Comment choisir votre agence de voyages d'affaires ?

Identifier ses besoins 

Sachez tout d’abord que la signature d’un contrat avec une agence spécialisée afin de planifier, organiser et assurer le suivi de chaque déplacement professionnel de vos collaborateurs n’est pas, à strictement parler, une obligation.

Rien ne vous empêche, par exemple, de confier cette tâche à la direction administrative et financière ou encore au service comptabilité et logistique. 

Les voyages d'affaires représentent un grand budget pour les entreprises. Le gestionnaire des comptes sera en effet le plus à même de vous conseiller en analysant les habitudes de réservation de vos collaborateurs voyageurs d'affaires, en identifiant leurs habitudes et comportements lors des déplacements, ... 

Avant de taper dans la barre de recherche « agence professionnelle voyages d’affaires », il faut être au clair sur les besoins, les habitudes et les attentes de vos collaborateurs ayant le profil de voyageurs d’affaires : fréquence de voyage, destination, fournisseurs, besoins particuliers ... En effet, plusieurs de vos collaborateurs seront amenés à faire appel au service de l’agence de voyages d’affaires pour leurs déplacements professionnels, qu’il s’agisse de voyageurs fréquents ou occasionnels.

La deuxième étape est bien sûr de concevoir une politique de voyages d’entreprise qui vous est propre : conditions d’organisation et déroulement des voyages d’affaires, dans cette politique doit aussi être précisé les modalités de remboursement des frais avancés, les frais qui sont identifiés comme des dépenses de déplacements professionnels. La politique voyages d’entreprise vise à certes contrôler les coûts et budget alloué mais aussi de veiller à la sécurité et au confort des voyageurs d’affaires de votre entreprise.

Les avantages d'une agence de voyages d'affaires sont nombreux, parmi lesquels le gain de temps. Voici les principaux critères qui devront guider votre choix.

Réputation et crédibilité

De nombreuses agences considèrent le voyage professionnel comme une simple activité annexe et potentiellement lucrative qui viendra utilement compléter leur cœur d’activité, à savoir le voyage touristique et de loisirs. 

Le recours à une agence polyvalente pour organiser un voyage d’affaires n’est certes pas à exclure d’emblée, mais rappelez-vous que le cahier des charges d’un déplacement professionnel est autrement plus exigeant que celui d’un départ en vacances ! 

Pour vous assurer de la compétence d’une agence dans le domaine spécifique du voyage professionnel, des classements existent et vous permettent de jauger la réputation et la crédibilité de votre interlocuteur. 

Le classement annuel Buying Business Travel constitue notamment une bonne source à creuser si vous recherchez un prestataire haut de gamme et très spécialisé.

Disponibilité et sens de l’initiative

Une agence de voyages d'affaires est efficace à partir du moment où elle prend le temps d'entrer en contact avec vos services afin de comprendre les habitudes de consommation des déplacements de vos collaborateurs, vos attentes et vos besoins i.e. les critères et fonctionnalités qui sont importants pour vous. Même avec le maximum de préparation et une anticipation constante, les voyageurs d’affaires les plus expérimentés ne connaissent que trop bien les imprévus de dernière minute qui peuvent gravement compromettre la réalisation de leur mission sur place.

En effet, il faut revenir à ce qu'est un déplacement professionnel : une phase de pré-acheminement vers un lieu de transport comme une gare ou l'aéroport - de facto, des imprévus peuvent s'immiscer à chaque étape de votre trajet - que ce soit un retard dû au voyageur d'affaires ou un retard d'une compagnie aérienne ou ferroviaires, tout cela peut mettre en danger la bonne réalisation de la mission de votre collaborateur. Renseignez-vous attentivement sur les solutions mises à la disposition des clients pour signaler un problème, et sur les ressources dont dispose l’agence pour résoudre ce problème rapidement, à distance et sans risque. 

Au-delà de la simple réservation du voyage d’affaires, un professionnel fiable doit être en mesure de faire face à l’imprévu et de trouver par exemple un hôtel de dernière minute, un avion de remplacement, etc… Pour cela, privilégiez une agence qui soit flexible au maximum : possibilité de modifier les billets jusqu'à la dernière minute, intégration complète du parcours voyageur de son départ à son arrivée avec envoi des titres de transport, gestion des annulations ... 

Le choix des prestataires doit évidemment prendre en compte la politique de voyages de votre entreprise. 

Rayonnement géographique

Toutes les entreprises ne sont pas exposées aux mêmes secteurs géographiques.

Une start-up innovante peut ainsi avoir besoin d’envoyer régulièrement ses représentants, ingénieurs et commerciaux en Amérique du Nord, tandis qu’un spécialiste de l’import-export devra par exemple avoir ses entrées en Asie du sud-est, en Europe de l’est ou encore au Maghreb.

De la même manière, une agence ne vous proposera pas nécessairement le même niveau de qualité pour l’organisation d’un voyage professionnel à l'étranger.

Cela s’explique notamment par le fait que ce professionnel dispose de relais, de partenaires et d’une expertise qui peuvent varier de façon considérable d’un pays à un autre.

