Les avantages de la note de frais dématérialisée

Les désavantages de la note de frais papier

Chaque pièce justificative de note de frais papier (reçu, facture…) se présente de manière très différente, que ce soit en taille, en couleur mais également dans l’organisation des informations (montant, date, identité de l’acheteur…).

La note de frais physique : un coût majeur pour les entreprises

Quel est le coût d’une note de frais physique pour votre entreprise ?

D’après plusieurs études, le traitement d’une seule note de frais revient à plus de 50€ si on prend en compte le temps passé :

• à saisir la note de frais
• à transmettre les documents entre les différents services de gestion de note de frais
• à contrôler les justificatifs et le respect de la politique de remboursement de l’entreprise
• et ensuite à échanger sur les erreurs et oublis éventuels.

Au-delà de l’aspect financier, vos collaborateurs peuvent perdre un temps précieux à remplir leurs notes de frais, qu’ils pourraient consacrer à des tâches plus productives pour l’entreprise.

A cela s’ajoute le temps passé par le service comptable, qui doit conserver les justificatifs papiers de chaque note de frais des collaborateurs, ce qui prend du temps et nécessite une place physique où les stocker, pas forcément facile à trouver.

Depuis le 22 mars 2017, la loi a codifié la dématérialisation des notes de frais et permet sous certaines conditions de conserver les justificatifs en version numérique.

Dans ce contexte législatif en pleine évolution et grâce aux avancées technologiques et à une transformation digitale rapides, vous pourrez dire au revoir à la saisie des notes de frais sur Excel.

Une note de frais papier sur 5 comporte des erreurs !

Les erreurs dans la gestion des notes de frais sont nombreuses et imprévisibles  :

• Fautes de frappes sur Excel
• Erreurs dans la codification de la dépense professionnelle
• Oublis de la TVA récupérable
• Justificatifs de notes de frais perdus ou oubliés

Dans ces conditions, rien d’étonnant à ce qu’une note de frais sur 5 comporte une ou plusieurs erreurs.

Lorsqu’une erreur est identifiée, Il faudra la corriger, en contactant le collaborateur concerné pour qu’il rectifie la faute retrouvée sur la note de frais.

Cependant, il faut savoir que cela risque de représenter une source de conflit dans l’entreprise car un collaborateur ne partage pas les mêmes priorités ou contraintes qu’un expert comptable. En effet, un ingénieur commercial ne comprend pas pourquoi on l’embête pour des oublis ou erreurs sur sa note de frais, qu’il considère souvent comme insignifiants, chronophages et pénibles.

Autant dire que le temps et l’argent perdu dans la gestion et la comptabilisation des notes de frais constituent une préoccupation réelle pour toutes les entreprises.

Ajoutons qu’une fois le traitement des notes de frais réalisé, le remboursement des notes de frais peut nécessiter en moyenne 30 jours d’attente, ce qui semble très long aux collaborateurs qui avancent eux-mêmes leurs frais professionnels.

Exemple d'un modèle d'une note de frais papier : 

Les avantages de la digitalisation des notes de frais

Depuis leurs paiements par les collaborateurs, jusqu’à leur archivage après comptabilisation et remboursement, ces notes de frais papiers circulent avec des risques d’oublis et d’altérations et il n’existe pas de moyen de les classer pour les identifier rapidement !

La note de frais numérique : un gain de temps

On estime que 65 % des entreprises gèrent leurs notes de frais avec un support papier et des modèles de tableaux Excel à remplir à la main.

En 2018, à l’heure de l’internet, du e-commerce, de la business intelligence et de la robotisation croissante, cette situation est difficilement acceptable pour les salariés mais aussi pour le service de comptabilité qui s’attend à des outils de gestion automatisés qui leur simplifiera la vie.

La numérisation des documents associée à l’automatisation des services de comptabilité et des procédures, a justement pour objectif de rendre la gestion des notes de frais beaucoup plus performante.

La digitalisation des notes de frais va apporter des avantages considérables en termes de gain de temps.

La numérisation immédiate des reçus permet de les échanger facilement entre les différents départements (service financier, service des ressources humaines…), de disposer d’un accès commun simple et rapide aux pièces justificatives et notes de frais.

Grâce aux notes de frais dématérialisées, les collaborateurs réduisent de 79 % le temps de saisi par mois. Chaque collaborateur qui effectue des dépenses professionnelles va gagner plus de 3 heures de travail par mois, un temps précieux qui sera utilement consacré à ses missions principales.

Certaines assistantes administratives ou comptables vont gagner plus de 3 jours par mois ! Les demandes de remboursement des frais engagés par les collaborateurs pourront également être remboursés plus rapidement grâce à l’automatisation de la gestion des notes de frais.

Moins d’attente se convertit en moins de stress ! Tout cela libère l’énergie des collaborateurs pour un travail plus efficace et de nombreux de gains de productivité !

