Contrôle fiscal et frais kilométrique : tout savoir

Pourquoi un contrôle fiscal des frais kilométriques ?

Lors du déplacement d'un inspecteur des impôts sur le site d'une entreprise, le premier thème du contrôle porte bien souvent sur le remboursement des indemnités kilométriques. La raison est relativement simple : cette catégorie de frais professionnels fait trop souvent l'objet d'un suivi défaillant et peu rigoureux.

Le remboursement des frais de déplacement engagés personnellement par le salarié n'est pas imposable. En contrepartie, chaque trajet doit faire l'objet d'un justificatif de frais kilométriques en bonne et due forme. Or, certaines pratiques peuvent mettre l'entreprise en tort vis-à-vis de l'administration des impôts, avec notamment la déclaration :

• d'une distance approximative et un peu « au hasard » ;
• d'un nombre de kilomètres estimé en fonction du bénéfice de l'entreprise ;
• de la distance totale parcourue sur l'année sans aucun détail.

Pour rappel, un salarié peut bénéficier du barème des frais kilométriques dans deux situations :

• pour l'utilisation de son véhicule personnel lors d'un déplacement professionnel ponctuel, par exemple dans le cadre de la réalisation d'une mission ;
• pour les trajets quotidiens entre le domicile et le travail si ce salarié a choisi une imposition sur le revenu aux frais réels – et a renoncé ainsi à la déduction forfaitaire de 10 %.

En 2024, une indemnité kilométrique vélo de 0,25 € par kilomètre est également prévue pour les salariés qui préféreraient utiliser leur cycle personnel pour se rendre au travail.

En quoi consiste un contrôle fiscal des indemnités kilométriques ?

Deux types de contrôles fiscaux peuvent être organisés par l'administration des impôts. Dans chacun des cas, votre entreprise est exposée au contrôle du remboursement des frais kilométriques par l'employeur.

• Le contrôle fiscal « sur place », comme son nom l'indique, est réalisé directement dans les locaux de l'entreprise. Il consiste le plus souvent en une série de déplacements de l'inspecteur des impôts, la première visite étant rarement annoncée. Les différents déplacements du contrôleur peuvent s'étaler sur une période maximale de trois mois, au-delà de laquelle le contrôle fiscal serait frappé de nullité. Il est toutefois possible de prolonger la vérification au-delà de cette durée si la comptabilité de l'entreprise n'est pas entièrement numérisée.

• Le contrôle fiscal « sur pièces » est réalisé à distance, et n'est pas assorti d'une durée maximale. L'administration va contacter l'entreprise et réclamer la mise à disposition d'un certain nombre de pièces justificatives et documents de comptabilité.

Les sanctions liées à un contrôle peuvent s'avérer dissuasives. Si la vérification révèle une erreur de bonne foi de l'employeur, le redressement fiscal devrait se limiter au remboursement des impôts non acquittés, majorés des intérêts de retard. Si l'administration suspecte une volonté frauduleuse, en revanche, les pénalités peuvent atteindre 80 à 100 % !

Frais kilométriques : comment se mettre en conformité ?

Pour éviter un redressement douloureux des frais de carburant et indemnités kilométriques, une entreprise doit se donner les moyens de justifier chaque déplacement ayant donné lieu à remboursement, via des notes de frais ou un autre justificatif. Le trajet réalisé par un salarié doit donner lieu à un récapitulatif indiquant notamment :

• le motif du déplacement ;
• le lieu de départ et de destination ;
• la date du déplacement ;
• la distance totale parcourue ;le véhicule utilisé – devant appartenir au salarié lui-même ou à son conjoint.

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