La gestion des frais concernant les entreprises des salariés d’autres entreprises
Quand un prestataire ou tout autre personne non salariée par la société commanditaire du service, les frais professionnels engagés se sont pas directement imputables au commanditaire via une note de frais « classique ». En effet la note de frais correspondant aux frais engagés doit être adressée à la société qui emploie le collaborateur. Il s’agit par exemple des :
:
- notes de frais de commerciaux ;
- notes de frais d’entreprises individuelles ;
- notes de frais d’association.
Comment faire une note de frais ? Une note de frais doit être réalisée pour obtenir le remboursement des frais suivants :
- Les frais de déplacement, qui peuvent réalisés dans le cadre de leur mission (avion, taxi, train…) ;
- Les dépenses d’hôtel quand la mission est éloignée du domicile ; la TVA n’est pas déductible pour ces dépenses.
- Les notes de frais relatives repas (seul ou d’affaires) ;
- Les notes de frais relatives aux frais kilométriques lorsqu’il utilise son véhicule personnel ;
- Les notes de frais relatives aux frais téléphoniques, d’Internet ou de communication.
Vous l'aurez compris les notes de frais ne sont réalisées qu'entre un collaborateur et son employeur.
Par contre les frais professionnels engagés dans le cadre d'une mission dans une autre entreprise doivent ;
- être inclus dans le tarif du collaborateur en mission (TVA incluse) ou dans le devis initial de la mission
- ou être refacturés à part, avec ou sans avenant au contrat initial.
Attention : En cas de refacturation des frais informez votre client dès que vous constatez que les frais vont être dépassés.
Le cas particulier des microentrepreneurs
Contrairement aux autres entreprises, il n’est pas possible d’un point de vue comptable de déduire du chiffre d’affaires les notes de frais des auto-entrepreneurs. Ces dépenses ne peuvent être déduites derniers de leur chiffre d’affaires.
En contrepartie, le régime de la micro-entreprise présente tout de même des avantages. En effet, la micro-entreprise n'a pas à facturer la TVA à ses clients et à la déclarer à l’administration fiscale, tant qu'elle ne dépasse pas un certain seuil de chiffre d’affaires :
- entre 91 900 € et 101 000 € de CA pour les ventes de marchandise
- entre 36 800 € et 39 100 € de CA pour les prestations de services.
D'autre part les frais professionnels des micro-entreprise font l'objet d'un abattement forfaitaire :
- 71% pour les activités de vente
- 50% pour les prestations de service
- 34% pour les activités libérales
Il existe néanmoins un moyen pour les micro entrepreneurs de déduire ces frais professionnels engagés lors d'une mission :
- En facturant la dépense directement au client (augmentant son chiffre d’affaires et donc son imposition) ;
- En réalisant des frais de débours. Il faudra alors procéder en deux temps : en réalisant une facture pour les prestations et une autre facture à part pour les dépenses engagées pour le client. Dans ce cas cette seconde facture sera entièrement prise en charge par le client, et seul le chiffre d'affaire de la première facture sera prise en compte dans le calcul du CA de la micro-entreprise.
Les stagiaires et les travailleurs non-salariés
Les stagiaires, ne percevant pas de salaire, peuvent bénéficier de leur employeur des droits et avantages financiers au même titre qu’un salarié : accès au restaurant d’entreprise ou octroi de titres restaurants, remboursement par l’entreprise pour moitié des titres de transport entre le domicile et le lieu de travail.
En matière de frais professionnels, il n’est pas possible de rembourser sur la base d’allocations forfaitaires les dépenses des dirigeants relevant du régime social des non-salariés. Il en va de même pour :
- Les gérants minoritaires de SARL ;
- Les PDG de SA ;
- Les présidents et dirigeants de société par actions simplifiées ; cela concerne les notes de frais des SASU.
Pour ces personnes, le montant des frais professionnels est évalué en fonction de leur valeur réelle et basé sur une note de frais avec des justificatifs. Par mesure de simplification, l’indemnisation forfaitaire par l’employeur à partir du barème fiscal d’indemnités kilométriques est admise lorsque le véhicule personnel est utilisé à titre professionnel.
Pour aller plus loin :