Les bases du budget prévisionnel
Le budget prévisionnel est un bilan synthétique construit sous la forme d’un tableau financier. Il informe de manière très globale sur la situation prévisionnelle d’une entreprise :
- Il délivre une estimation des recettes et des dépenses d'une entreprise pour une période future ;
- Il sert de guide pour la planification des opérations et l'allocation des ressources ;
- Il établit des objectifs financiers ;
- Et évalue les performances de l'entreprise par rapport à ces objectifs.
Le budget prévisionnel se divise en deux sections :
- La partie supérieure, l'actif, représente tout ce que l'entreprise possède, l'actif immobilisé (matériel, locaux, fond de commerce) et l'actif circulant (stocks, créances, trésorerie).
- La section inférieure, le passif, indique ce que l'entreprise a payé ou doit payer pour acquérir les éléments de l'actif, les capitaux propres (capital, réserves, résultat) et les dettes (financières, fournisseurs).
Analyser les données financières passées
La première étape consiste à analyser les données financières passées. Pour cela, scrutez le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie :
- Le bilan révèle la santé financière globale de votre entreprise à un moment précis, il met en avant vos actifs, vos passifs et vos capitaux propres ;
- Le compte de résultat détaille les revenus, les coûts et les dépenses sur une période donnée ;
- Le tableau des flux de trésorerie offre une vue détaillée des mouvements d'argent entrants et sortants de votre entreprise, ainsi, vous comprenez comment votre entreprise génère et utilise son cash.
Prenez également en compte les événements importants qui ont influencé vos finances passées, telles que l'entrée sur un nouveau marché, l'achat d'un équipement coûteux, ou une augmentation de la concurrence.
Estimer les recettes
L'estimation des recettes, un pilier de la construction d'un budget prévisionnel, nécessite une prévision détaillée de l'ensemble des flux de trésorerie entrants de l'entreprise. C’est la deuxième étape qui englobe :
- Les ventes ;
- Les revenus financiers ;
- Et toute autre forme de recettes.
Pour affiner cette estimation, adoptez une approche nuancée qui intègre :
- Les variables du marché ;
- La stratégie commerciale actuelle ;
- Et les objectifs de croissance de l'entreprise.
Il convient d'abord de segmenter vos recettes en catégories distinctes, généralement définies par leur nature :
- Ventes de biens ou de services ;
- Revenus d'investissement ;
- Subventions et revenus financiers ;
- Etc.
Une analyse minutieuse de chaque catégorie permet une estimation plus précise et robuste.
Bon à savoir
Le bilan prévisionnel est votre allié pour détenir une vision très précise de ce que votre entreprise détient et ce qu'elle peut déployer. C’est un excellent outil pour clôturer avec brio un exercice.
Prévoir les dépenses
Après avoir estimé vos recettes, penchez-vous sur l’anticipation des dépenses. C’est une démarche qui nécessite une compréhension fine des différentes composantes de vos coûts, qu'ils soient opérationnels (coûts liés à l'activité quotidienne de votre entreprise tels que les salaires, les loyers, les coûts de production) ou non opérationnels (dépenses plus occasionnelles ou exceptionnelles comme les intérêts sur prêts, les dépenses d'investissement).
Les coûts opérationnels
Commencez par examiner vos coûts fixes, ce sont les dépenses qui restent relativement constantes, quel que soit le niveau de vos activités commerciales :
- Le loyer des locaux de l'entreprise ;
- Les salaires et avantages des employés ;
- Les assurances et les services publics.
Comprendre ces coûts vous aide à déterminer le seuil de rentabilité de votre entreprise, c'est-à-dire le niveau de ventes nécessaires pour couvrir tous vos coûts fixes.
Les coûts variables
Ils fluctuent en fonction du niveau de vos activités commerciales, ce sont :
- Les matières premières ;
- Les coûts de production ;
- Les commissions sur les ventes ;
- Les frais de livraison ;
- Etc.
L'établissement d'une relation claire entre le niveau d'activité de votre entreprise et ces coûts permet d'affiner les prévisions de dépenses.
Les coûts non opérationnels
Ils regroupent toutes les dépenses qui ne sont pas directement liées à vos activités commerciales quotidiennes, on y retrouve :
- Les frais d'intérêt sur les emprunts ;
- Les taxes ;
- Les frais juridiques ;
- Et les dépenses d'investissement pour des actifs à long terme tels que l'équipement ou l'immobilier ;
- Les dépenses imprévues ou les urgences.
Réviser et ajuster le budget prévisionnel
Voici la dernière étape : un budget prévisionnel est un document évolutif qui doit être régulièrement révisé et ajusté. Il doit refléter les changements dans l'entreprise et l'environnement du marché.
Par exemple, si vous avez planifié une certaine expansion de vos activités commerciales, peut-être l'ouverture d'un nouveau magasin ou le lancement d'un produit, les réalités opérationnelles de cette expansion peuvent entraîner des modifications nécessaires dans votre budget :
- Les coûts de démarrage sont plus élevés que prévu ;
- Ou les revenus augmentent plus lentement que ce qui était anticipé.
Tous ces éléments ainsi que les changements dans l'environnement de marché requièrent des ajustements dans votre budget. Cela vise :
- Des modifications dans l'environnement réglementaire ;
- Des transformations dans le comportement des consommateurs ;
- L'évolution de la concurrence ;
- Ou l'impact de facteurs macroéconomiques tels que l'inflation ou les taux de change.
Toutes ces variables affectent à la fois vos prévisions de revenus et vos anticipations de dépenses :
- Si vos revenus sont plus élevés que prévu, vous pouvez décider d'investir davantage dans certaines zones pour soutenir la croissance future.
- À l'inverse, si vos revenus sont inférieurs aux prédictions, réduisez certaines dépenses pour maintenir votre rentabilité.
Ces révisions vous permettent de rester flexible et réactif face aux situations inopinées.
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