Vous avez bientôt un contrôle de l'URSSAF, vous ne savez pas comment vous y préparer ? Pas de problème : voici notre guide pour vous aider à vous y préparer !
Un contrôle de l’URSSAF est rarement une bonne nouvelle car il est souvent annonciateur de pénalités liées au remboursement des frais professionnels. Cependant, si toutes vos dépenses professionnelles sont justifiées et bien comptabilisées vous n’avez rien à craindre, suivez les étapes :
Elles doivent toutes être intégrées dans une note de frais et accompagnées d’un justificatif original.
Une note de frais est un document qui précise le montant, le motif, le lieu, et la date de la dépense effectuée par le collaborateur.
Le justificatif est un ticket de caisse, ou une facture, portant la mention « payé » pour prouver que la dépense a bel et bien été effectuée.
Dès lors, si toutes vos dépenses et frais professionnels sont bien renseignés et justifiées, vous n’avez rien à craindre d’un contrôle de l’URSSAF.
Vous devez être particulièrement vigilant sur les dépenses d’entreprise effectuées et mettre en place des routines et de bonnes pratiques afin que les dépenses soient toutes parfaitement renseignées et justifiées.
Cela suppose une gestion rigoureuse de vos dépenses et une parfaite connaissance de ce que vous devez rembourser à vos collaborateurs.
Pour que les dépenses de déplacement soient remboursables, il faut que le lieu de destination se trouve à plus de 50km du domicile du salarié et que la durée du déplacement soit supérieure à 1h30 en transports en commun.
Les dépenses d’avion, de train, de location de véhicule, et d’essence sont à la charge de l’employeur.
Si le collaborateur se déplace avec sa propre voiture, il perçoit des indemnités kilométriques en fonction du type de véhicule utilisé. Elles comprennent l’amortissement du véhicule, le remplacement de certaines pièces (les pneus par exemple), l’assurance et les frais d’essence.
Ils sont soumis aux mêmes conditions que les frais de déplacement et sont également à la charge de l’employeur.
Notez bien que les frais de repas, comme les déjeuners clients, sont également à la charge de l’employeur.
Une partie des sommes dépensées par le collaborateur pour travailler depuis son domicile doivent être remboursées. Ainsi, l’entreprise doit rembourser une partie du loyer, du forfait internet ou du forfait mobile de l’employé, par exemple.
L’URSSAF autorise deux méthodes de remboursement des notes de frais.
Dans ce cas, vous remboursez à votre collaborateur la somme exacte payée par lui-même. Vous devez alors posséder tous les justificatifs des dépenses effectuées.
Dans ce cas, vous remboursez votre collaborateur selon un montant forfaitaire invariable défini par l’URSSAF.
Le barème de l’URSSAF est le suivant :
Pour les repas :
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Salarié contraint de prendre son repas sur le lieu de travail |
6,50€ |
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Salarié en déplacement contraint de prendre son repas au restaurant |
18,60€ |
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Salarié en déplacement non contraint de prendre son repas au restaurant |
9,10€ |
Le barème des indemnités kilométriques est également fixé par l’URSSAF. Il est détaillé sur leur site.
Si vous remboursez vos collaborateurs en « frais réels », vous devez être certain de posséder toutes les notes de frais et tous les justificatifs. Vous éviterez ainsi que ces dépenses et notes de frais ne fassent l’objet d’un redressement lors du contrôle de l’Urssaf.
Si vous utilisez le système du remboursement « au forfait », vous devez vous assurer que vos collaborateurs ne dépassent pas les montants fixés par l’URSSAF. Si c’est le cas, la somme dépassant le forfait doit être comptabilisée comme un « frais réel », faire l’objet d’une note de frais, et être accompagnée de son justificatif.
« Il est possible de mêler remboursement de « frais réels » et « au forfait », afin de profiter des avantages des deux systèmes ».
La comptabilisation des notes de frais est une étape aussi essentielle que chronophage au cours de laquelle le risque d’erreur peut s’avérer élevé.
Dès lors, fournir un modèle de note de frais standard à vos collaborateurs facilitera grandement la tâche de votre service comptable (modèle gratuit Excel avec TVA par exemple). Vous gagnerez du temps et réduirez le risque d’erreur.
L’enregistrement d’une note de frais correspond toujours à un débit dans un compte de charges de classe 6. Par exemple, les frais de transport correspondent au compte 6251 « Voyages et déplacements ».
Le remboursement à destination de vos collaborateurs doit quant à lui être saisi dans un compte 421 « Personnel et rémunérations dues ».
Une comptabilité rigoureuse est essentielle en cas de contrôle de l’URSSAF. Les contrôleurs ne manqueront pas de vous demander les justificatifs de dépenses. Avoir des comptes impeccables ne suffira pas : toutes les dépenses doivent être justifiées.
Qu’en est-il de la dématérialisation des notes de frais au regard du contrôle de l’URSSAF ?
Il est désormais possible de fournir des copies numérisées des justificatifs, si et seulement si, le justificatif a été numérisé dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original.
La possibilité de fournir à l’URSSAF des notes de frais digitalisées diminue grandement le risque de perte de ces justificatifs.
Points clés à retenir :