Frais kilométrique d'une association : ce qu'il faut savoir

Barème des frais kilométriques : de quoi s’agit-il ?

De nombreuses associations loi 1901 n’ont pas les moyens d’acquérir des véhicules et de les mettre à disposition de leurs salariés et bénévoles pour chaque déplacement. Ces derniers doivent donc souvent compter sur leur propre moyen de locomotion pour leurs déplacements et pour mener à bien leur activité au service de cet organisme. Or l’utilisation d’un véhicule personnel, dans le cadre d’un service bénévole ou rémunéré, engendre nécessairement des frais, dus par exemple :

• Aux frais de carburant et indemnités kilométriques ;
• À une dépréciation de la valeur du véhicule en raison de son usage plus intensif ;
• Aux frais de réparation et d’entretien du véhicule ;
• À l’assurance auto souscrite par le propriétaire...

Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur – ici une association – est donc une obligation. Les salariés, tout comme les travailleurs bénévoles, doivent être dédommagés à hauteur des dépenses engagées pour chaque déplacement dans le cadre de leur activité.

Pour faciliter le calcul du montant du remboursement, un barème des indemnités kilométriques est fixé et mis à jour régulièrement par l’administration fiscale. Il a pour objet de définir un montant forfaitaire à rembourser au salarié ou au bénévole en fonction :

• De la distance parcourue ;
• De la puissance fiscale du véhicule.

Ce montant tient lieu de dédommagement à la fois pour le carburant, l’entretien et l’assurance. Les frais engagés par le membre de l’association pour un péage autoroutier ou une place de stationnement, en revanche, sont distincts et peuvent s’ajouter au remboursement. Ils doivent faire l’objet de notes de frais pour que le salarié ou le bénévole se fasse rembourser et que l’association reste transparente auprès de l’administration fiscale.

Qui peut bénéficier des frais kilométriques dans une association ?

Toute personne utilisant son véhicule personnel pour les besoins de son activité associative peut bénéficier d’un remboursement des frais engagés. Cela inclut à la fois :

• Les salariés de droit privé employés par l’association ;
• Les bénévoles, c’est-à-dire les personnes participant à l’animation et au fonctionnement de l’association sans aucune contrepartie financière ou en nature.

L’association a la responsabilité de s’assurer que le bénéficiaire est bien en règle quand il effectue un déplacement dans le cadre de son activité, en vérifiant :

• La validité du permis de conduire ;
• L’assurance du véhicule personnel ;
• La date du dernier contrôle technique.

Beaucoup d’associations souscrivent, par ailleurs, une extension de garantie pour leur assurance en responsabilité civile, afin de couvrir les trajets réalisés, pour leur compte, par les salariés ou bénévoles.

Quel est le montant des frais kilométriques dans une association ?

Le barème applicable pour une association loi 1901 est le même que pour une entreprise classique. Il vaut, par ailleurs, à la fois pour les bénévoles et les salariés. La seule différence est que les bénévoles peuvent renoncer, par écrit, à cet avantage pour lui préférer une réduction d’impôt, avec un barème distinct (voir ci-dessous).

Différents barèmes existent en fonction du type de véhicule utilisé.

Voitures thermiques et électriques

Concernant les voitures, les valeurs suivantes s’appliquent en 2024 pour la déclaration des revenus de 2023 :

Un bénévole ayant parcouru 3 000 kilomètres à bord de son véhicule personnel de 5 CV au cours de l’année pourra donc être remboursé par l’association à hauteur de : 3 000 x 0,636 = 1 908 €.

Deux-roues

Les motos et les scooters de moins de 50 cm³ bénéficient du barème suivant en 2023 pour la déclaration des revenus de 2022 :

Dépenses et activité associative : quels autres modes de remboursement ?

Deux autres possibilités s’offrent aux membres d’associations souhaitant obtenir le remboursement de leurs frais auprès de l’association.

Indemnités sur la base des frais réellement engagés via une note de frais

Un salarié ou bénévole peut souhaiter être indemnisé sur la base de ses dépenses réelles pour le compte de l’association, plutôt que sur celle d’un forfait kilométrique. Il lui appartient, dans ce cas, de conserver scrupuleusement l’ensemble des justificatifs utiles, dont les tickets d’essence, les factures d’entretien ou encore le contrat d’assurance auto afin de remplir une note de frais en bonne et due forme.

Ces différents justificatifs pourront être exigés en cas de contrôle fiscal des frais kilométriques remboursés. En effet, l’administration fiscale demande à garder chaque note de frais et justificatif pendant 7 ans au moins, si ceux-ci sont conservés informatiquement. 

Réduction d’impôt – uniquement pour les bénévoles

Les personnes participant à la vie de l’association sans aucune contrepartie financière ont le choix. Au lieu de demander l’application du barème kilométrique classique, elles peuvent bénéficier d’une réduction d’impôt : dans ce cadre, les dépenses engagées seront considérées comme un don en faveur de l’association, ouvrant droit à un avantage fiscal.

Le montant de la réduction d’impôt atteint :

• 66 % des frais kilométriques engagés dans le cas d’une association reconnue d’utilité publique ;
• Jusqu’à 75 % des frais kilométriques engagés dans le cas spécifique d’une association d’aide aux personnes en difficulté fournissant des repas, un hébergement ou des soins.

Ces frais kilométriques ne sont pas calculés selon les barèmes présentés plus haut. Ils font l’objet d’un calcul spécifique, à raison de :

• 0,32 € par kilomètre parcouru par le bénévole avec sa voiture ;
• 0,124 € par kilomètre parcouru dans le cas d’un deux-roues motorisé.

À titre d’exemple, un bénévole donnant son temps à une association reconnue d’utilité publique a roulé 1 000 kilomètres dans l’année avec son véhicule personnel. Ses notes de frais kilométriques s’élèvent donc à 1 000 x 0,32 = 320 €. Il pourra déduire, dans sa déclaration d‘impôt sur le revenu, 66 % de cette somme, soit 211,20 € rien que pour ses déplacements.

Pour bénéficier de ce dispositif, un bénévole doit remplir plusieurs conditions :

• Il doit consigner par écrit son refus de bénéficier du remboursement de ses indemnités kilométriques, et remettre cet écrit à l’association ;
• Il est rendu destinataire par l’administration de l’association d’un reçu fiscal attestant de la réalité du don. Ce reçu doit être rédigé selon le formalisme du modèle Cerfa 11580*04.

Comment justifier les notes de frais kilométriques en association ?

Un justificatif de frais kilométriques peut se résumer à une note de frais indiquant :

• Le motif du trajet ;
• La distance parcourue exprimée en kilomètres, et correspondant au trajet le plus court entre le lieu de départ et le lieu de destination ;
• La date du trajet ;
• La puissance fiscale du véhicule utilisé.

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La carte Mooncard Mobility permet à l’ensemble des salariés et bénévoles d’une association loi 1901 de ne plus avancer les frais de déplacement sur leurs deniers personnels. Le trésorier de l’association peut facilement gérer et alimenter les comptes des bénévoles pour leur permettre de mener à bien leurs missions et ainsi éviter d’ajouter le traitement de notes de frais. N’hésitez pas à réserver une démo dès maintenant.

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