1. Établissez une politique claire au niveau du logement et des transports.
Rappelons brièvement ce qu’est une politique de voyage. Une politique de voyage d’entreprise est un document qui définit toutes les règles imposées par votre entreprise pour l’organisation des déplacements professionnels de vos collaborateurs dans le cadre de leurs missions professionnelles, que ce soit le budget par réservation à ne pas dépasser, les différents fournisseurs à privilégier, les modalités de remboursement des frais engagés (en réel ou remboursement forfaitaire), les droits et devoirs de vos collaborateurs, les règles de sécurité … Ce document doit être consultable à tout moment par vos collaborateurs.
Le logement et les transports constituent la part la plus importante des dépenses de voyages d’affaires. C’est donc le premier poste sur lequel vous pouvez effectuer des économies !
Le logement
Tout passe par la sensibilisation et l’éducation auprès de vos collaborateurs, vous devez les inciter à réserver le plus tôt possible. Que ce soit pour un billet d’avion ou une chambre d’hôtel, ceci permettra de réduire significativement les prix.
Pour éviter tout débordement et abus, mettez des plafonds, fixez une limite maximum pour le prix d’une nuit dans une chambre d’hôtel. Ceci vous permettra d’éviter de vous retrouvez à la fin du mois avec des réservations au prix exorbitant parce que que vos collaborateurs auraient été tentés de réserver les hôtels les plus luxueux. Cela vaut aussi pour les transports (billets de train, billet d’avion).
Les transports
Précisez dans votre politique de voyage les différentes classes de réservation autorisées - choisir entre classe économique et classe Business dans votre voyage d'affaires - par vos collaborateur selon les moyens de déplacement et la qualité du collaborateur.
Vous devez faire un choix entre faire des économies et le confort du collaborateur. Dans les critères qui façonneront le choix d’une classe ou de l’autre, vous pouvez également prendre en compte la fréquence et la durée du voyage. Pour un vol de deux heures, il n’est pas forcément nécessaire de voyager en classe business par exemple.
Toutes les possibilités acceptées ou refusées doivent être mentionnées dans la politique de voyage pour que vos collaborateurs soient au clair sur ce qui est autorisé, de ce qui ne l’est pas.
2. Établir une politique de contrôle des dépenses rigoureuse est indispensable.
Pour être certain que votre politique de dépenses soit appliquée, vous devez mettre en place des contrôles.
Ainsi, vos collaborateurs devront systématiquement fournir les justificatifs des dépenses qu’ils ont effectuées : peu importe s’ils avancent les frais ou dépensent avec la carte de l’entreprise, vos collaborateurs doivent vous fournir les justificatifs.
Commencez par préciser dans votre politique de dépenses les frais qui sont pris en charge par l’entreprise, i.e. les frais avancés qui sont remboursables par l’entreprise, puis précisez les modalités de remboursement (en réel ou remboursement forfaitaire).
Vous devez conditionner le remboursement des dépenses d’entreprise à la présentation des justificatifs.
De cette manière, vous responsabilisez les collaborateurs en montrant que vous êtes attentif à la manière dont ils dépensent et vous maximiser vos chances de collecter tous les justificatifs de paiement de vos collaborateurs.
3. Expliquer clairement vos règles de gestion des dépenses.
Pour que vos collaborateurs acceptent et appliquent vos règles de gestion des dépenses, il faut qu’ils les connaissent.
Que ce soit par le biais d’une note interne ou d’une réunion physique, prenez le temps d’expliquer à vos collaborateurs quelles sont ces règles et pourquoi elles sont mises en place.
Ceux-ci accepteront d’autant plus d’appliquer ces règles qu’ils comprennent pourquoi elles sont mises en place.
Définissez précisément le processus de remboursement des dépenses effectuées par les collaborateurs afin que ceux-ci sachent exactement comment être remboursés lorsqu’ils sont certains d’être en règle.
Fournir un modèle de note de frais simple et adapté à vos collaborateurs pourra également s’avérer utile en leur faisant gagner du temps lors de la saisie.
Votre service comptable en profitera également. Des notes de frais toutes identiques sont bien plus simples et rapides à traiter !
Communiquez positivement sur les économies réalisées et les dépenses inutiles évitées grâce à votre politique de gestion des dépenses.
- Cela permettra à vos collaborateurs de se rendre compte que leurs efforts de rigueur ont payé et les encouragera à continuer sur cette voie.
4. Adaptez-vous selon les circonstances.
Vous ne pouvez pas prévoir toutes les situations. Appliquez les règles que vous avez fixées au maximum, mais quand le besoin s’en fait sentir : adaptez-vous.
Vous devez insister pour être prévenu suffisamment à l’avance lorsque des occasions exceptionnelles se présentent, par exemple :
- Voyage de plus 10 jours en Asie
- Déplacement pour un salon très couru à Las Vegas…
Votre politique de gestion des dépenses doit être un cadre qui facilite votre gestion, réalise des économies et instaure des routines auprès de vos collaborateurs. Elle ne doit pas être un élément bloquant dans des cas particuliers justifiés par l’un de vos collaborateurs.
Cette politique elle-même n’a pas de raison d’être immuable. Vous pouvez et devez la modifier si le besoin s’en fait sentir.
Par exemple pour élever ou diminuer les plafonds des chambres d’hôtel, des restaurants et tirer partie des opportunités nouvelles (voyages avec Ryanair, Vueling, utilisation de Airbnb…)
En revanche, un point doit rester intangible :
- L’obligation pour tous les collaborateurs de présenter un justificatif à chaque dépense.
Il est exceptionnellement possible de remplacer la facture par une déclaration sur l’honneur (perte ou vol de portefeuille..), mais cela doit rester très rare.
5. Une solution de gestion des dépenses vous permettra d’allier flexibilité et fiabilité.
Une solution de gestion des dépenses vous permet d’allier autonomie des collaborateurs avec le contrôle des dépenses.
De nombreuses solutions existent, notamment des cartes d’entreprises sécurisées en temps réel qui permettent :
- de fixer d’un simple clic des plafonds de dépenses (jour, semaine, mois…),
- d’activer ou désactiver des cartes,
- de fixer un calendrier et des horaires autorisés
- de mettre en place des alertes…
Vos collaborateurs apprécieront l’autonomie qui leur est accordée et vous profiterez d’une visibilité en temps réel sur les dépenses qu’ils effectuent.
Ainsi, vous pourrez appliquer avec rigueur votre politique de dépenses tout en éliminant la majorité des contraintes qui en découlent.
Points clés à retenir :
- Établissez une politique claire pour les dépenses (logement, transport, restaurants…),
- Soyez rigoureux et intransigeant sur la justification des dépenses et le respect des règles que vous avez fixées,
- Expliquez les règles à vos collaborateurs et les raisons de leur mise en place
- N’hésitez pas à vous adaptez si le besoin s’en fait sentir
- Mettez en place une solution de gestion des dépenses d’entreprise qui allie fiabilité, rigueur et autonomie des collaborateurs
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