La note de frais digitale : des milliers d’euros économisés 

Comme on l’a vu, la gestion des notes de frais papier représente un coût très important, en termes de saisie, manipulation, classement, archivage stockage...

La dématérialisation va entraîner une réduction des coûts de 63 %, notamment du coût de traitement des notes de frais.

De plus, le collaborateur est guidé dans la saisie des informations, ce qui évite les oublis et réduit le risque d’erreur.

Les informations sont immédiatement transmises entre les départements, ce qui fait considérablement gagner du temps.

Quelques exemples de la note de frais digitale :

• Une assistante comptable qui consacrait trois jours par mois à collecter et saisir les notes de frais, n’y consacre plus que quelques heures. Elle a gagné 20 heures de travail qui converties en euros (sur la base de 35 € de l’heure) donne une économie de plus de 800 euros de gagnés chaque mois !

• Ajoutons-y le temps gagné pour les différents collaborateurs concernés (commerciaux, techniciens, consultants…) et le gain total peut facilement être multiplié par trois, on parvient alors à 2 400 euros de gain mensuel, soit plus de 28 000 euros par an !

Pas besoin de faire un dessin, foncez vers une note de frais dématérialisée !

Les moyens pour une dématérialisation efficace des notes de frais

Il y a plusieurs solutions pour se rapprocher d’une dématérialisation des documents :

• Des logiciels de gestions de notes de frais ou logiciel de comptabilité
• Des cartes de paiements professionnelles associées à une solution logicielle

Des outils de gestion de notes de frais automatisés efficaces

Les logiciels de gestion de note de frais bien conçus proposent des paramétrages et des contrôles qui réduisent considérablement le risque d’erreur dans la saisie.

Les natures de dépense, les taux de TVA et leurs natures, les codes affaires… tout est déjà en place pour faciliter les demandes de remboursement quotidiennes des collaborateurs.

Il existe également des applications qui permettent de prendre en photo les justificatifs, de les intégrer à chaque dépense professionnelle et de les mettre à jour automatiquement dans votre logiciel de gestion de notes de frais.

En cas de contrôle par l’URSSAF ou l’administration fiscale, il est plus aisé de fournir les documents demandés. En effet, lors d’un contrôle :

• D’une part l’URSSAF s’assure que les justificatifs numérisés fournis pour justifier les notes de frais, correspondent bien à des dépenses exonérées de cotisations sociales.
• D’autre part l’administration fiscale est chargé de valider la déductibilité des charges ainsi que la récupération de la TVA par l’entreprise.

En cas d'erreur ou de mauvaise manipulation, trouver la faille puis la corriger est chose facile ; le logiciel est en mesure de détecter et de mettre en évidence les anomalies.

La carte de paiement d'entreprise ou carte corporate

Il existe maintenant des solutions qui vont permettre d’automatiser entièrement le circuit des notes de frais depuis le paiement, le justificatif , le contrôle et jusqu’à la comptabilisation.

De plus les collaborateurs n’auront plus besoin d’avancer leurs frais professionnels, le contrôle sera également renforcé par une visibilité immédiate sur les dépenses professionnelles effectuées.

Pour parvenir à cette intégration complète, la solution la plus efficace consiste à fournir, des cartes de paiement d’entreprises (corporate), aux collaborateurs qui ont des frais de déplacement professionnel ou sont amenés à effectuer des dépenses professionnelles.

Ces cartes corporates sont des cartes de dépenses d’entreprises sécurisées, affectées à des notes de frais ou des dépenses professionnelles.

Elles sont intégrées à des solutions de gestion complètes en Saas (sur le cloud) et permettent une gestion et un contrôle efficaces et rapides des dépenses professionnelles.

Ainsi grâce aux cartes d'entreprises vous profitez de nombreux avantages :

• Activation ou désactivation des cartes bancaires des collaborateurs instantanément
• Gestion des règles de fonctionnement personnalisées
• Visualisation des dépenses de l’entreprise en temps réel
• Comptabilisation automatique

Via des exports sur des logiciels comptables, ces solutions vont couvrir l’ensemble du processus, c’est à dire du paiement par carte jusqu’à la comptabilisation des notes de frais.

Tous les collaborateurs profitent ainsi des solutions digitales pour se concentrer sur des missions plus productives, moins de tâches administratives et au final total qui apportent une valeur-ajoutée plus importante.

Dans ces conditions, un chiffre qui ne vous étonnera pas : 83% ! C’est le pourcentage de salariés interrogés qui sont favorables à la mise en place d’une solution de gestion automatisée au sein de leur entreprise.

Mooncard : la solution parfaite pour la dématérialisation des notes de frais

Mooncard est une solution de gestion de notes de frais couplée à des cartes corporate. Cette solution simple et rapide est très avantageuse : la note de frais est enregistrée et transmise à votre service comptable dès que le salarié effectue une dépense, sans aucune démarche supplémentaire de sa part ! Pour en savoir plus, faites une demande de démo en ligne.

Schéma explicatif de la solution Mooncard : 

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