Les grands principes de la carte logée
La carte logée (ou compte logé) est donc une carte de paiement virtuelle émise au nom de l'entreprise pour les dépenses de mobilité. Il s'agit en réalité d'une relation triangulaire entre la société, les agences de voyages et la société émettrice de la la carte.
Elle est très différente d'une carte de paiement classique, il s’agit plutôt d’un numéro de compte implanté dans une agence de voyages pour une société.
1- Concrètement, comment fonctionne une carte logée ?
La carte logée est une solution de paiement centralisée au sein d'une entreprise qui lie à la fois l'entreprise, le prestataire de voyage, mais aussi un intermédiaire bancaire, émetteur de cette carte virtuelle.
Dans les faits c'est un petit moins compliqué que ce qu'il n'y parait :
Lorsqu'un collaborateur prépare son voyage et souhaite effectuer une réservation pour un déplacement professionnel, il doit faire sa réservation auprès de l'agence de voyage ou dans le système d'information intégré de sa société.
L'agence de voyage émet alors une demande de paiement auprès de l'intermédiaire émetteur de la carte logée. Une fois le paiement reçu l'agence de voyage envoie une confirmation de réservation au collaborateur.
L'entreprise du collaborateur reçoit ensuite un relevé de facturation unique de la part de l'intermédiaire pour l'ensemble des demandes traités par ses fournisseurs (agences de voyages, compagnies aériennes...).
2- Quelles sont les dépenses de voyage concernées ?
En principe, la carte logée permet de régler toutes les dépenses liées aux voyages d'affaire. Il peut s'agir :
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des frais de transport (aériens ou ferroviaires)
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d'hébergement
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de locations de voitures
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de restauration dans certains cas
Cette carte virtuelle permet avant tout de régler les achats anticipés en amont du déplacement professionnel. Le maître mot est donc l'anticipation !
Qui sont les émetteurs de carte logée ?
Il n'existe actuellement que quelques grands acteurs émetteurs de carte logée en France qui offrent une proposition globale:
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Airplus
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American Express avec le Business travel Account
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Citi
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HSBC
Et d'autres acteurs avec une proposition en Europe
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BNP PARIBAS
- Société Générale
Les solutions Cartes Logées sont émises sur les réseaux UATP (AirPlus), Amex, Visa ou Mastercard qui ont développé les intégrations avec les prestataires de voyages.
Ces intermédiaires se rémunèrent sur des commissions (interchange pour les modèles 4 coins et taux marchant pour les modèles 3 coins) avec un taux publié. Ce coût est neutre pour l'entreprise.
Les négociations sur les voyagent se font entre le client corporate et le prestataire de voyage.
Quels sont les avantages de la carte logée / compte logé ?
Ces solutions virtuelles ont de nombreux avantages pour les entreprises pour contrôler les dépenses, éviter les fraudes, améliorer le confort des voyageurs professionnels...
1- Une plus grande maitrise du budget mobilité dans l'entreprise
L'utilisation de la carte logée adossée aux plateformes de réservation intégrée dans l'entreprise permet d'anticiper les dépenses de mobilité, de profiter des meilleurs tarifs auprès des fournisseurs et surtout d'avoir une vision globale de l'ensemble des frais des collaborateurs de la société. C'est un outil de simplification de gestion des dépenses de voyage.
Cette vision consolidée des frais de déplacement permet également de mieux choisir ses fournisseurs et de négocier de meilleurs tarifs pour l'entreprise.
2- Des paiements simplifiés
Le principe de la carte logée / compte logé repose sur une facturation unique réunissant l'ensemble des dépenses réalisées dans le mois par les collaborateurs. Elle permet aux entreprises de limiter le nombre de factures et de prestataires à régler chaque mois.
C'est un outil de simplification de la gestion administrative des dépenses de voyage grâce à des factures dématérialisées, aux réservations automatiques. Les solutions proposées par les intermédiaires proposant ces cartes virtuelles permettent également d'intégrer directement ces dépenses dans les outils de gestion internes des entreprises.
Ces cartes permettent également de réduire le nombre de notes de frais liées aux voyages d'affaire, aux frais "imprévus" ou aux frais de bouche durant le voyage.
Enfin, la facturation différée à 28 voire 40 jours selon les offres offre une souplesse de trésorerie appréciable pour les entreprises.