Choisissez donc avec soin votre prestataire en fonction du secteur de prédilection de vos commerciaux !

Coût d'une agence de voyage professionnel

Le coût d'une agence de voyages d'affaires diffère en fonction de plusieurs critères, notamment le modèle tarifaire choisi. Voici les principaux modèles appliqués par ces agences :

• Frais fixes : l'entreprise paie un abonnement mensuel ou annuel pour accéder aux services de l'agence.
• Frais de service : l'agence facture des frais pour chaque réservation effectuée (billets d'avion, hôtels, transports, etc.).
• Commissions : certaines agences se rémunèrent via une commission prélevée sur les prestations réservées.

Exemple de coûts :

• Petites entreprises (moins de 50 collaborateurs) : frais de service de 15 à 40 € par billet d'avion.
• Moyennes entreprises (50 à 500 collaborateurs) : abonnement annuel de 5 000 à 15 000 € avec accès à des services premium.
• Grandes entreprises (plus de 500 collaborateurs) : contrat personnalisé avec des réductions négociées.

Ces éléments sont à prendre en compte pour bien choisir son agence de voyages d’affaires et maîtriser son budget.

Tarifs et facilités de paiement

Le budget d’un voyage d’affaires représente typiquement une part considérable des frais professionnels imputés par les cadres et salariés d’une grande entreprise internationale.

Le directeur administratif et financier se doit donc d’accorder la plus grande attention aux conditions tarifaires proposées, et ne pas hésiter à discuter les prix.

La perspective d’un gros volume de voyages à organiser, notamment, peut servir de levier de négociation avec l’agence.

Les éventuelles facilités de paiement proposées par le prestataire doivent aussi être prises en compte dans le choix du meilleur interlocuteur.

La possibilité de réserver un voyage d’affaires tout compris, incluant non seulement le vol mais aussi l’hébergement et la restauration, constitue une source de simplification évidente pour le DAF et évite la multiplication inutile des frais de voyage.

Services et prestations annexes

En matière de déplacement professionnel, les petites attentions cumulées finissent par faire toute la différence !

Une bonne agence de voyages professionnels peut s’impliquer très largement dans la réussite et le bon déroulement de la mission, en procédant par exemple à la réservation d’une salle de séminaire sur place et à sa préparation.

Si le voyage a pour but la prospection d’un nouveau marché, certaines pourront même vous fournir un carnet d’adresses complet pour faciliter le traitement de vos premières démarches et multiplier les contacts sans perdre une minute.

Les avantages d’une agence de voyages d’affaires

Faire appel à une agence de voyages d'affaires offre de nombreux avantages pour les entreprises. Voici une présentation détaillée des principaux bénéfices.

Gain de temps

L'organisation d'un voyage professionnel implique de nombreuses tâches chronophages : recherche des meilleures options de transport, réservation d'hébergement, gestion des modifications imprévues, etc. En confiant ces responsabilités à une agence spécialisée, les collaborateurs peuvent se concentrer pleinement sur leurs missions principales.

Optimisation des coûts

Grâce à leurs relations privilégiées avec les prestataires (compagnies aériennes, hôtels, sociétés de location de voitures), les agences de voyages d'affaires peuvent négocier des tarifs préférentiels. Cette capacité à obtenir des prix avantageux permet aux entreprises de réaliser des économies substantielles sur leurs budgets déplacements. 

Suivi et reporting

Les agences fournissent des outils de gestion performants pour suivre en temps réel les dépenses liées aux voyages. Ces systèmes proposent une visibilité sur les coûts et facilitent l'analyse des écarts par rapport aux budgets prévisionnels.

Assistance 24/7

Les imprévus tels que les annulations de vols ou les urgences médicales peuvent survenir à tout moment. Les agences de voyages d'affaires offrent une assistance disponible 24h/24 et 7j/7 pour gérer ces situations.

Expertise et conseils personnalisés

Les agences spécialisées sont en mesure de fournir des conseils adaptés aux besoins de chaque entreprise, que ce soit pour le choix des destinations, des hébergements ou des moyens de transport. Cette expertise garantit des voyages optimisés et conformes aux attentes des collaborateurs.

Gestion des risques et devoir de diligence

Les entreprises ont la responsabilité de garantir la sécurité de leurs employés en déplacement. Les agences de voyages d'affaires facilitent cette obligation en proposant des services de localisation des voyageurs. Les entreprises savent en temps réel où se trouvent leurs collaborateurs et elles peuvent intervenir rapidement en cas de besoin. 

Respect de la politique voyage de l'entreprise

Les agences veillent à ce que toutes les réservations soient conformes à la politique voyage de l'entreprise. Elles peuvent également aider à élaborer ou optimiser ces politiques pour une meilleure performance. 

Accès à des technologies modernes

Les agences de voyages d'affaires investissent dans des outils technologiques avancés qui simplifient la gestion des déplacements : plateformes de réservation en ligne, applications mobiles, systèmes de suivi des dépenses, etc. Ces technologies offrent une expérience utilisateur améliorée et une gestion plus efficace des voyages.

