Comment définit-on les frais professionnels ?
Le salarié ou le dirigeant est parfois amené à avancer des dépenses sur ses fonds propres avant d’en demander le remboursement par une note de frais. Il s’agit par exemple des dépenses de déplacement réalisées dans le cadre d’une mission nécessaire au bon déroulement des activités de la société.
Ces frais remboursés étant considérés, sur le plan comptable, comme des charges, la réglementation autorise les sociétés comme les SASU à les déduire de leur résultat. C’est une des principales différences de gestion avec le régime de la microentreprise. En effet, les notes de frais de l’autoentreprise ne profitent pas de cette déduction.
L’expert-comptable porte une appréciation sur la nature des dépenses réalisées. Il devra en particulier vérifier que la dépense engagée par le salarié ou le dirigeant a bien eu lieu dans l’intérêt de la société.
Les frais de repas
Les frais de restauration du dirigeant ou du salarié doivent être distingués en fonction du contexte :
- Les repas ordinaires sont des dépenses réalisées quotidiennement, et ce à un rythme régulier. Concernant ces dernières, pour être déductibles, le dirigeant de la SASU (ou le salarié) doit apporter la preuve que :
- il lui est impossible de se rendre à son domicile personnel pour y prendre ses repas (éloignement, horaires incompatibles) ;
- la note de frais est justifiée.
- Les repas professionnels doivent être pris dans l’intérêt de l’entreprise avec un prospect, un client, ou encore toute personne extérieure à la société.
En 2020, la déduction s’élevait à 4,85 € pour un repas par jour, 9,70 € pour deux repas.
L’utilisation d’un véhicule à titre professionnel et le véhicule de fonction
L’utilisation de son véhicule privé dans le cadre de ses fonctions donne droit au président d’une SASU (ou à un salarié) à une indemnité financière, soit au réel, soit sur la base des barèmes kilométriques.
Cela concerne :
- L’entretien de la voiture ;
- Le carburant ;
- La prime d’assurance.
Concrètement, le montant alloué au dirigeant sera établi sur la base de la distance domicile-travail. Ce calcul des frais kilométriques peut être réalisé par l’expert-comptable selon le barème officiel. Ce dernier multipliera ensuite ce montant par le nombre de kilomètres parcourus.
La voiture de fonction, quant à elle, est un avantage en nature dont il est possible d’estimer la valeur. Les frais de carburant, l’entretien et les assurances seront à la charge de la société. Les remboursements seront liquidés à partir du barème kilométrique officiel.
La SASU établie chez le président et autres frais
Une part des dépenses courantes sera classée en frais professionnels. Il s’agit en particulier du loyer, des frais d’eau, d’électricité, de communication, la taxe d’habitation et les primes d’assurance.
Il convient toutefois de préciser que les dépenses personnelles ne doivent pas être confondues avec les dépenses professionnelles. Ces dernières seront évaluées au prorata de la superficie occupée par la SASU.
La liste des autres dépenses concernées est longue : il s’agit des dépenses indispensables pour que la société réponde à ses engagements. On peut par exemple y inclure les emprunts souscrits par le dirigeant à son nom, mais au bénéfice de l’entreprise, les déplacements...
Le remboursement de frais professionnels réalisés avant la création de la SASU est-il autorisé ? La réponse est positive. La société pourra prendre à sa charge sa dette envers des tiers à partir du moment où elle a été créée. Cette opération est appelée « reprise des engagements de la société en formation ». Autrement dit, les frais professionnels du dirigeant pourront être pris en charge.
Comment sont remboursés les frais par l’entreprise ?
Les charges précédemment citées sont à la charge de la société même si elles sont acquittées dans un premier temps par le dirigeant ou le salarié. Réalisées dans l’intérêt de la structure, ces dépenses doivent in fine être supportées par l’entreprise.
Il existe deux manières de rembourser le président de la SASU. La première, au réel, est établie sur la base d’une note de frais récapitulant les dépenses engagées avec leurs pièces justificatives. La seconde option est le forfait quand les dépenses sont récurrentes et chiffrées comme certaines dépenses kilométriques.
Par ailleurs, les remboursements concernés ne sont pas des éléments de la rémunération de l’intéressé. En outre, ils échappent à tout impôt. Il n’y aura donc pas de conséquence en termes de charges sociales de l’entreprise et d’impôt sur le revenu du dirigeant ou des salariés.
Il est très important que les notes de frais et les pièces justificatives soient correctement rédigées et probantes. Dans le cas contraire, un contrôleur fiscal ou l’URSSAF pourra considérer les dépenses injustifiées et procéder à un redressement. Une attention particulière doit être portée dans la rédaction de la dépense : sa date, sa nature, les sommes déboursées…Un modèle de note sous Excel pourra être utilisé. À cet égard Mooncard en propose un pouvant être utilisé par les entreprises et pouvant faciliter la gestion des notes.
Doivent être identifiées l’identité de la structure effectuant le paiement et l’identité du dirigeant. Les pièces justificatives devront être détaillées et mentionner en particulier le prix HT, la TVA et le montant TTC. La TVA comptabilisée sera déductible pour l’entreprise si elle est exigible chez le fournisseur.
Mettre en place un mode opératoire efficace de remboursement des notes de frais
Contrairement à une idée reçue, les notes de frais ne sont pas en elle-même des justificatifs. Elles ne permettent à l’émetteur que de formuler une demande de remboursement à la société. Il leur faudra donc produire à l’appui de leur note tout justificatif probant :
- Ticket de caisse ;
- Reçus ;
- Facture de restaurant au nom de la société sur laquelle figure le nom des convives.
Par ailleurs, la déductibilité des frais est un réel enjeu dans la mesure où ils permettent de réduire la fiscalité de la société.
Pour être considérés comme frais déductibles, les frais doivent être effectifs et réalisés au profit de l’entreprise. En pratique, l’expert-comptable pourra porter une appréciation sur la qualification de la dépense. Toutefois, malgré ce contrôle, des erreurs d’interprétations font encourir des sanctions à l’entreprise.
Il n’existe pas de modèle officiel des notes de frais des dirigeants ou des salariés, mais il peut être conseillé de préciser :
- Le numéro de la note de frais ;
- La date du paiement ;
- La description de la dépense ;
- Le montant HT, TVA et TTC :
- Le motif ;
- Les personnes ou les entreprises concernées
Par ailleurs, en cas d’absence de justificatif, le remboursement ne peut en principe pas être effectué. Toutefois, à titre exceptionnel il pourra être demandé un duplicata et pour des montants modestes un extrait de relevé de compte ou une attestation sur l’honneur.
La gestion des notes de frais est un véritable enjeu pour les entreprises, tout particulièrement sur le plan de la traçabilité. Cela justifie d’utiliser un logiciel adapté et d’utiliser des pièces dématérialisées. C’est la solution que propose Mooncard. Une carte paramétrable permet de régler les dépenses. Ensuite la personne est invitée à prendre le justificatif en photo. Les écritures comptables sont automatisées. N’hésitez pas à nous demander plus d’informations sur nos prestations ou faites une demande de démo en ligne.
Pour aller plus loin :