Rappel : qu’est-ce qu’une note de frais ?
Dans le cadre de son travail, il est possible qu’un salarié, bénévole, commercial, cadre ou un gérant d’entreprise doive faire des dépenses qu’il avance sur ses fonds personnels. Lorsque ces dépenses sont nécessaires et directement liées à l’activité professionnelle, il est légitime qu’il en demande le remboursement.
Cette procédure est très encadrée par l’administration fiscale. Pour demander un remboursement, il est ainsi nécessaire d’établir une note de frais.
Une note de frais est un document dans lequel le salarié indique toutes les informations concernant la dépense effectuée. Il peut s’agir de l’achat de matériel, d’un billet d’avion, d’un repas... Pour obtenir le remboursement des frais engagés, il faut également joindre à la note de frais tous les justificatifs associés.
Pour éviter les problèmes, il faudra bien sûr s’assurer d’avoir l’accord de l’entreprise avant d’effectuer une dépense : un salarié ne peut pas décider seul d’engager des frais puis en demander le remboursement. Il doit avoir un accord en amont concernant la dépense et ses détails (comme le prix).
Si les justificatifs ont été perdus ou ne permettent pas d’établir le bien-fondé du remboursement (ex. : une facture illisible ou sur laquelle il manque des mentions obligatoires), l’entreprise ne peut pas procéder au remboursement. En effet, il ne s’agit pas seulement de justifier la dépense auprès de l’entreprise : cette dernière doit également pouvoir ensuite la justifier auprès de l’administration fiscale en cas de contrôle.
À noter qu’il est possible, exceptionnellement, de procéder tout de même au remboursement si le salarié rédige une attestation sur l’honneur.
Si les choses paraissent simples pour une entreprise traditionnelle, les non salariés comme la micro-entreprise ne fonctionne pas de la même manière. Le régime de la micro-entreprise a son propre fonctionnement, ce qui impacte de nombreux éléments, dont les notes de frais.
Les avantages et les inconvénients de la micro-entreprise
Le régime de la micro-entreprise séduit de nombreux Français en raison de ses avantages. Mais il comporte également des inconvénients.
Un inconvénient majeur : il n’est pas possible de déduire les dépenses du CA
Le régime de la micro-entreprise comporte quelques inconvénients, dont un qui peut se révéler particulièrement gênant pour les entrepreneurs qui font de nombreuses dépenses professionnelles : il n’est pas possible de déduire les dépenses du chiffre d’affaires !
Une entreprise traditionnelle peut déduire de son chiffre d’affaires toutes les dépenses effectuées pour des motifs professionnels. Dans une micro-entreprise, ce n’est pas le cas : dans ce régime fiscal, ces dépenses sont déjà comprises, de manière forfaitaire, dans le calcul des cotisations sociales.
Parmi les autres inconvénients à connaître, en voici deux qui méritent toute votre attention si ce régime vous intéresse :
- Le chiffre d’affaires annuel est limité à un certain seuil : 170 000 € pour une activité de vente et 50 000 € pour une activité de prestation de services. C’est donc un régime qui s’adresse avant tout aux petites entreprises.
- Le potentiel de croissance est lui aussi limité : c’est la conséquence directe du point précédent. Dès lors que le plafond de chiffre d’affaires est atteint, il faut changer de régime fiscal, ce qui n’est pas sans occasionner de nombreux soucis et démarches. Avoir un plafond peut également poser quelques soucis si vous souhaitez attirer de potentiels investisseurs.
Un avantage séduisant : le micro-entrepreneur n’est pas soumis à la T.V.A.
En contrepartie de ces inconvénients, le régime de la micro-entreprise présente tout de même des avantages. En effet, la micro-entreprise n'a pas à facturer la TVA à ses clients et à la déclarer à l’administration, tant qu'elle ne dépasse pas un certain seuil de chiffre d’affaires.
Les autres avantages à considérer sont :
- Des obligations comptables mineures, le statut se voulant d’une grande simplicité.
- Des modalités simplifiées pour déterminer les charges sociales et fiscales.
- Le versement libératoire de l’impôt sur le revenu.
La solution de l’auto-entrepreneur : les frais de débours
Comme nous l’avons vu précédemment, le régime de la micro-entreprise ne permet pas de déduire les dépenses du chiffre d’affaires. Pour autant, nombreux sont les micro-entrepreneurs qui souhaitent profiter des avantages de ce statut juridique, mais qui sont malgré tout obligés de réaliser ponctuellement ou régulièrement des dépenses pour mener à bien leurs missions.
