Définition PVE : qu’est-ce qu’une politique de voyage ?
Une politique de voyage d’entreprise (PVE) consiste à fixer les règles de déplacement des salariés, à poser un cadre précis pour définir le budget, encadrer les dépenses, les modes de transport et d’hébergement, ainsi que les processus de validations internes. Elle est la plupart du temps définit par le travel manager de l'entreprise.
En résumé, la définition d’une politique de voyage d’affaires est de poser les règles à respecter. Cela permet également la mise en place de contrats-cadres négociés avec des partenaires (transports, hôtels...).
La politique de voyage est un document dans lequel toutes les règles sont fixées, ce qui le rend particulièrement important. Il permet d’éviter les dépenses démesurées, superflues ou inappropriées, il joue ainsi le rôle de garde-fou.
Les collaborateurs peuvent s’y référer pour faire les bons choix, tout comme les DAF et comptables de l’entreprise peuvent s’appuyer dessus pour valider ou refuser une note de frais et ainsi justifier leur décision auprès d’un salarié.
En cas de contrôle de l’URSSAF, il pourra également être consulté pour vérifier la légitimité des notes de frais en déplacement professionnel.
Comment réussir sa politique de voyage ?
La rédaction d’une politique de voyage exige beaucoup d’organisation et de temps pour analyser correctement chaque situation, prévoir divers scénarios et prendre les bonnes décisions. Si l’ampleur de la tâche peut décourager, il faut prendre conscience que c’est un réel investissement qui vous offrira tout à la fois :
- Des relations apaisées avec vos collaborateurs ;
- Un véritable gain de temps au quotidien ;
- Une meilleure organisation ;
- Une source d’économies importantes.
Voici 6 axes principaux à prendre en compte pour créer une politique de voyage efficace.
Définir les objectifs de la politique de voyage
Soyez clair sur ce que vous attendez de cette politique, cela vous permettra de la rédiger plus efficacement. Il s’agit généralement d’aboutir à une réduction des couts, tout en assurant le confort de vos collaborateurs durant leur voyage d’affaires.
La politique de voyage permet également de définir certaines règles à respecter pour assurer la sécurité des collaborateurs lorsqu’ils sont en déplacement. Définir des objectifs clairs vous donnera une ligne conductrice, ce qui facilitera la tâche, mais vous aurez bien sûr la possibilité par la suite de compléter ou d’ajuster votre PVE pour l’optimiser chaque fois que nécessaire.
Une fois ces objectifs fixés, vous pouvez commencer à établir toutes les règles de déplacement. L’idéal est de travailler conjointement avec au moins un salarié habitué à effectuer des voyages d’affaires pour l’entreprise.
Son expérience sur le terrain vous aidera à trouver les meilleurs compromis entre les couts pour l’entreprise et les besoins des collaborateurs. Il pourra également vous soumettre des problématiques et scénarios auxquels vous n’auriez pas pensé.
Offrir de la flexibilité aux salariés
Votre politique de voyage liste les dépenses possibles de manière exhaustive et indique le budget prévu et les solutions à privilégier (mode de transport comme l'avion, type d’hébergement...). Elle doit permettre à l’employé de prendre les meilleures décisions concernant ses dépenses, c’est donc une aide pour lui autant qu’un cadre.
Il faut cependant être attentif au ressenti de vos collaborateurs : un cadre peut facilement être perçu comme une prison si les règles édictées sont trop strictes. Pour ne pas frustrer les collaborateurs ou les enfermer, il est bon de leur laisser plusieurs choix à disposition, même minimes.
Par exemple, fixez des règles sur le type d’hébergement et son niveau de confort, le tarif maximum à ne pas dépasser, sans pour autant obliger le salarié à se rendre dans un hôtel précis.
Bien sûr, si vous avez conclu un accord avec une chaine d’hôtels, la question du choix de l’hébergement ne se posera pas, mais vous pourrez vous montrer flexible sur d’autres points, comme les services inclus, le choix de la chambre ou la liberté de prendre certains repas sur place ou ailleurs.
Il en va de même pour les transports, il est possible de fixer un budget et une date, puis de laisser le collaborateur choisir l’horaire de départ ou le mode de transport le plus pratique pour lui dans cette fourchette de prix.
Pensez également au nudge marketing : cette technique consiste à influencer les choix des collaborateurs en leur faisant des suggestions au bon moment, par exemple via des notifications sur Smartphone.
