un seul poste ou plutôt sur un cloud grâce à un logiciel de comptabilité en ligne, que plusieurs personnes peuvent mettre en œuvre ?

 

light bulb

Bon à savoir

En optant pour une solution cloud, vous optez pour un accès aux données de votre logiciel de comptabilité depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, téléphone…) simplement grâce à une connexion internet.

 

Une fois après avoir clarifié ces points, prenez le temps de vous poser des questions plus spécifiques à vos besoins, telles que les exemples suivants :

  • Peut-on contrôler les droits des utilisateurs sur ce nouveau logiciel ?
  • Est-ce que le logiciel permet les déclarations de TVA ?
  • Est-il possible d’établir un tableau de bord pour visualiser l’activité de l’entreprise ?
  • Avez-vous besoin de comptes en devises ?
  • Avez-vous besoin de gérer un budget ou des codes analytiques multiples ?
  • Allez-vous faire des factures complexes qui peuvent nécessiter des traitements comptables particuliers ?
  • Aurez-vous besoin de faire des relances clients automatiques ?

 

Un tableau de bord offre une visualisation synthétique des activités et des résultats de l’entreprise sous forme d’indicateurs selon une période que vous avez déterminée.

Ne choisissez pas un logiciel seulement parce que vous l’avez trouvé dans un classement des « logiciels de comptabilité les plus utilisés ».

La variété et la complexité de vos besoins constituent les deux facteurs principaux à prendre en compte dans le choix de votre solution de gestion.

 

Ne vous laissez pas avoir par des offres attractives et souvent trompeuses sur internet telles que :

 

  • « logiciel de comptabilité gratuit »,
  • « logiciel de comptabilité spécialisé dans les pme »,
  • « logiciel de comptabilité professionnel entièrement gratuit ».

 

 

Essais gratuits et démos : l'importance de tester avant d'acheter


Avant d'investir dans un logiciel de comptabilité, testez-le pour évaluer sa prise en main et ses performances. Profitez d’un essai gratuit ou demandez une démo. Vous pouvez ainsi vérifier les fonctionnalités essentielles. Est-ce que le logiciel répond aux besoins de votre entreprise? 

Avec Mooncard, vous pouvez réserver une démo personnalisée. Cela vous permet de voir comment la solution aide à gérer les dépenses professionnelles. Vous découvrirez aussi comment elle s'intègre avec votre comptabilité. Essayez-le pour voir s’il correspond à vos attentes ! 

 

👉 Pour en savoir plus, réservez une demande de démo en ligne.



Vous voulez aller plus loin avec votre logiciel comptable ? 


Avec Mooncard, découvrez comment booster votre logiciel comptable en automatisant la gestion des frais professionnels : les écritures comptables de vos dépenses sont générées automatiquement suivant votre paramétrage et votre plan comptable, puis intégrées à votre logiciel. 

La solution Mooncard permet de suivre les dépenses de l'entreprise en temps réel. Les informations relatives aux dépenses sont transmises dans le logiciel comptable de l'entreprise, sous forme d'écritures comptables ne nécessitant pas de ressaisie.

Medium Brightness

À retenir

  • Définissez au préalable les fonctionnalités du logiciel comptable dont vous avez besoin pour gérer votre comptabilité et vos finances (analytique, devises, comptes auxiliaires, relances modèles...).
  • N’hésitez pas à solliciter l’avis de votre expert-comptable afin de choisir le logiciel de comptabilité correspondant à vos besoins de gestion et de contrôle de l’activité.
  • Posez-vous les bonnes questions avant de foncer tête baissée dans l’achat d’un logiciel de comptabilité, comparez soigneusement les fonctions proposées par rapport aux fonctionnalités dont vous avez besoin.
  • Optez pour un logiciel de comptabilité en ligne, attention aux enjeux de rapidité et de certaines fonctions qui peuvent vous manquer. Cependant, vous pourrez accéder à vos données sans aucune contrainte (ordinateur, tablette, téléphone) et vous éviterez les problèmes de sauvegarde et de versions.
Découvrez Mooncard
Une solution qui s'intègre à tous les logiciels comptables

Se tenir au courant des dernières actualités

Tous nos conseils sur la gestion des notes de frais en un email


Veuillez remplir tous les champs

Veuillez renseigner une adresse mail professionnelle

Yannick Agbohoun

Yannick Agbohoun

Actuellement Responsable Comptable chez Mooncard, Yannick Agbohoun a été l’un des premiers employés de cette entreprise. Il possède une grande expertise dans la gestion de défis complexes en matière de comptabilité et de finance.