Bon à savoir
La gestion du remboursement des notes de frais aux salariés est soumise à une réglementation dont la mise en œuvre peut poser des difficultés. La mention des frais professionnels remboursés au salarié sur son bulletin de salaire en fait partie. La réglementation prévoit une règle générale et des exceptions. Il existe aussi des moyens pour simplifier les process de remboursement de frais. Tour d’horizon.
Note de frais sur le bulletin de salaire : les dispositions légales
Définition
Les employeurs sont tenus de rembourser à leurs salariés les frais engagés dans le cadre d’une mission professionnelle. Ces frais doivent être conformes à la politique de l’entreprise et aux règles édictées par l’URSSAF. Le remboursement aux salariés est exclusivement monétaire (non en tickets restaurant ou en bons cadeaux). Pour que le remboursement des frais professionnels soit valide, son montant doit être formalisé dans un document issu de l’entreprise, en général le bulletin de salaire.
Modalités d’indemnisation
Il existe deux modalités pour indemniser les salariés :
- Le remboursement des frais professionnels « au réel » par l’entreprise où la dépense est remboursée aux salariés, quel que soit son type (titre de transport, hébergement, frais de bouche, etc.).
- Le remboursement des frais professionnels « au forfait » où des indemnités sont avancées au salarié par l’employeur pour payer ses frais de déplacement selon un barème particulier. C’est par exemple le cas des remboursements de dépenses de véhicule selon un barème kilométrique ou des repas.
Les deux dispositifs peuvent coexister : certains frais sont payés par l’entreprise au forfait (par exemple les repas pris seuls par le salarié), d’autres au réel (par exemple les repas pris au restaurant avec des tiers dans le cadre d’un repas d’affaires). Il peut en être de même pour les transports entre les transports en commun urbain et les transports aux prix plus aléatoires, comme le train ou l’avion.
Les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, les PDG de sociétés anonymes et les présidents et dirigeants des sociétés par actions simplifiées ne sont pas éligibles aux indemnités au forfait contrairement aux autres salariés.
Les indemnités des notes de frais versés à un salarié sont mentionnées dans le bulletin de salaire mensuel selon l’article R3243-1 du Code du travail. Ce bulletin de salaire doit comporter une classification précise :
- La rémunération habituelle ou exceptionnelle du salarié soumise aux cotisations sociales ;
- Les montants correspondant aux indemnités de notes de frais professionnels portées dans le bulletin de salaire en bas de celui-ci, sous la rémunération ; cette catégorie est bien distincte de la première. Il faut en effet distinguer les montants assujettis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu (salaire) de ceux qui ne le sont pas (remboursements de frais). Cette distinction clarifie les dépenses de l’employeur et du salarié en cas de contrôle.
Les difficultés des entreprises à respecter les règles générales et les solutions
La problématique des notes de frais transmises avec retard ou incomplètes
Il est fréquent que les salariés ne présentent pas leurs notes de frais assez rapidement pour être mentionnées dans le bulletin de salaire dans le mois par l’entreprise. La prescription légale est même de 3 ans selon le Code de travail (tout comme en matière de salaire ou dans le délai fixé dans une note de service selon la Cour de cassation).
Les demandes tardives d’indemnités professionnelles présentées par un salarié, et le rallongement du délai de paiement des notes de frais qui s’en suit, peuvent soulever des difficultés pour l’entreprise, notamment au regard des prévisions de trésorerie et du respect du principe d’annualité des comptes.
La présentation de pièces justificatives probantes des dépenses peut aussi être une difficulté si ces dernières ont été perdues ou non conservées par le salarié. Il existe des méthodes qui peuvent être employées à titre exceptionnel pour que sa demande d’indemnités puisse être prise en compte. Il s’agit par exemple pour le salarié de tenter d’obtenir un duplicata de la facture auprès des fournisseurs. À titre tout à fait exceptionnel, et pour de faibles montants, l’attestation sur l’honneur d’une note de frais pourra être présentée par le salarié à l’entreprise.
Les solutions
Une note émise par l’employeur pourra être rédigée à l’attention des salariés, à propos de sa politique en matière d’indemnités. Cette note a le potentiel d’avoir un effet incitatif afin que les salariés présentent rapidement leurs notes de frais. Il peut aussi leur être rappelé le mode opératoire, et leur être communiqué des outils bureautiques facilitant le traitement des opérations de paie.
Certaines entreprises effectuent des avances sur notes de frais de mission. Si cette méthode permet une meilleure gestion de la trésorerie, elle ne résout pas le délai de présentation à l’entreprise des notes de frais accompagnées de pièces justificatives, par exemple celles relatives aux repas. L’avance sur frais est bien entendu récupérable par l’employeur.
Le développement du télétravail renouvelle la problématique du remboursement des notes de frais avec le changement du lieu de travail. Le montant et la nature des dépenses peuvent être formalisés dans un accord entre le télétravailleur et son employeur. Comme les autres dépenses, l’employeur peut verser une allocation forfaitaire. Cette allocation est encadrée par l’URSSAF. L’employeur peut aussi appliquer aux salariés le remboursement au réel. Dans ce cas de figure, l’employeur a tout intérêt à mettre en place un outil de gestion comptable compatible avec les fonctionnalités du logiciel traitant des notes de frais.
Les avantages qui en découlent sont nombreux :
- gain de temps et de productivité ;
- risque réduit d’erreurs ou de doublons.
Cela est aussi rendu possible par la suppression de certaines étapes de contrôle dans le processus des indemnités.
Mooncard : la solution pour digitaliser la note de frais
La solution proposée par Mooncard permet justement la digitalisation complète de ces opérations pour en faciliter la gestion ! Le paiement est réalisé au moyen d’une carte paramétrable (par le dirigeant ou le manager) avec une transmission immédiate des pièces justificatives (un SMS est adressé au salarié pour qu’il les prenne en photo). Enfin, l’intégration en comptabilité est automatisée.
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