Identifier ses besoins
Sachez tout d’abord que la signature d’un contrat avec une agence spécialisée afin de planifier, organiser et assurer le suivi de chaque déplacement professionnel de vos collaborateurs n’est pas, à strictement parler, une obligation.
Rien ne vous empêche, par exemple, de confier cette tâche à la direction administrative et financière ou encore au service comptabilité et logistique.
Les voyages d'affaires représentent un grand budget pour les entreprises. Le gestionnaire des comptes sera en effet le plus à même de vous conseiller en analysant les habitudes de réservation de vos collaborateurs voyageurs d'affaires, en identifiant leurs habitudes et comportements lors des déplacements, ...
Avant de taper dans la barre de recherche « agence professionnelle voyages d’affaires », il faut être au clair sur les besoins, les habitudes et les attentes de vos collaborateurs ayant le profil de voyageurs d’affaires : fréquence de voyage, destination, fournisseurs, besoins particuliers ... En effet, plusieurs de vos collaborateurs seront amenés à faire appel au service de l’agence de voyages d’affaires pour leurs déplacements professionnels, qu’il s’agisse de voyageurs fréquents ou occasionnels.
La deuxième étape est bien sûr de concevoir une politique de voyages d’entreprise qui vous est propre : conditions d’organisation et déroulement des voyages d’affaires, dans cette politique doit aussi être précisé les modalités de remboursement des frais avancés, les frais qui sont identifiés comme des dépenses de déplacements professionnels. La politique voyages d’entreprise vise à certes contrôler les coûts et budget alloué mais aussi de veiller à la sécurité et au confort des voyageurs d’affaires de votre entreprise.
Bon à savoir
En accordant votre confiance à la bonne solution de gestion de voyages d’affaires qui s'occupera d'organiser vos déplacements de A à Z, toutefois, vous réaliserez vite des économies d’échelle importantes et gagnerez à la fois en efficacité et en mobilité !
Bon à savoir
Bon à savoir
En effet, il faut revenir à ce qu'est un déplacement professionnel : une phase de pré-acheminement vers un lieu de transport comme une gare ou l'aéroport - de facto, des imprévus peuvent s'immiscer à chaque étape de votre trajet - que ce soit un retard dû au voyageur d'affaires ou un retard d'une compagnie aérienne ou ferroviaires, tout cela peut mettre en danger la bonne réalisation de la mission de votre collaborateur. Renseignez-vous attentivement sur les solutions mises à la disposition des clients pour signaler un problème, et sur les ressources dont dispose l’agence pour résoudre ce problème rapidement, à distance et sans risque.
Au-delà de la simple réservation du voyage d’affaires, un professionnel fiable doit être en mesure de faire face à l’imprévu et de trouver par exemple un hôtel de dernière minute, un avion de remplacement, etc… Pour cela, privilégiez une agence qui soit flexible au maximum : possibilité de modifier les billets jusqu'à la dernière minute, intégration complète du parcours voyageur de son départ à son arrivée avec envoi des titres de transport, gestion des annulations ...
Le choix des prestataires doit évidemment prendre en compte de la politique de voyages de votre entreprise.
Rayonnement géographique
Toutes les entreprises ne sont pas exposées aux mêmes secteurs géographiques.
Une start-up innovante peut ainsi avoir besoin d’envoyer régulièrement ses représentants, ingénieurs et commerciaux en Amérique du Nord, tandis qu’un spécialiste de l’import-export devra par exemple avoir ses entrées en Asie du sud-est, en Europe de l’est ou encore au Maghreb.
De la même manière, une agence ne vous proposera pas nécessairement le même niveau de qualité pour l’organisation d’un voyage professionnel à l'étranger.
Cela s’explique notamment par le fait que ce professionnel dispose de relais, de partenaires et d’une expertise qui peuvent varier de façon considérable d’un pays à un autre.
Choisissez donc avec soin votre prestataire en fonction du secteur de prédilection de vos commerciaux !
Bon à savoir
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