3- Lutte contre la fraude
La carte logée est un moyen efficace pour lutter contre la fraude aux cartes de paiement. Cette carte virtuelle unique ne fonctionne en effet qu'au sein d'un réseau de paiement spécifique (les prestataires de voyage) et ne permet pas de réaliser des opérations en dehors de ce réseau.
Elle permet également un contrôle renforcé de l'entreprise sur les dépenses de ses collaborateurs. Chaque demande de réservation s'effectue via l'outil de réservation interne, et permet de limiter les utilisations "indélicates" de la part des salariés.
4- Du confort en plus pour les voyageurs
Si l'entreprise trouve son compte dans l'utilisation des cartes virtuelles logées, les voyageurs ne sont pas non plus en reste.
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La carte logée permet de ne pas faire de notes de frais (et donc pas d'avance de frais) pour les réservations de déplacements et d'hébergement qui peuvent être rapidement pénalisantes pour la trésorerie personnelle des salariés
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Elle permet de limiter le stress du à l'organisation des voyages avec la confirmation immédiate des réservations et la planification en amont des voyages
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Grâce aux avantages et prestations négociés par les sociétés émettrices de cartes logées et une meilleure gestion des fournisseurs, les voyageurs gagnent en confort lors de leurs déplacements professionnels.
Les contraintes de la carte logée
La carte logée est une solution intéressante pour les grands voyageurs et les travel managers car ,on vient de le voir, elle permet de fluidifier le process de réservation des voyages.
Pourtant elle n'est pas sans contraintes :
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L'utilisation des cartes logées nécessite la mise en place d'une politique de gestion des frais de déplacements voire la mise en place d'une plateforme de réservation.
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Le contrats mis en place entre le prestataire de cartes logées et les agences de voyage peut limiter le choix des prestataires ou empêcher de faire jouer la concurrence.
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L'anticipation est un élément central des bénéfices de la carte logée. Or les voyageurs d'affaires le savent pertinemment, l'imprévisible est toujours au rendez-vous : annulations, rendez-vous de dernière minute, saturation des capacités d'hébergement, ...
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Les dépenses de bouche pendant le déplacement sont rarement anticipables et nécessitent quand même le recours aux notes de frais.
Quelles différences entre une carte logée et une carte corporate ?
Pour rappel, une carte corporate est une carte de paiement virtuelle ou physique mise à disposition d'un salarié par son employeur afin de régler les dépenses professionnelles liées à son activité et à ses déplacements professionnels.
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Elles permettent aux salariés de ne pas avancer d'argent. Certaines solutions comme celle proposée par Mooncard permettent également de ne pas avoir à réaliser de notes de frais et d'intégrer automatiquement ces dépenses dans la comptabilité de l'entreprise, sans ressaisie.
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Tout comme la carte logée, la carte corporate permet donc de régler les frais de mobilité.
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Cartes Logée et cartes corporate disposent des mêmes garanties d'assurance et protection des achats et voyageurs
Ce qui les différencie :
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Contrairement à la carte logée, la carte corporate est une "vraie" carte de paiement, et peut donc être utilisée pour tous les types de dépenses durant le voyage, y compris pour des retraits d'argent liquide.
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La carte corporate est nominative. Les salariés peuvent avoir différents niveaux d'autorisations de dépense (montant, type de dépenses, lieux, jours)
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L'utilisation d'une carte corporate ne nécessite pas d'organisation administrative particulière au sein de la société, et peut fonctionner hors plateforme de réservation centralisée.
Quelle place pour la carte logée dans la PVE d'une entreprise ?
La politique de voyage en entreprise (PVE) constitue l'ensemble des règles pour cadrer les habitudes de voyage, anticiper les coûts de déplacement dans une entreprise.
A ce titre la réflexion sur la mise en place d'un système de réservation centralisé et de l'utilisation d'une carte logée prend tout son sens. Il est important de faire un diagnostic précis et complet et besoins et usages au sein de votre organisation.
La carte logée est-elle la solution adaptée à votre activité ? à vos usages en termes de RSE ? Votre structure est-elle adaptée aux systèmes de centralisation ? Faut-il engager des restructurations dans la gestion des dépenses ?
Si vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place d'une PVE efficace et innovante, Mooncard vous propose de télécharger son livre blanc PVE.
Découvrez également la carte logée Mooncard pour la gestion de vos dépenses de voyages.
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