OCR et note de frais : 5 avantages pour une entreprise

Une méthode qui offre plus d’efficacité

L’OCR, encore appelé Optical Character Recognition ou reconnaissance optique de caractères, est un logiciel qui permet de convertir des images ou des documents scannés en texte modifiable. Nombreuses sont les entreprises qui, aujourd’hui, ont gagné en efficacité grâce à cet outil. Il leur permet, en effet, de :

• Gagner du temps. L’OCR extrait automatiquement les données des documents papier, évitant ainsi leur saisie manuelle.
• Améliorer l’exactitude des données. Avoir recours à l’océrisation permet d’éviter les erreurs de saisie manuelle, ce qui impacte la qualité des données utilisées par l’entreprise.
• Faciliter l’accès à la data. Les documents numérisés avec cet outil sont stockés dans un système informatique, les rendant alors plus accessibles à l’ensemble des employés.
• Accélérer les processus de traitement de l’information. Les données extraites peuvent être utilisées pour automatiser certains processus, accélérant alors la prise de décision et l’exécution des tâches.
• Réaliser des économies sur le coût de traitement des notes de frais.

Une data de qualité, l’accélération des processus de traitement de l’information, les avantages de l’OCR sont nombreux. 

Une expérience optimale pour traiter ses notes de frais 

L’OCR optimise le traitement des notes de frais en facilitant par exemple :

• L’extraction des données. La force de l’OCR est, en effet, d’extraire les informations des notes de frais scannées, telles que les dates, les montants et les descriptions. Les collaborateurs évitent alors la saisie fastidieuse des données.
• La validation des données. Il aide à valider les données extraites, en comparant par exemple les justificatifs scannés aux limites de dépenses établies par l’entreprise.
• L’archivage. Les notes de frais numérisées sont stockées dans un système informatique, ce qui facilite leur accès et leur gestion.
• Le reporting automatisé. Les données extraites peuvent être utilisées pour générer des rapports automatisés sur les dépenses, rendant plus facile la prise de décision ou encore l’évaluation de la performance d’une entreprise.

L’utilisation de l’OCR est définitivement un outil précieux pour tous les acteurs de l’entreprise, du collaborateur, au service comptable en passant par la direction générale.

La sécurisation de ses justificatifs de paiement

L’OCR est également un moyen efficace de sécuriser vos justificatifs de paiement. Plusieurs techniques peuvent intervenir :

• Le cryptage des données pour assurer la confidentialité de vos informations sensibles.
• Le stockage sécurisé qui protège vos données contre la perte, le vol ou la modification.
• Le contrôle d’accès qui consiste à configurer l’accès à l’outil afin de limiter les risques de fuite de données.
• La sauvegarde régulière, particulièrement utile en cas de défaillance du système.
• Le stockage à valeur probante qui garantit l’inaltérabilité des informations.

La digitalisation des processus a pointé du doigt l’importance de sécuriser la data. Pensez donc à privilégier un logiciel qui sécurise vos informations les plus sensibles.

Une meilleure gestion de ses notes de frais

L’OCR est aussi un moyen d’avoir accès à tout moment aux informations clés d’une entreprise et notamment en cas d’audit par exemple, et ce, grâce à : 

• La numérisation,
• La modification, 
• Le classement 
• Et le stockage centralisé des documents, qui autrement pourraient être dispersés et difficiles d’accès. 

De cette manière, vous pouvez garantir que les informations cruciales sont disponibles au bon moment et sur une seule et même interface. De plus, l’OCR est non seulement un outil accessible pour toutes les entreprises, petites ou grandes, mais peut également être intégré facilement aux autres technologies en place.

L’OCR pour mieux maîtriser ses coûts

L’océrisation participe à la réduction des coûts de gestion des entreprises, et ce de plusieurs façons :

• En automatisant le traitement des données, il réduit alors les coûts liés à la main-d’œuvre humaine.
• En réduisant les erreurs de saisie de données, il limite également les coûts liés à ces erreurs.
• En supprimant le recours au papier, il réduit alors le budget des fournitures de bureau, telles que le papier, l’encre et les archives physiques.
• En améliorant l’efficacité des équipes, il leur offre la possibilité de mieux se concentrer sur des tâches plus importantes.

La gestion des dépenses est une priorité pour les DAF et les dirigeants d’entreprise. L’OCR est donc une réponse performante et efficace pour toutes les organisations, quels que soient leurs secteurs d’activité.

Abandonner les notes de frais papier fait définitivement partie des bonnes pratiques à adopter. Cette tâche à faible valeur ajoutée n’est l’idéal ni pour les collaborateurs ni pour l’équipe comptable et financière. Vous l’aurez donc compris, l’OCR s’adapte parfaitement à cette volonté d’automatiser la gestion des dépenses professionnelles. 

De plus, lorsqu'il est intégré à une solution globale de gestion des dépenses , l’OCR offre un gain de temps considérable. Depuis le paiement avec une carte Visa paramétrables jusqu'au écritures comptables générées automatiquement, l'ensemble des étapes de la gestion des frais professionnelles se gère en quelques clics. Les justificatifs de paiement sont numérisés grâce à l'OCR et archivées à valeur probante et le calcul de la TVA récupérable automatisé. Découvrez ici comment gagner en temps et en efficacité avec Mooncard !