Entreprise individuelle et note de frais : ce qu'il faut savoir

Les frais des microentrepreneurs

Définition

Le principe est que le microentrepreneur ne peut déduire aucun frais professionnels de son chiffre d’affaires. Il profite d’un abattement forfaitaire sur ce dernier, indépendamment des charges véritablement supportées. L’entreprise n’est assujettie à la TVA qu’à partir d’un certain seuil. 

Toutefois, comme tout chef d’entreprise, le microentrepreneur est parfois conduit à réaliser des dépenses pour assurer ses missions. Il découle de ce qui précède que le régime fiscal et comptable de l’autoentrepreneur ne l’autorise pas à déduire ces dépenses de son chiffre d’affaires. Cela peut s’avérer pénalisant pour l’autoentrepreneur lorsque ces dernières sont d’un montant élevé. 

De ce fait, la note de frais de l’autoentrepreneur devient un simple document comptable qui permettra d’analyser le niveau de ces dépenses pour éventuellement les réduire. Il existe néanmoins une solution à la non-déductibilité : les frais de débours.

Mise en œuvre des frais de débours

Pour mettre en œuvre cette option de gestion, l’on procède en deux temps :

1. Une première facture est émise pour le montant des prestations réalisées.
2. Une deuxième facture est établie pour les dépenses engagées pour le client. Cette dernière sera payée par le client, mais seule la facture pour les prestations sera prise en compte dans le chiffre d’affaires. 

Les frais de débours demandent de respecter des conditions :

• Informer au préalable le client de la dépense et obtenir son accord ;
• Obtenir de sa part un mandat, car la dépense sera réalisée en son nom ;
• Enregistrer la dépense sur le compte bancaire de l’entreprise et y programmer son remboursement (à l’euro près). À noter qu’aucun bénéfice ne peut résulter de cette opération. 

Les frais des entrepreneurs individuels simples

Entreprise individuelle simple : des obligations spécifiques

Les obligations comptables et fiscales de l’entreprise individuelle sont différentes de celles du microentrepreneur :

• L’entrepreneur individuel tient une comptabilité d’entreprise comme une société et déclare ses comptes annuels à l’administration fiscale ; 
• Sur la base de cette comptabilité, il est soumis sur ses bénéfices à l’impôt sur le revenu (comme un salarié) ;
• Sur le plan de la TVA, une entreprise individuelle peut être sous le régime de franchise en base de TVA (au réel simplifié ou normal).

Entreprise individuelle et déduction des dépenses

Pour une entreprise individuelle, la déduction des dépenses est possible. Il s’agit des dépenses nécessaires au fonctionnement de l’activité. Ces notes de « frais généraux » comprennent notamment :

• les frais de repas individuels ;
• les frais de transport ;
• les frais de réception et de représentation (repas d’affaires…), etc.

La déduction de certaines dépenses professionnelles est soumise à des règles précises. Ainsi, la déduction des frais de repas individuels est plafonnée. La prise en charge des notes de frais par l’entreprise n’est possible que si la distance domicile-travail est trop importante. 

Enfin, les frais de déplacements professionnels peuvent être déduits à 100 % ou au forfait. Dans ce dernier cas, on applique un barème kilométrique. Cette deuxième solution est notamment utilisée quand le déclarant (chef d’entreprise ou salarié) ne peut présenter aucun justificatif de transport à l’appui de ses notes de frais (billet de train, essence, péage…). 

Concernant l’utilisation du véhicule personnel de l’entrepreneur, il conviendra de distinguer la part d’utilisation professionnelle de la part d’utilisation privée afin de déterminer, d’un point de vue comptable, le montant déductible. De même, le trajet domicile-travail peut être déductible sur présentation de justificatifs et s’il ne dépasse une quarantaine de kilomètres.

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Pour aller plus loin :

• Note de frais gérant
• Note de frais sasu
• Note de frais association
• Note de frais commerciaux
• Note de frais non salarié