Tout savoir sur la gestion de flotte automobile

Qu'est-ce que la gestion de flotte automobile ?

La gestion de flotte automobile fait partie des métiers de la logistique. Elle est pratiquée pour l’ensemble des modes de transport : maritime, aérien, ferroviaire, routier. Pour le transport routier, elle peut concerner la gestion de véhicules particuliers ou de véhicules utilitaires. Elle intervient essentiellement sur trois aspects : 

• administratif : mise à jour des différents documents de bord des véhicules, mise en œuvre des contrôles techniques, gestion des sinistres, optimisation des coûts, assurance ;
• logistique : disponibilité, gestion des capacités de transport, adaptabilité, suivi de l’affectation des véhicules ;
• technique : achat de prestation de maintenance, d’entretien, gestion des cartes carburant, remplacement des pneumatiques, suivi de la consommation. 

La gestion de flotte automobile en interne

La gestion de flotte automobile peut être réalisée en interne, dans les services « généraux » ou « logistiques » des sociétés. Les services généraux assurent le pilotage du parc de véhicules affectés au transport du personnel de l’entreprise. Les services logistiques sont quant à eux chargés de gérer la flotte de véhicules destinés à transporter des marchandises et les engins de manutention. 

Un gestionnaire de flotte automobile est amené à travailler main dans la main avec plusieurs services de l’entreprise. En interne, il interagit avec le service ressources humaines (RH) pour obtenir des renseignements sur les conducteurs. Il communique aussi avec le service comptabilité, pour les factures, les taxes. Enfin, il est régulièrement en contact avec la direction administrative, financière, les achats, les moyens généraux. 

En externe, il négocie avec les concessionnaires, loueurs, assureurs, pétroliers, télématiciens ou encore l’État, pour les amendes. 

L’externalisation de la gestion de flotte auto ou fleet management

L’autre possibilité est de déléguer le pilotage de la flotte automobile à un prestataire. Externaliser peut être pertinent si votre parc auto comporte des dizaines, centaines, voire des milliers de véhicules. En effet, la gestion d’un parc de véhicules requiert du temps et des compétences spécifiques. Toutes les entreprises ne disposent pas de ressources adaptées en interne pour piloter efficacement leur parc auto.

La société en charge de la gestion de la flotte joue un rôle d’interface entre ses clients et leurs fournisseurs. Elle leur apporte des conseils pour choisir les véhicules, la motorisation ou encore les contrats d’assurance les mieux adaptés. 

Opter pour l’externalisation ou fleet management apporte plusieurs bénéfices à votre entreprise pour : 

• optimiser les coûts directs, indirects, fiscaux ;
• négocier plus efficacement le prix des véhicules grâce aux volumes ou au réseau du « fleeter » ou gestionnaire de flotte ;
• obtenir des conditions avantageuses sur l’ensemble des contrats (garagiste, assureur, vendeur, loueur, constructeur) ;
• avoir une vision détaillée et globale sur le parc auto ;
• bénéficier du soutien d’un expert pour faire des arbitrages, prendre les bonnes décisions ;
• choisir les options optimales en tenant compte des réglementations ;
• dégager du temps pour les équipes en interne.

Achat, location : quel mode de financement choisir pour une flotte automobile ?

Lorsque vous constituez une flotte automobile, la question du financement est cruciale. Globalement, vous avez le choix entre la location ou l’achat. Tour d’horizon des solutions existantes pour mettre en place un parc automobile dans son entreprise.

L’achat comptant d’une flotte

L’achat au comptant, le mode de financement le plus connu et le plus ancien. Vous acquérez directement les véhicules auprès d’un distributeur auto. Chaque voiture de fonction ou de société est inscrite sur le registre des immobilisations. Ce type de financement permet d’augmenter l’actif de l’entreprise (son patrimoine). Il peut être pertinent si : 

• Les collaborateurs parcourent moins de 10 000 kilomètres par an ; 
• L’aménagement intérieur représente une part importante du prix du véhicule ;
• La société a recours à des véhicules spécifiques comme un camion nacelle. 

Le crédit-bail : une autre option pour financer sa flotte automobile

Le fonctionnement du crédit-bail pour les professionnels est calqué sur celui de la location avec option d’achat (LOA), destinée aux particuliers. Un établissement financier acquiert auprès d’un concessionnaire les véhicules souhaités par la société. Il lui donne ensuite en location pendant une durée déterminée. À l’issue de cette période, la société (locataire) a la possibilité d’acheter les véhicules, moyennant le règlement d’une valeur résiduelle, prévue au contrat. 

Chaque contrat inclut un forfait kilométrique. Il s’agit du nombre maximum de kilomètres à parcourir avec le véhicule au cours de la période de location. Il est utilisé pour déterminer le montant des loyers à régler. Pour éviter de payer des frais supplémentaires en fin de contrat, il est important de surveiller le kilométrage. Les solutions de gestion de dépenses comme Mooncard permettent de suivre le litrage et le kilométrage pour l’ensemble des véhicules de la flotte automobile.