Flexibilité et adaptabilité

Les besoins en matière de voyages d'affaires peuvent évoluer rapidement. Les agences spécialisées sont capables de s'adapter à ces changements, qu'il s'agisse de modifications de dernière minute, d'annulations ou de nouvelles demandes spécifiques. 

Les 5 meilleures agences de voyages d'affaires

Voici un top 5 des agences de voyages d'affaires réputées.

1. Corporate Travel

Corporate Travel est une agence spécialisée dans l'organisation de voyages d'affaires en France et à l'international. Membre du réseau Tourcom, elle bénéficie d'un large éventail de partenaires pour offrir des services adaptés aux besoins des entreprises.​

Services proposés :

• Réservation de transports : vols, trains, locations de voitures.​
• Gestion des formalités : assistance pour les demandes de visa et autres documents nécessaires.​
• Accompagnement personnalisé : conseils adaptés aux spécificités de chaque entreprise.​
  
  

Points forts :

• Expertise locale : une connaissance approfondie du marché français et des spécificités régionales.​
• Flexibilité : capacité à s'adapter aux besoins spécifiques des PME comme des grandes entreprises.​
  
  

À considérer 

L'absence d'une plateforme de réservation en ligne propriétaire peut limiter l'autonomie des voyageurs pour certaines réservations.​

2. Centrale Voyages

Avec plus de 25 ans d'expérience, Centrale Voyages est une agence française spécialisée dans les voyages d'affaires. Elle propose des solutions personnalisées pour optimiser les déplacements professionnels.​

Services proposés :

• Plateforme de réservation en ligne avec un accès à une interface conviviale pour gérer les réservations.​
• Négociation de tarifs préférentiels avec les fournisseurs.​
• Reporting détaillé avec un suivi des dépenses et analyse des déplacements pour une meilleure gestion budgétaire.​
  
  

Points forts :

• Une longue présence sur le marché assurant une expertise reconnue.​
• Des rapports détaillés pour une meilleure visibilité sur les dépenses.​
  
  

À considérer 

La plateforme de réservation pourrait bénéficier de mises à jour pour améliorer l'expérience utilisateur.​

3. Selectour Affaires

Selectour Affaires est le réseau d'agences de voyages d'affaires affilié à Selectour, premier réseau d'agences de voyages indépendantes en France.​

Services proposés :

• Gestion complète des voyages de la réservation à l'assistance en cours de déplacement.​
• Solutions technologiques avec des outils en ligne pour faciliter la gestion des réservations et des dépenses.​
• Accompagnement dédié avec des conseillers spécialisés pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises.​
  
  

Points forts :

• Une présence sur tout le territoire français, ce qui permet une proximité avec les clients.​
• Adaptation des services aux particularités de chaque entreprise.​
  
  

À considérer 

Les outils technologiques pourraient être améliorés pour une intégration plus simple avec les systèmes internes des entreprises.​

4. Supertripper

Supertripper est une agence française innovante qui met la technologie au service de la gestion des voyages d'affaires afin de simplifier et d’optimiser les déplacements professionnels.​

Services proposés :

• Plateforme intuitive : réservation simplifiée de vols, hôtels et autres services.​
• Gestion des dépenses : suivi en temps réel et rapports détaillés pour une meilleure maîtrise budgétaire.​
• Support 24/7 : assistance disponible à tout moment pour les voyageurs.​
  
  

Points forts :

• Utilisation de technologies modernes pour améliorer l'expérience utilisateur.​
• Services adaptés aux besoins des startups comme des grandes entreprises.​
  
  

À considérer 

En tant qu'acteur relativement récent, l'agence continue d'élargir son réseau de partenaires pour offrir encore plus d'options à ses clients.​

5. FCM Travel

FCM Travel est une agence internationale spécialisée dans la gestion des voyages d'affaires. Elle propose des solutions complètes pour les entreprises de toutes tailles.​

Services proposés :

• Gestion globale : organisation, optimisation et supervision des déplacements professionnels.​
• Négociation de tarifs : obtention de conditions avantageuses auprès des fournisseurs.​
• Technologie avancée : outils en ligne pour la réservation et le reporting.​
  
  

Points forts :

• Un réseau international permettant une assistance locale dans de nombreux pays.​
• Une connaissance experte des spécificités de divers secteurs d'activité.​
  
  

À considérer 

Les entreprises qui recherchent une approche plus locale pourraient trouver l'offre moins personnalisée en raison de la taille de l'agence.​

Organiser un déplacement professionnel requiert un haut niveau d’engagement, de technicité et de professionnalisme. Aujourd'hui, on demande de plus en plus aux agences une maîtrise des outils offline et online. Que les organisateurs soient disponibles en physique et en ligne est un véritable atout  pour les voyageurs d'affaires. Ainsi, un site web et/ou une application mobile peut être une option intéressante.

Si vous ne disposez pas des ressources nécessaires en interne, le recours à une agence de voyages d’affaires est la meilleure manière d’ouvrir de nouveaux horizons de développement à votre entreprise.

Découvrez nos autres articles sur la thématique : 

• Travel manager : ce qu'il faut savoir
• Pourquoi choisir une carte logée ?