Comment faire une note de frais ?

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document permettant d’attester la réalisation d’une dépense personnelle pour un motif professionnel (repas inclus). Sur la base de cette note et d’un justificatif valable, comme une facture par exemple, l’employeur peut ensuite procéder au remboursement des sommes avancées par le salarié. Les frais remboursables doivent toutefois remplir trois conditions cumulatives, en plus de correspondre à la politique interne de l’entreprise :

• Ils sont nécessaires pour l’activité professionnelle du salarié au sein de l’entreprise ;
• Ils restent d’un montant raisonnable et proportionné aux limites imposées par l’employeur ;
• Ils peuvent être appuyés par des justificatifs et factures collectés lors du déplacement.

Les frais remboursés au salarié par l’entreprise ne sont pas considérés comme une rémunération supplémentaire. Les notes de frais ne sont donc soumises ni à cotisation sociale, ni à imposition sur le revenu, elles représentent simplement les indemnités dues aux collaborateurs afin qu’ils puissent se faire rembourser les différentes notes de frais, selon la politique des entreprises concernées.

Les dépenses remboursables incluent tous les types de frais de mission à condition de présenter un justificatif, comme une facture, dont :

• Les frais de déplacement (carburant, stationnement, ticket de transport en commun…) et indemnités kilométriques ;
• Les frais de repas et restauration ;
• Les frais d’hébergement en cas de déplacement de plus de 24 heures ;
• Les frais de documentation (abonnement à un périodique pour les besoins de la fonction) ;
• Les frais d’abonnement divers (Internet, téléphone).

Qui peut établir une note de frais ?

Le remboursement des frais professionnels par la comptabilisation des notes de frais avec justificatifs est tout d’abord un droit reconnu à chaque salarié. Selon une jurisprudence constante de la Cour de cassation, « les frais qu'un salarié justifie (…) pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur, doivent être remboursés ».

Les salariés, ou collaborateurs, éligibles dans l’entreprise incluent à la fois :

• Les employés non cadres ;
• Les cadres ;
• Les salariés d’associations loi 1901, mais aussi les bénévoles ;
• Les commerciaux.

Pour rappel, les salariés peuvent opter pour deux modes de remboursement de leurs notes de frais professionnels, en fonction des montants engagés et de leur préférence en termes de gestion :

• Une déduction forfaitaire de 10 % du revenu imposable s’applique par défaut si le salarié ne fait pas un autre choix pour le remboursement de ses notes de frais. Cela a pour conséquence une minoration du montant de son impôt sur le revenu, afin de tenir compte des dépenses engagées pour son activité professionnelle.
• Si le salarié s’acquitte de nombreux frais, il est souvent préférable de passer au régime des frais réels. Ce statut permet de déduire l’intégralité des dépenses engagées, sous réserve d’en garder une traçabilité avec l’ensemble des justificatifs de paiement.

Outre les salariés, peuvent également prétendre au remboursement de leurs notes de frais :

• Les dirigeants d’entreprise ;
• Les gérants et associés minoritaires ou majoritaires de sociétés commerciales (SAS, SARL, SASU…).

Les non-salariés dont les micro-entrepreneurs représentent une exception et ne peuvent s’auto-rembourser les frais engagés au titre de leur activité professionnelle. En effet, leur statut inclut un abattement forfaitaire du chiffre d’affaires avant imposition, censé déjà tenir compte de l’ensemble de leurs charges et dépenses liées à leur activité professionnelle.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une note de frais ?

Le remboursement des notes de frais suppose de fournir l’ensemble des informations utiles au service comptable ou RH de l’entreprise, pour faciliter la gestion, le traitement et déclencher l’indemnisation. Cette dernière intervient généralement dans un délai d’un mois.

Comment remplir correctement ses notes de frais ?

Afin de se faire rembourser rapidement les indemnités dues, comme les factures ou les frais kilométriques, de gagner du temps et d’éviter des discussions ou recherches supplémentaires (document manquant, note de frais incomplète, …), il est primordial que les collaborateurs n’oublient aucune mention sur leur demande d’indemnités.

Les mentions exactes peuvent varier selon le type de dépense. Les notes de frais incluent a minima :

• La date et l’heure de la dépense ;
• L’identification précise du demandeur (nom, prénom…) ;
• Le descriptif de la prestation ou dépense (repas, nuitée d’hôtel, frais kilométriques…) ;
• Le montant dépensé TTC ;
• Le montant de la TVA ;
• Un justificatif (facture, addition de restaurant…) ;
• La signature manuelle ou électronique du demandeur.

Pourquoi utiliser un modèle de note de frais au sein d’une entreprise ?

Le recours à un modèle de note de frais est une précaution recommandée à l’échelle d’une entreprise. Ce type de document offre un canevas fiable et précis à chaque salarié pour le suivi et le recensement de ses frais professionnels, ainsi que de ses indemnités. Les différents champs à remplir réduisent le risque d’un oubli ou d’une erreur de traitement, susceptible de ralentir le remboursement par l’employeur.

Exemple de note de frais : 

Comment aider les entreprises afin de traiter les notes de frais tout en respectant leur politique de remboursement ?

Un logiciel de gestion comptable des notes de frais peut également fluidifier de façon considérable la gestion des demandes de remboursement des dépenses professionnelles. Chaque note de frais établie par un collaborateur, pour un repas par exemple, génère une alerte automatique auprès du manager responsable et intègre ainsi tout de suite un circuit de validation.

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Pour aller plus loin :

• Notes de frais et entreprise individuelle