Notes de frais et alcool : tout ce qu'il faut savoir

Consommation d’alcool par les salariés : quel cadre légal ?

Rappelons tout d’abord brièvement la réglementation relative au droit à la consommation d’alcool sur le lieu de travail. Dans les locaux de l’entreprise, l’article R4228-20 du code du travail autorise en effet uniquement l’accompagnement des repas par des boissons dites alcools doux tels que :

• Le vin ;
• La bière ;
• Le cidre ;
• Le poiré.

Une interdiction de principe s’applique en revanche pour les alcools distillés et titrant plus de 15 degrés, comme le whisky ou le cognac.

L’employeur reste par ailleurs libre d’interdire même les boissons autorisées au travail, lorsque des conditions particulières de sécurité s’appliquent à l’intérieur de l’entreprise. Ces mesures restrictives par rapport à la consommation de certaines boissons, doivent rester « proportionnées au but recherché ». L’interdiction doit viser des catégories particulières de salariés et correspondre à une situation particulière de risque ou de danger (arrêt CAA Nancy du 6 mars 2018).

Notes de frais alcool dans les entreprises : une exigence de proportionnalité

La gestion de la réglementation relative à la consommation d’alcool à l’extérieur des locaux des entreprises est plus imprécise.

Un collaborateur a bien sûr toujours le droit de consommer un verre d’alcool dans le cadre d’un déplacement ou d’une mission à l’extérieur, au titre de sa responsabilité individuelle. La question est celle du possible remboursement des dépenses pour cette boisson par l’employeur dans le cadre d’une note de frais repas.

Sur ce point, seul un principe de droit très général est fixé par la Cour de cassation dans son arrêt 98-44.833 du 9 janvier 2001 : « les frais qu'un salarié justifie (…) pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur, doivent être remboursés ».

Autrement dit, l’administration fiscale va apprécier deux principaux critères pour déterminer si la note de frais pour des dépenses en alcool est justifiée :

• La nécessité de la dépense du salarié pour les intérêts de l’entreprise (favoriser une bonne relation commerciale lors d’un repas d’affaires, signer un contrat, fidéliser un client, accompagner une négociation…) ;
• La proportionnalité de cette dépense (un simple verre de vin accompagnant le repas d’un collaborateur sera considéré différemment d’une addition indiquant un nombre élevé de bouteilles ou un apéritif coûteux).

Comment encadrer la gestion des notes de frais professionnels de boissons alcoolisées ?

En raison du caractère assez subjectif de la réglementation par le droit, il est fortement recommandé aux entreprises d’encadrer très précisément la question de la gestion du remboursement de l’alcool, dans leur politique interne de note de frais. Cette précaution est garante d’une bonne gestion de ces dépenses et d’une meilleure compréhension par les salariés.

La politique appliquée doit bien sûr être comprise par chaque salarié. Elle doit par ailleurs être cohérente avec la culture propre à l’entreprise et à son secteur d’activité. Trois principales doctrines sont envisageables :

• Il est tout d’abord possible d’opter pour une interdiction totale du remboursement des notes de frais d’alcool. Un salarié consommant une boisson alcoolisée lors d’un repas professionnel ne pourra donc pas en obtenir le remboursement, sous aucune condition.
  
  
• À l’opposé, l’employeur peut accorder une autorisation de principe pour intégrer l’alcool aux notes de frais professionnels. Il appartient dans ce cas à chaque salarié de faire preuve de responsabilité et de modération, afin de limiter les dépenses d’alcool au montant nécessaire et proportionnel lors de chaque repas et présenter des notes de frais recevables.
  
  
• L’employeur peut enfin opter pour le compromis avec un système forfaitaire. Chaque salarié a ainsi le droit d’intégrer dans sa note de frais restaurant une certaine quantité d’alcool (typiquement un verre par convive et par repas) ou un certain montant en euros.

Comment intégrer l'alcool dans une note de frais ?

Le salarié établissant une note de frais repas doit obligatoirement produire la facture ou addition détaillée de l’établissement, indiquant la nature précise des aliments et boissons. La règle vaut d’autant plus s’il a consommé de l’alcool à cette occasion. En effet différents taux de TVA sont susceptibles de s’appliquer :

• Le repas pris à table dans un restaurant est soumis à un taux de TVA réduit de 10 %.
• L’achat d’un plat à emporter bénéficie d’un taux de TVA réduit de 5,5 %.
• Les boissons alcoolisées, en revanche, sont toujours soumises au taux standard de 20 %.

L’entreprise a donc besoin de connaître le détail du repas afin de récupérer la TVA sur les frais professionnels remboursés. À titre accessoire, cela lui permet également de contrôler le respect de sa politique interne de note de frais et l’absence d’abus par certains salariés.

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Pour aller plus loin et découvrir plus d'article sur les notes de frais : 

• Note de frais repas
• Avance sur frais
• Attestation sur l'honneur note de frais
• Comment faire une note de frais
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