C’est un fait, 90% des employés avancent des frais avec leur carte personnelle dans la peur de ne jamais être remboursés. Une véritable problématique pour vos employés comme pour vous, sans oublier l’équipe comptable qui doit tout comptabiliser. Les technologies avancent rapidement et des solutions apparaissent grâce au numérique pour faciliter la gestion des notes de frais.
Découvrez ces solutions innovantes qui feront gagner du temps, de la productivité et de l'argent à votre entreprise.
Les notes de frais : une perte de temps conséquente
C’est le pourcentage des salariés qui avouent avoir déjà oublié de demander un reçu lors de leurs dépenses professionnelles. S'en suit alors des processus longs et fastidieux pour réussir à se faire rembourser, puisqu'une dépense non justifiée n'est normalement pas remboursable par l'entreprise.
Autant de temps et d’argent perdus qu'un collaborateur aurait pu investir dans des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Un reçu numérisé en quelques secondes fait en moyenne gagner 20 minutes à vos collaborateurs.
Combien coûte une note de frais à votre entreprise ?
Selon une étude de la fondation GBTA (Global Business Travel Association), le coût du traitement d’une note de frais s’élève à …
53€
Vous pouvez donc facilement imaginer la somme perdue que cela représente à la fin du mois pour votre entreprise si plusieurs de vos collaborateurs sont régulièrement amenés à réaliser des dépenses professionnelles.
« Les notes de frais représentent aujourd’hui 7% du budget de l'entreprise. »
Saisir ses notes de frais sur Excel : une méthode obsolète
Un tableur, des colonnes, des lignes, des feuilles de calculs et des suites de chiffres interminables : voilà à quoi se résume la gestion des frais sous Excel dans la plupart des PMEs.
En plus, de prendre beaucoup de temps, la saisie des notes de frais sur Excel ne permet pas d'éviter les erreurs. Ainsi, il suffit d'une faute de frappe pour que le montant de la dépense soit erroné. Plusieurs allers-retours avec la comptabilité seront ensuite nécessaires pour corriger cette erreur, ce qui peut représenter une perte de temps considérable.
La gestion sur Excel peut également faire perdre directement de l'argent à l'entreprise : par exemple si un montant de TVA récupérable est mal renseigné, il ne sera pas récupéré par l'entreprise par la suite.
Finalement, Excel ne permet pas l'ajout de pièces jointes directement sur la note de frais. Il faudra donc faire parvenir à la comptabilité une pochette ou un document avec tous les justificatifs numérotés (et agrafés s'ils ne sont pas dématérialisés) ce qui, encore une fois, fait perdre du temps à vos collaborateurs.
Avec ces méthodes obsolètes et peu efficaces, vous perdez donc du temps et de l'argent. Des solutions de gestion innovantes, supportées par les nouvelles technologies, peuvent apporter de meilleures réponses à vos besoins et à ceux de vos équipes.
Les solutions de gestion dernière génération
Les avantages de la digitalisation de la note de frais
1. Gagnez du temps
La numérisation et l'automatisation des notes de frais permet de réduire leur coût de 65%, et de gagner du temps en réduisant de 79% le temps passé à la saisie et sur les procédures administratives.
2. Gagnez en productivité
Grâce à une procédure d’automatisation, la gestion des notes de frais est plus rapide et les salariés sont remboursés en temps et en heure. Fini le stress de la note de frais jamais remboursée !
En diminuant le stress au travail vous augmentez le niveau de productivité au sein de votre entreprise.
3. Gardez le contrôle
En numérisant tous vos justificatifs, vous créez une base de données vous permettant d’avoir une vue globale des dépenses de vos collaborateurs.
Certaines solutions de paiement innovantes, comme Mooncard, permettent d'automatiser entièrement votre processus de gestion des dépenses professionnelles, depuis le paiement jusqu'à l'intégration comptable. Vous gardez le contrôle sur les dépenses de vos collaborateurs grâce à des cartes 100% paramétrables et gagnez en fiabilité puisque les informations de dépenses sont remplies automatiquement. Vous supprimez ainsi le risque lié à la ressaisie et vos collaborateurs et comptables ne perdent plus de temps !
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Quelques conseils pour changer la gestion de vos notes de frais
1. Traitez vos dépenses professionnelles pendant vos déplacements
Pourquoi attendre d’être rentré de votre voyage d’affaires pour gérer vos notes de frais ? Saisir vos notes de frais au fur et à mesure vous fera gagner plusieurs jours en fin de période.
Quel était le motif de la dépense ? Le nom des invités ? Notez directement sur votre justificatif les éléments qui vous seront nécessaires au moment de la saisie de la note de frais.
2. Les logiciels de gestion des notes de frais
Ces logiciels sont un premier pas vers la digitalisation de votre gestion des dépenses professionnelles. Ils vous permettent de dématérialiser vos justificatifs, les lier aux dépenses et de mettre en place des processus de validation sécurisés.
Cependant :
- Une grande partie des informations de dépense doivent encore être saisies manuellement et ne sont donc pas visibles en temps réel dans le logiciel.
- Les salariés continuent d’avancer l’argent avec leur carte de paiement personnelle.
3. Les cartes d’entreprises : la solution 3.0
Les cartes d’entreprises sont des cartes de dépenses professionnelles sécurisées.
Elles sont généralement reliées à des plateformes informatiques et vous permettent ainsi de profiter de plusieurs avantages :
- Activation/désactivation des cartes en quelques secondes.
- Visualisation des dépenses de l’entreprise en temps réel.
- Gestion des règles de fonctionnement personnalisées.
- Comptabilisation simplifiée, intégration des écritures comptables directement dans votre logiciel comptable.
4. Et si tout était géré à l’instant même où vous effectuez le paiement ?
Le paiement regorge d’informations. Pourquoi ne pas utiliser ces informations de dépense directement ?
C’est possible avec une solution regroupant les cartes entreprises avec un logiciel de comptabilité, comme Mooncard. Payez, prenez en photo votre justificatif, validez votre dépense, et tout est géré automatiquement !
Vos collaborateurs n'ont plus de notes de frais à réaliser et vos comptables n'ont plus à ressaisir les dépenses dans votre logiciel. Vous pouvez contrôler en temps réel toutes les dépenses réalisées par vous ou vos collaborateurs et les gérer à tout moment. Vos équipes gagnent du temps et votre entreprise de l'argent.
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Les points clés à retenir :
- 90% des salariés utilisent leur carte bancaire personnelle pour payer leurs notes de frais.
- L’utilisation d’Excel pour la gestion des notes de frais est répandue mais chronophage et fastidieuse si la saisie se fait manuellement.
- Des outils spécialisés existent : les logiciels de gestion des notes de frais et cartes d’entreprises faciliteront la gestion des dépenses professionnelles au sein de votre entreprise.