Le crédit-bail permet à l’entreprise de ne pas avancer la TVA. En effet, la taxe est étalée sur les loyers. De plus, la société n’est pas contrainte de puiser dans ses fonds propres. Les mensualités peuvent être modulées selon sa trésorerie, en ajustant la durée du financement et la valeur de l’option d’achat. Enfin, à la fin du contrat, elle peut acquérir des véhicules dont la valeur peut être inférieure à leur valeur marchande. Si elle les revend, elle peut espérer dégager une plus-value.

La location longue durée (LDD) : un crédit-bail sans option d’achat

Un loueur met à disposition de l’entreprise des véhicules pour la durée de son choix. Au terme de la période de location, le loueur reprend les véhicules et les revend sur le marché de l’occasion. Si elle le souhaite, la société peut faire une offre de rachat au prix de marché. 

Comparée au coût d’usage d’un véhicule immobilisé, la LDD permet de réaliser entre 10 et 15 % d’économies. Les loyers sont directement passés en charges. L’entreprise connaît dès la signature du contrat le coût mensuel de l’usage des véhicules. Si elle en loue un nombre important, elle peut bénéficier de remises. Selon la formule choisie, les services d’entretien, maintenance, assistance, assurances, pneumatiques peuvent être inclus dans les loyers. 

La location moyenne durée (LMD) : idéale pour les entreprises en quête de flexibilité

La location moyenne durée (LMD) apporte une réponse à trois besoins : 

• elle permet de patienter jusqu’à la livraison de véhicules neufs ou l’arbitrage de nouveaux budgets. Elle peut être utile en présence de longues chaînes de décision ;
• elle vient renforcer la flotte auto pour la réalisation de missions ponctuelles (enquêtes, emplois saisonniers, études) d’une durée comprise entre 5 et 24 mois ;
• elle permet de fournir des véhicules aux collaborateurs aux contrats courts (période d’essai, CDD, stage, intérim).  

Quel logiciel de gestion de flotte choisir ?

Un logiciel de gestion de flotte automobile vous permet de centraliser les données : factures fournisseurs, informations sur les véhicules, etc. Grâce au tableau de suivi, vous pouvez piloter plus facilement votre parc auto. Vous avez accès à des indicateurs pertinents pour vous aider à prendre des décisions éclairées. 

Pour sélectionner votre logiciel, vous devez prendre en compte plusieurs critères : 

• le nombre de véhicules, le kilométrage minimum ;
• le type d’entreprises auquel il s’adresse ;
• les fonctionnalités proposées ;
• la facilité d’utilisation ;
• la présence d’une double interface (une pour la société, une pour les conducteurs) ;
• le degré de personnalisation ;
• l’existence d’une application mobile pour accompagner les conducteurs ;
• le niveau de sécurité. 

Quels sont les bénéfices de la géolocalisation d’une flotte automobile ?

Vous êtes équipé d’une flotte automobile ? La géolocalisation vous permet de suivre en temps réel la position des véhicules mis à disposition de vos employés. Pour pouvoir géolocaliser une voiture électrique, hybride rechargeable ou thermique, vous devez : 

• équiper les véhicules de la flotte automobile de traceurs GPS ou de boîtiers télématiques embarqués ;

• acquérir un logiciel pour recueillir et exploiter les données transmises ;
• installer des capteurs/sondes, si vous souhaitez pouvoir lire les informations du tableau de bord ou connaître la température intérieure des voitures électriques, thermiques ou hybrides rechargeables. 

Investir dans une solution de géolocalisation des véhicules de votre flotte connectée vous permet de : 

• générer des rapports complets d’activité et d’utilisation ;
• évaluer les usages ;
• segmenter les données recueillies selon de multiples critères ;
• réduire les kilomètres parcourus ;
• économiser du carburant ;
• contrôler les temps d’intervention ;
• optimiser les tournées des véhicules ;
• lutter contre les risques de vol ;
• déterminer avec précision le coût des trajets ;
• améliorer la satisfaction client (réactivité, gestion des imprévus) ;
• s’assurer du respect des limitations de vitesse par les conducteurs ;
• se mettre en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Quelles réglementations s’appliquent à la gestion de flotte automobile ?

En France, de multiples lois impactent la gestion d’une flotte automobile. En évolution constante, les réglementations visent à encourager les entreprises à verdir leur parc auto. 

Le Code de l’environnement : quels impacts pour les flottes automobiles ?

D’après les articles L. 224-10 à L. 224-11-1 du Code de l’environnement, les entreprises privées sont tenues d’intégrer au moins 10 % de véhicules à faibles émissions (VFE) parmi les véhicules renouvelés annuellement. 

• En 2024, la part minimale sera de 20 % ; 
• Elle passera à 40 %, à compter de 2027 ;
• La part minimale sera de 70 %, à partir de 2030. 

Cette obligation concerne les sociétés gérant une flotte automobile composée de plus de 100 véhicules. 

Les collectivités territoriales, leurs groupements et établissements publics doivent, quant à elles, inclure une part de 30 % de VFE lors du renouvellement annuel de leur parc automobile. En 2025, la part passe à 40 %. À compter de 2026, 37,4 % des véhicules renouvelés devront être à très faibles émissions (VTFE).