Planifiez tous vos déplacements professionnels avec soin
Quels sont les voyages à organiser en priorité dans l’intérêt de l’entreprise ? Quels sont les collaborateurs clés à impliquer pour la réussite d’une mission réalisée à l’extérieur ? Une bonne gestion des déplacements professionnels commence par un effort de planification à tous les niveaux.
Dans les plus grandes entreprises, deux interlocuteurs jouent un rôle central et apportent les solutions pour optimiser les frais de voyage :
- Le Travel Manager a pour principale fonction d’assurer la gestion globale des déplacements et voyages pro au sein de l’entreprise. Il supervise le calendrier de ces missions et assure souvent le respect d’un double impératif : l’application de la politique voyage de l’entreprise et la réduction des coûts. Il ne s’agit bien sûr pas de limiter le remboursement des notes de frais, mais de rationaliser l’organisation des voyages professionnels pour en limiter l’impact budgétaire.
- Le service voyage de l’entreprise est en charge des modalités plus pratiques, comme la gestion des réservations pour tous les voyages d’affaires des collaborateurs en déplacement.
Dans les entreprises de plus petite taille, ces tâches sont en général assumées par le responsable des ressources humaines ou le service comptabilité. De ce fait, elles peuvent vite représenter une charge de travail supplémentaire et difficile à gérer.
Politique voyage de l’entreprise : de quoi s’agit-il ?
La politique voyage entreprise est un pilier fondamental de la gestion de vos déplacements professionnels. Elle fixe le cadre général relatif à la planification des voyages d’affaires, à leur réservation, aux modalités de transport à privilégier et au remboursement des notes de frais de déplacement. Une politique voyage claire contribuera grandement à l’information et la sérénité des différents collaborateurs.
Pour rappel, les règles relatives à un déplacement professionnel et au Code du travail précisent que le salarié est en droit de refuser la mission si les conditions de remboursement de ses frais kilométriques par l'employeur ne sont pas déterminées.
Centralisez l’ensemble des réservations auprès d’un interlocuteur unique
Pour la gestion et la réservation de chaque déplacement professionnel, 95 % des petites et moyennes entreprises font déjà appel à une agence de voyages spécialisée. Il s’agit en effet de la solution la plus simple et la plus pratique pour organiser les modalités pratiques d’un voyage d’affaires tout en optimisant leur coût pour l’entreprise :
- réservation d’un billet de train ou d’avion ;
- recherche du meilleur tarif auprès de différents prestataires ;
- réservation d’une nuitée d’hôtel...
La solution d’une agence de voyages professionnelle apporte aux entreprises et à leurs collaborateurs de nombreux avantages :
- une véritable qualité de conseil quant à l’organisation pratique du trajet pour les différents voyageurs, ou encore la définition du meilleur trajet ;
- une expertise bienvenue pour la réservation des voyages d’affaires les plus complexes, notamment à l’international et avec plusieurs étapes ou escales ;
- des économies budgétaires grâce aux tarifs privilégiés obtenus par l’agence auprès de différents opérateurs.
Dans certains cas, ce professionnel peut même mettre à la disposition de l’entreprise cliente une plateforme de réservation dédiée.
Gardez à l’esprit que l’agence va prélever une commission en contrepartie de la solution proposée.
Bon à savoir
Miles avion : qui en profite après un voyage d’affaires ?
De nombreuses compagnies aériennes proposent à leurs clients de gagner des miles avion avec chaque réservation de voyage. En théorie, ces miles ouvrant droit à des avantages ou déplacements gratuits sont la propriété de l’entreprise cliente. En pratique, la plupart des employeurs laissent leurs collaborateurs dépenser ces miles à titre personnel, en compensation des contraintes liées à leurs voyages pro.
Rationaliser le suivi des notes de frais et le remboursement des dépenses
Les règles en matière de déplacement professionnel et obligations de l’employeur sont claires. L’entreprise est tenue de rembourser les frais et dépenses du salarié dans le cadre de son voyage pour motif professionnel.
Pour obtenir leur indemnisation, les collaborateurs en déplacement doivent conserver un justificatif de l’ensemble de leurs dépenses, et établir des notes de frais à l’attention du service RH ou comptabilité. Les dépenses remboursables incluent :
- les frais de transport (dont une indemnité kilométrique si le salarié a utilisé son véhicule personnel pour effectuer le voyage) ;
- les frais de repas ;
- les frais d’hébergement.
L’utilisation d’un logiciel performant ou d’une plateforme web est recommandée pour assurer un suivi efficient des demandes de remboursement suite à un voyage professionnel.
Une autre solution est la distribution aux collaborateurs de cartes de paiement pré-créditées par l’employeur : cela permet à chaque salarié de régler ses dépenses professionnelles, sans avoir à avancer lui-même des frais, puis à réclamer un remboursement.
Bon à savoir
Connaissez-vous le self-booking ?
Le self-booking est une pratique consistant, pour les collaborateurs, à effectuer eux-mêmes la réservation de leurs déplacements professionnels. Ils se rendent directement sur une plateforme web de self-booking (« self-booking tool » ou SBT) et choisissent eux-mêmes leurs billets, leur mode de transport ou leur hôtel.
Ce mode de réservation, s’il est autorisé par la politique voyage de l’entreprise, peut être apprécié par les salariés souhaitant voyager selon leurs propres préférences. Il peut toutefois entraîner une perte de productivité des collaborateurs souvent en déplacement et devant multiplier les démarches.