Ces suggestions sont évidemment les plus avantageuses pour l’entreprise, mais de son côté, le collaborateur perçoit cela comme des conseils, une aide pratique qui lui laisse son libre arbitre. Il sera ainsi plus à même d’aller dans votre sens.
Garder en tête les besoins de l’entreprise
Faites une analyse complète de la situation : quelles sont les destinations les plus fréquentes ? Quels sont les modes de transport les plus efficaces pour s’y rendre ? Les besoins réels de vos collaborateurs sur place pour remplir leurs missions ?
Votre politique de voyage doit s’appuyer sur la réalité du terrain et les besoins concrets de votre entreprise, sans quoi vous risquez de fixer des objectifs déconnectés de la réalité.
C’est pour cette raison que vous avez tout intérêt à intégrer au moins un salarié concerné par les voyages d’affaires dans votre réflexion. Il sera en mesure de relever les incohérences de votre politique et d’amener des idées et solutions pratiques tirées directement de son expérience sur le terrain. De plus, les salariés auront une meilleure image de votre politique de voyage s’ils savent qu’un ou plusieurs de leurs collègues ont été consultés pour sa rédaction.
Faire connaitre votre politique de voyage
Ce document n’est pas seulement une ligne directrice pour le DAF, travel manager de l’entreprise ou directeur financier, c’est aussi un guide qui expose aux collaborateurs la politique de voyage de l’entreprise. Il est nécessaire que ce document soit connu et facilement accessible pour pouvoir s’y référer.
Vous disposez d’une multitude de choix : la rendre disponible en intranet, l’imprimer, l’envoyer par email à chaque salarié concerné, etc. Pensez à informer vos salariés lorsque des modifications sont apportées au document.
Utiliser des outils adaptés
Self-booking tool, carte corporate, carte logée, application de gestion des notes de frais... Vous avez à disposition une véritable palette d’outils pour vous aider à gérer et automatiser la gestion des frais de déplacements professionnels.
Ces outils ne sont pas seulement pratiques pour la gestion : ils vous aident à mieux anticiper les couts, ils vous donnent plus de contrôle sur les dépenses en cours ou à venir et, à terme, ils vous aident à réduire les couts des voyages d’affaires.
Définir un budget
Définissez un budget clair et pertinent pour chaque situation. Selon la durée du voyage, la destination et le type de mission, le budget ne sera pas le même. Appuyez-vous sur les voyages d’affaires déjà réalisés par vos collaborateurs et analysez les différentes situations pour définir un budget cohérent.
Celui-ci doit prendre en compte à la fois tout ce qui est commun et prévisible (hébergement, transport, frais de repas...) et permettre également d’anticiper des dépenses supplémentaires. Pour ces dépenses supplémentaires, prévoyez un cadre : quelles dépenses, dans quelles occasions et pour quel montant maximal ?
La politique de voyage : une opportunité pour digitaliser la gestion des notes de frais
La politique de voyage vous permet de définir clairement qui voyage, quand, dans quelles conditions et pour quel montant. Plus qu’un cadre, c’est une source d’informations précieuses pour vous aider à mieux gérer les notes de frais.
Il est donc tout à fait pertinent de profiter de cette occasion pour digitaliser la gestion des notes de frais, d’autant plus que cette digitalisation est également profitable pour vos collaborateurs (gain de temps, sérénité, simplicité, suivi en temps réel...).
Digitaliser la gestion des notes de frais n’a pas seulement un impact immédiat lors d’un voyage d’affaires, c’est aussi un moyen efficace pour vous créer un véritable référentiel qui vous aidera au quotidien.
Par exemple, vous pourrez collecter suffisamment de données pour chaque pays visité par vos salariés, et ainsi mieux déterminer les dépenses « normales » et celles qui sont potentiellement inappropriées. Cet outil pratique se révélera un atout pour lutter contre les erreurs... et plus encore, pour lutter contre la fraude !
La mise en place d’une politique de voyage d’affaires demande de l’organisation, de l’analyse et du temps. Mais une fois ce document rédigé, vous profiterez d’une base claire et pratique pour encadrer tous les voyages d’affaires de l’entreprise. En suivant nos conseils, c’est toute la chaine qui s’en trouve optimisée : meilleure organisation, employés satisfaits, réduction des couts et gain de temps !
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