Note de frais kilométrique : règles, calcul des indemnités, modèles

Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?

Une note de frais kilométrique est un justificatif établi par un salarié afin d’être indemnisé, hors revenus, lors de l’utilisation de son véhicule personnel pour un motif professionnel. Ce modèle de notes de frais peut être notamment rédigé par un collaborateur amené à réaliser un déplacement à l’extérieur de l’entreprise, par exemple pour procéder au démarchage d’un client, à la visite d’un chantier, au contrôle d’un sous-traitant... nécessitant une indemnité.

La note de frais kilométrique a pour objectif d’établir la réalité du déplacement et la longueur du trajet parcouru. Sur cette base, l’employeur pourra procéder à l’estimation forfaitaire des dépenses engagées par le salarié dans le cadre professionnel pour :

• Les frais de carburant ;
• Les frais d’assurance auto ;
• Les frais d’entretien et de maintenance de son véhicule ;
• L’usure générale de son véhicule.

L’entreprise procède alors au remboursement des notes de frais de déplacement voiture du salarié. Cette indemnité versée au collaborateur n’est soumise ni au paiement de cotisations sociales, ni à l’impôt sur le revenu.

Quel est le contenu d’une note de frais kilométrique ?

Pour être valablement traitée et donner lieu à un remboursement effectif, chaque note de frais kilométrique des salariés doit comporter un certain nombre d’informations obligatoires complétées avec des justificatifs :

• L’identité du salarié concerné ;
• La date exacte du ou des déplacements professionnels ;
• Le motif du ou des déplacements dans le cadre professionnel ;
• La nature du trajet et le nombre de kilomètres parcourus ;
• La puissance du véhicule – si l’entreprise utilise le barème de l’administration fiscale (URSSAF).

Il est également possible d’obtenir un remboursement des dépenses avancées si le salarié utilise le véhicule de son conjoint ou sa conjointe. Il convient dans ce cas de le faire apparaître dans la note fournie à l’employeur.

Exemple d'une note de frais kilométrique : 

Comment appliquer le barème modèle des frais kilométriques ?

Un barème kilométrique est défini et mis à jour tous les ans par l’administration fiscale (URSSAF). Il apporte aux employeurs une base de travail précieuse dans la gestion de l’estimation du montant des indemnités à verser à chaque collaborateur. Le respect du barème modèle n’est toutefois pas une obligation pour l’entreprise :

• Il est possible de rembourser des notes de frais d’un montant inférieur au barème kilométrique si la convention collective de l’établissement le prévoit. Il s’agit cependant d’un cas relativement rare. Par ailleurs, les entreprises concernées restent souvent tenues à un autre seuil minimal de remboursement, défini dans la convention et sous contrôle de l’URSSAF.

• Il est également tout à fait possible de rembourser au salarié un montant supérieur au barème kilométrique, sur la base d’un forfait propre à l’entreprise. Dans ce cas, cependant, la tranche supérieure de l’indemnité sera considérée comme un avantage en nature par l’URSSAF en plus des revenus de base. Elle sera donc soumise à la fois aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu. Cela la rend de facto plus coûteuse pour l’employeur, et moins intéressante pour le salarié.

Le cas de l’utilisation d’une motocyclette par le salarié est également prévu, et fait l’objet d’un calcul légèrement différent :

Concernant les cyclomoteurs, enfin, le montant remboursé en fonction de la distance en 2023 est calculé selon les formules suivantes :

• d x 0,315 pour une distance inférieure à 3 000 kilomètres ;
• (d x 0,079) + 711 pour une distance comprise entre 3 001 et 6 000 kilomètres ;
• d x 0,198 pour une distance supérieure à 6 000 kilomètres.

Note de frais kilométrique : quelques cas particuliers

Quel est le régime de frais kilométriques applicable aux trajets domicile-travail ?

Le régime des frais de mission, et notamment des notes de frais kilométriques, ne s’applique pas aux simples dépenses pour les déplacements quotidiens du salarié pour se rendre de son domicile à son lieu de travail habituel. Des exceptions peuvent éventuellement s’appliquer en fonction des éléments de la convention collective applicables aux dépenses kilométriques, en particulier pour le cas des personnels d’astreinte et mobilisables à tout moment.

Pour rappel, chaque salarié bénéficie d’une déduction forfaitaire de 10 % de son revenu imposable pour tenir compte de ses notes de frais professionnels divers, dont la réalisation du trajet. S’il estime cette déduction inférieure aux dépenses effectivement engagées, il peut alors opter pour le régime des frais réels et appliquer le barème kilométrique en vigueur.

Quel est le régime applicable et barèmes pour les frais de taxi ?

Chaque entreprise est libre de définir sa propre politique de remboursement en matière de taxi et note de frais kilométriques associées. Depuis un arrêté du 10 septembre 2010, les chauffeurs ont l’obligation de remettre systématiquement une facture lorsque le prix de la course dépasse 25 € de dépenses. Toutefois il est parfaitement possible de solliciter une facture (ou autres justificatifs acceptés) pour un montant inférieur.

Les mentions obligatoires sur la facture, pour recevoir son indemnité, incluent en particulier :

• La date de la course ;
• L’heure exacte de début et fin de la course ;
• L’identification ou dénomination sociale du taxi (ou de la compagnie de taxis) ;
• Le numéro d’immatriculation du véhicule utilisé ;
• Le tarif T.T.C. de la course hors suppléments ;
• Le tarif T.T.C. des suppléments comme le pourboire ou le supplément bagages.

Quel est le régime applicable aux trajets en avion dans le cadre professionnel ?

Le remboursement d’une note de frais avion obéit aux mêmes principes généraux et modèles que les autres moyens de transport. Dans la majorité des cas, toutefois, les voyages par liaison aérienne impliquent un séjour de plus d’une journée et génèrent donc d’autres frais de mission, dans le cadre de la gestion des frais dits de « grand déplacement » (hébergement et restauration).

Si le collaborateur effectue la réservation lui-même (open booking) ou via une agence partenaire de l’entreprise, il bénéficie du remboursement des frais engagés, sous réserve de présenter des justificatifs adéquats.

Pourquoi utiliser un modèle pour la gestion de note de frais kilométrique ?

La réglementation relative aux notes de frais et indemnités kilométriques est susceptible d’évoluer en permanence. Or il est aujourd’hui facile de trouver un bon modèle de note de frais kilométrique sous format Excel, PDF ou Word. Ces canevas préconçus incluent l’ensemble des champs à remplir par les salariés ainsi que le détail des justificatifs à fournir le cas échéant. Ils limitent donc considérablement le risque d’erreur ou de retard de traitement.

Renseignez la puissance fiscale du véhicule utilisé, le nombre de kilomètres parcourus et toutes les autres informations utiles, comme vos revenus, pour générer en temps réel le montant remboursable par votre employeur.

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Le remboursement des notes de frais kilométrique fait l’objet d’un suivi attentif, à la fois de la part de l’autorité administrative de contrôle et des salariés et employeurs eux-mêmes. Découvrez le modèle de note de frais kilométrique gratuit Excel de Mooncard pour bénéficier d’une base de travail fiable, en parfaite conformité réglementaire avec les barèmes.

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Pour aller plus loin : 

• Note de frais modèle
• Note de frais repas
• Attestation sur l'honneur note de frais
• Comment faire une note de frais
• Note de débours
• Application note de frais