Frais professionnels : comment choisir sa carte entreprise ?

La carte d’entreprise, la carte maîtresse de vos frais professionnels

Différentes options s'offrent aux entreprises pour gérer leurs frais professionnels.

Il est possible d'utiliser sa carte bancaire personnelle, puis de réaliser des notes de frais pour se faire rembourser les frais avancés.

Cependant, en optant pour une carte affaires, vous différenciez votre compte personnel de votre compte professionnel. Lors de l’utilisation de votre carte professionnelle, vous ne touchez plus à votre compte personnel, tout est géré sur le compte dédié à l’entreprise.

Cela vous évite l’avance de frais, parfois importants, la longue attente que peut entraîner le remboursement d’une note de frais ou encore la perte d’un justificatif qui vous empêche ce remboursement.

Dans le tarif, de nombreux services sont affiliés à votre carte de paiement d’entreprise. Des services d’assistance et d’assurance peuvent être compris avec votre carte bancaire professionnelle.

Les caractéristiques entre une carte professionnelle et une carte personnelle restent globalement les mêmes, mais les services changent et peuvent représenter une réelle plus-value pour votre entreprise.

Les cartes de paiement professionnelles

Les cartes corporate de paiement professionnelles sont destinées à être distribuées à tous les salariés – ou indépendants en portage salarial – effectuant des dépenses professionnelles. Il peut s'agir par exemple :

• Des frais de repas ;
• Des frais de transport et de déplacement ;
• Des frais d'hébergement lors de missions réalisées à l'extérieur de l'entreprise et pour des périodes de plus de 24 heures ;
• Des frais de double résidence occasionnés par la nécessité de se rendre dans un lieu de travail très éloigné de la résidence principale du salarié ;
• Des frais de télétravail avancés par des salariés devant exercer leur activité depuis chez eux ;
• De certains frais de déménagement lorsque le motif du changement de domicile est professionnel...

Les cartes affaires proposées sur le marché se différencient en fonction des tarifs et des options qu’elles proposent.

Les banques proposent souvent leurs propres cartes professionnelles. Les plafonds de dépense mensuels sont généralement prédéfinis par la banque en fonction de la carte choisie. Il vous sera toujours possible de modifier le seuil du plafond après que vous vous soyez entretenu avec votre banque.

Toutefois, faites bien attention, il n'est souvent pas possible de surveiller vos dépenses professionnelles en temps réel, ni de résilier votre carte affaires immédiatement. Il vous faudra donc anticiper ce délai si vous souhaitez y mettre un terme.

D'autres cartes corporate permettent d'avoir accès à des fonctionnalités supplémentaires, comme un paramétrage précis et sur-mesure des différentes cartes collaborateurs en fonction de vos besoins, un suivi en temps réel des dépenses ou encore l'automatisation des notes de frais.

Quels critères prendre en compte pour le choix de sa carte ?

Les cartes de paiement professionnelles peuvent présenter de nombreux avantages pour les entreprises, gain de temps, gestion de la trésorerie, comptabilité facilitée...

Ces avantages diffèrent selon les cartes et services proposés. C'est pourquoi il est important d'étudier attentivement les différentes cartes pour en trouver une correspondant à vos besoins. 

Parmi ces avantages, se trouvent souvent :

• Une simplicité d’utilisation : accessible partout, elle fonctionne comme une carte de paiement classique ; 
• Un service client disponible 24 h/24 ; 
• Une meilleure gestion de la trésorerie ; 
• Une meilleure gestion de votre comptabilité grâce à la visualisation des dépenses professionnelles en temps réel : vos collaborateurs ont alors plus d’autonomie vis-à-vis des frais professionnels ; 
• Des droits aux services affiliés à la carte ; 
• Des accès à des réductions liées à la carte de paiement professionnelle ; 
• Le travail du service financier/comptable est simplifié ; 
• Le moyen idéal pour automatiser le processus de gestion de notes de frais.

Elles viennent débiter un même compte et peuvent faire l’objet d’un relevé unique, ce qui peut permettre à l’entreprise d’avoir une meilleure visibilité sur ses dépenses.

Débit immédiat ou différé : quels sont les délais de paiement ?

Vous pouvez déterminer le type de carte d’entreprise qu’il vous faut en fonction du délai de paiement voulu :

• Soit à débit immédiat, ce qui signifie que le compte associé est débité dès que la banque a pris connaissance du retrait ou du paiement, autrement dit dans les deux à trois jours maximum ; 
• Soit à débit différé, ce qui signifie que l'ensemble des paiements du mois est débité le dernier jour du mois. 

Dans le cas d’un débit différé, vous gagnez en trésorerie grâce au délai entre le paiement et le débit du compte. C’est du temps gagné pour assurer une meilleure gestion des notes de frais.

Gardez le contrôle de vos dépenses professionnelles !

Choisissez la carte dont le plafond de dépenses correspond aux exigences de votre entreprise, vous garderez ainsi un meilleur contrôle des dépenses engagées et éviterez par la suite de mauvaises surprises.

Quelles sont les dépenses professionnelles autorisées et sous quelles conditions ?

Pour les cartes bancaires d’entreprise, sauf restriction de votre part, toutes les dépenses professionnelles sont acceptées.

Les cartes bancaires professionnelles présentent souvent un encadrement strict afin de limiter l’utilisation abusive des collaborateurs :

• Le retrait d’espèces est bloqué ; 
• Vous définissez un plafond d’utilisation par titulaire et par service ; 
• Vous limitez l’utilisation en fonction des horaires et des zones géographiques. 

Le non-respect ou l’utilisation abusive par un salarié des conditions d’utilisation de la carte de crédit de l’entreprise prévues dans son contrat de travail peut justifier son licenciement.

Différents panels de cartes existent. Si vos besoins sont très spécifiques, il peut être judicieux d'avoir des cartes liées à ce besoin, qui seront donc plus adaptées. Par exemple, il existe des cartes carburants qui permettent de gérer uniquement les dépenses liées à la mobilité.

Carte corporate et voyages d'affaires

Comme il est possible de restreindre l’utilisation de la carte de paiement professionnelle à certains secteurs d’activités, il est possible d’étendre son utilisation à certaines zones géographiques, dans le cas où vos collaborateurs voyagent à l’étranger, par exemple.

Selon votre choix, vous pouvez opter pour une carte bancaire internationale et vous serez alors couverts à l’étranger.

De plus, vous disposerez de services d’assistance pratiques, juridiques et médicales qui pourront vous dépanner en cas de situation imprévue.

Vous n’êtes couvert par l’assurance associée à la carte bancaire professionnelle que dans le cas où votre voyage a été réglé avec cette carte.

Quel prix pour quelle carte d'entreprise ?

• La carte cashback 
• Les avantages en nature