Les inconvénients d’un traitement tardif des notes de frais
Ce que dit la réglementation
Formaliser une politique interne de remboursement des notes de frais est une pratique répandue dans les entreprises. Pour autant, la jurisprudence de la Cour de cassation a, dans un premier temps, en mai 2009, établi qu’un salarié bénéficie de 5 années à compter de sa dépense pour en obtenir le remboursement d’une note de frais. Cet arrêt a toutefois été infirmé en septembre 2009 dans un arrêt autorisant un employeur à définir une politique plus restrictive en matière de délai de remboursement des notes de frais professionnels par une entreprise.
En 2013, a été introduite une clause dans le Code du travail (article L3245-1) qui semble aligner les demandes de remboursement des dépenses relatives aux notes de frais professionnels par une entreprise sur le délai de prescription en matière salariale, c’est-à-dire 3 ans.
Bien que moins long que celui initialement validé par la Cour de cassation, le délai légal de 3 ans pour le remboursement d’une note de frais, lorsqu’il est appliqué, n’est pas sans poser de problèmes en termes de gestion et de comptabilité d’une note de frais pour une entreprise... Tout plaide pour un remboursement rapide des dépenses portées sur les notes de frais ! L'employeur doit l'effectuer dans un délai raisonnable. Il est conseillé de rembourser les notes de frais dans les 30 jours.
Les contraintes de gestion
Porter le montant de la note de frais sur la fiche de paie est une obligation. La mention d’une note de frais sur un bulletin de salaire datant de plusieurs années après ne serait pas une information pertinente. Un bulletin de paie mensuel mentionnant une note de frais doit être conforme au service fait du mois concerné, et non à un fait générateur ancien des frais engagés.
Un élément plus gênant concerne la production de pièces justificatives probantes pour des frais professionnels anciens. Il n’est pas rare que le salarié ayant oublié de confectionner sa note de frais n’ait pas conservé les pièces justificatives de ces frais. Or, sans ces pièces, il n’est normalement pas possible de procéder au remboursement des frais professionnels engagés.
Les méthodes pratiquées par les entreprises pour les déclarations tardives
Certaines pratiques sont toutefois mises en œuvre par les entreprises pour ne pas pénaliser les salariés sur leurs notes de frais. La première consiste à demander au fournisseur un duplicata de la facture relative à la note de frais. Outre le temps passé à effectuer ces démarches, les chances d’un retour positif s’amenuisent avec le temps…
Il existe d’autres solutions plus délicates vis-à-vis de l’URSSAF et de l’administration fiscale.
Il s’agit par exemple pour l’entreprise de :
- demander au salarié de produire un extrait de son relevé de compte où figurent les frais professionnels dépensés (si ces derniers ont été payés par carte bancaire).
- demander, en dernier ressort, une attestation sur l’honneur de la note de frais pouvant être produite par le salarié. Cette option ne peut qu’être exceptionnelle et réservée à la gestion d’une note de faible montant. Elle a de plus une conséquence sur la gestion de la TVA. L’entreprise encourt une requalification de la dépense relative à une note de frais en complément de salaire. Ce salaire est assujetti aux cotisations sociales pour l’employeur et à l’impôt sur le revenu pour le salarié.
Les contraintes comptables
Les dépenses et les recettes dont le fait générateur a eu lieu dans l’année doivent être comptabilisées dans l’exercice, et ce même si les justificatifs n’ont pas encore été reçus (rattachement des charges à l’exercice). C’est l’application du principe de l’annualité. Or, des notes de frais professionnels dont le remboursement n’a pas été demandé au cours de l’année sont contraires à ce principe de bonne gestion. Ces notes peuvent mettre en cause la sincérité de la comptabilité si les montants sont importants.
La TVA sur une note doit, en outre, être comptabilisée au moment de son fait générateur. La réglementation sur la TVA est d’ailleurs assez complexe :
- Une TVA ne peut être déductible si elle n’est pas exigible sur le fournisseur.
- La TVA sur notes d’hôtel n’est pas déductible alors qu’une TVA sur le petit déjeuner l’est.
À noter que la comptabilité des notes est essentielle dans la gestion de trésorerie. L’impact des notes de frais sur cette dernière n’est pas connu si elles ne sont pas présentées dans un délai raisonnable. Cela tient à la caractéristique de ces dépenses qui, par nature, sont décentralisées. La gestion des notes de frais peut être aggravée en cas d’événements comme :
- des salons professionnels ;
- des voyages de longue durée ;
- des factures imprévues.
Les solutions au paiement tardif des notes de frais
Définir une politique interne de remboursement des notes de frais
Même si la réglementation autorise une prescription de trois ans pour demander le remboursement d’une note de frais, la formalisation d’une politique interne par l’employeur peut être très incitative. Elle peut aussi rappeler :
- les processus internes ;
- les dépenses autorisées ;
- le délai de demande de remboursement de la note ;
- le délai de paiement maximum par l’entreprise.
Cette politique connaît toutefois des limites. Près des ¾ des salariés déclarent remplir leurs notes de frais sur leur lieu de travail. Or, les salariés les plus performants peuvent être plus soucieux de remplir leurs objectifs que de passer du temps à remplir des notes de frais…
Avances sur frais et frais forfaitaires
En cas de dépenses importantes, le salarié peut demander une avance sur frais à son employeur afin de ne pas le mettre en situation financière difficile. Il arrive même que certaines entreprises accordent chaque mois une avance sur note de frais dans cet objectif. Même si le suivi de ces avances est facilité, car traduites en comptabilité, cela ne résout pas pour autant de délai de présentation de ses notes de frais à l’employeur par le salarié.
La méthode forfaitaire est plus simple pour les frais liés au logement ou au déplacement, y compris les repas. Le salarié dispose d’une somme à dépenser, conformément aux barèmes de l’URSSAF. Avec la crise sanitaire, le versement par l’employeur d’allocations forfaitaires dans le cadre du télétravail s’est développé. Il s’agit d’une somme fixe versée par l’employeur. Le versement est encadré par l’URSSAF et reste à un niveau relativement modeste.
Les nouveaux outils de remboursement de frais
Il existe des cartes corporate constituant une solution aux difficultés de gestion de la trésorerie. Elles permettent de connaître immédiatement le montant de la note !
Attention : les cartes de paiement corporate dites « classiques » sont identiques pour tous les collaborateurs (tous niveaux hiérarchiques confondus). Il existe donc un risque de mauvaise utilisation.
La solution apportée par Mooncard résout l’essentiel des difficultés de notes de frais. Elles se distinguent par trois avantages :
- Les autorisations de dépenses sont paramétrables par le collaborateur en temps réel ;
- La gestion des pièces justificatives est simplifiée (le collaborateur reçoit un SMS l’invitant à prendre la pièce justificative en photo) ;
- Le contrôle comptable des frais dépensés est facilité et la comptabilisation automatisée.
Contactez-nous pour en savoir plus ou faites une demande de démo !
Découvrez plus d'articles sur les notes de frais :