Ces dépenses font déjà l’objet d’un abattement forfaitaire. Ceci peut d’ailleurs parfaitement convenir aux entrepreneurs qui font peu de dépenses, mais lorsque des sommes importantes ou régulières doivent être dépensées, cela peut devenir un véritable gouffre financier. Dans ces conditions, comment obtenir un remboursement des frais tout en restant dans la légalité ?
La surfacturation est bien souvent choisie pour compenser ce problème : un micro-entrepreneur qui avance des frais pour un client peut ensuite surfacturer ce dernier pour récupérer son argent. Cette solution pose cependant deux problèmes importants :
- Elle fait augmenter le chiffre d’affaires et par conséquent le montant des cotisations sociales. On gagne d’un côté, mais on perd de l’autre.
- Elle amène à gonfler la facture, ce qui fait perdre en compétitivité : de quoi freiner le développement et la croissance de la micro-entreprise.
Cette solution, bien que connue et largement utilisée, n’est donc pas satisfaisante. Une autre, moins répandue, se révèle beaucoup plus avantageuse et sans risque pour le chiffre d’affaires et la compétitivité : les frais de débours.
Les frais de débours : qu’est-ce que c’est ?
Pour réaliser des frais de débours, il vous faudra procéder en deux temps. Vous réalisez premièrement une facture pour vos prestations. Deuxièmement, vous établissez une facture à part pour les dépenses engagées pour le client.
Cette seconde facture sera remboursée intégralement par le client. Seule la facture pour vos prestations sera comptabilisée dans votre chiffre d’affaires. Vous obtenez donc le remboursement pour les dépenses que vous avez dû effectuer, tout en évitant les problèmes liés à la surfacturation. C’est véritablement la solution la plus avantageuse, à condition bien sûr de bien respecter les procédures.
Dans quel contexte ces frais sont-ils applicables ?
Les frais de débours sont particulièrement avantageux, mais cela demande une vigilance accrue de votre part pour éviter tout problème avec le client concerné ou l’administration.
Pour profiter des frais de débours, il faut :
- Informer le client au préalable de la dépense et de son montant.
- Vous assurer de l’accord du client et lui demander l’établissement d’un mandat, puisque la dépense sera effectuée en son nom.
- La dépense doit être réalisée avec votre compte bancaire professionnel et doit être enregistrée dans votre comptabilité.
- Vous devez conserver les factures de cette dépense.
- Le client doit vous rembourser sur présentation de la facture la somme exacte, au centime près, que vous avez avancée.
- Aucun bénéfice ne peut être réalisé dans le cadre de cette démarche.
Vous l’aurez compris, il est essentiel d'en discuter avec le client au préalable : comme dans le cadre de la note de frais classique, vous ne pouvez pas avancer des sommes sans en informer le client, puis demander un remboursement.
Si vous tentez de procéder ainsi, le client risque de vous opposer un refus ferme et vous n’aurez aucun moyen à disposition pour récupérer votre argent, si ce n’est de passer par la surfacturation. Là aussi, il est en droit de vous répondre qu’il n’avait pas été informé de ces frais et n’avait donc pas donné son accord.
Assurez-vous d’avoir bien détaillé avec votre client la raison de ces dépenses, leur nature et leur montant. Conservez tous les justificatifs de paiement, mais également les preuves de votre accord préalable avec le client. En suivant ces conseils, vous serez remboursé intégralement et vous resterez dans la légalité.
Les micro-entrepreneurs ont peu de solutions à disposition pour obtenir le remboursement des frais avancés. Si la surfacturation est trop souvent privilégiée, elle se révèle bien moins avantageuse que les frais de débours. C’est pourquoi cette deuxième solution est conseillée : simple et légale, elle vous permet un remboursement intégral de toutes vos dépenses professionnelles.
Mooncard : la solution parfaite pour la gestion et l'automatisation des notes de frais
est une solution de gestion de notes de frais couplée à des cartes corporate. Cette solution simple et rapide est très avantageuse : la note de frais est enregistrée dès qu'une dépense est effectuée, sans aucune démarche supplémentaire ! Pour en savoir plus, faites une demande de démo en ligne.
Allez plus loin et découvrez nos articles sur la gestion des notes de frais en fonction de son statut professionnel :