Bon à savoir
Comment diffuser la charte automobile auprès des collaborateurs ?
L’idéal est d’intégrer la diffusion de la charte à la stratégie de communication interne de la société. Vous pouvez la transmettre via différents supports, comme le journal interne, l’intranet, la newsletter, en réunion ou encore le tableau d’affichage. Le document doit pouvoir être consulté à n’importe quel moment, par l’intégralité des salariés. Après avoir diffusé la charte, nous vous conseillons de questionner les collaborateurs sur leur satisfaction. Ainsi, ils se sentiront impliqués dans les projets de la société. De votre côté, vous aurez les cartes en main pour mettre à jour et faire évoluer la charte.
Quels sont les points clés d’une charte automobile ?
Le contenu de la charte de mise à disposition n’est pas réglementé par la loi. En revanche, il est essentiel d’intégrer plusieurs points pour en garantir l’efficacité.
Les conditions générales d’utilisation du véhicule de fonction ou de service
En règle générale, la conduite d’une voiture de société à titre privé est interdite : week-ends, vacances, congés, conduite accompagnée, etc. Toutefois, s’il s’agit d’un véhicule de fonction, elle peut être autorisée. Dans la charte, vous devez préciser si le véhicule se destine à un usage strictement professionnel ou s’il peut être utilisé à titre personnel. Vous pouvez aussi indiquer :
- Les créneaux horaires durant lesquels le véhicule est mis à disposition ;
- La zone géographique autorisée ;
- Le type de trajets ;
- La procédure de restitution du véhicule.
Les droits et les devoirs des conducteurs
Dans cette partie, vous pouvez rappeler les risques existants et les sanctions encourues. Le but est d’inciter les collaborateurs à se conformer au Code de la route : port de la ceinture de sécurité, respect des limitations de vitesse, non-utilisation du téléphone au volant, etc. Vous devez aussi définir les conditions impliquant la responsabilité des salariés en cas d’amendes.
La procédure à suivre en cas de panne, d’accident ou de vol
La charte aide les collaborateurs à remplir le constat, en leur indiquant les informations à indiquer. Les conducteurs doivent savoir qui contacter en cas de besoin : assureur, société d’assistance, etc. Les sinistres pris en charge par le contrat et la démarche à mener pour les déclarer doivent être décrits. Ici, l’idée est d’aiguiller les collaborateurs.
Les obligations concernant l’entretien et la réparation des véhicules de société
Vous devez lister les opérations à la charge du conducteur :
- Nettoyage, entretien de l’intérieur et de l’extérieur du véhicule ;
- Bris de glace ;
- Pression des pneus ;
- Contrôle des niveaux (huile, liquide de refroidissement) ;
- Feux de signalisation et d’éclairage.
Précisez les frais de carburant et d’entretien pris en charge par l’employeur et les procédures à respecter pour se faire rembourser.
Les engagements du conducteur
L’entreprise peut préciser un certain nombre d’engagements à suivre pour les conducteurs. En voici des exemples :
- Être l’unique conducteur du véhicule de société ;
- Ne prendre aucun risque au volant ;
- Être détenteur d’un permis de conduire en règle ;
- Informer l’entreprise des éventuels dysfonctionnements rencontrés lors de l’utilisation de la voiture de fonction ou de service ;
- Adopter une conduite prudente.
Quels sont les bénéfices d’une charte automobile ?
La diffusion d’une charte de mise à disposition des véhicules de société optimise, à long terme, l’activité du gestionnaire de parc. Elle apporte des avantages sur plusieurs points :
- Diminuer les dépenses liées à la flotte auto : réduction du total cost of ownership (TCO), du taux d’occurrence de pannes, baisse de la consommation de carburant, augmentation de la durée de vie des véhicules de société ;
- Améliorer les interactions avec les collaborateurs : sentiment d’implication dans la vie de l’entreprise, échange à double sens, écoute des attentes, planification des trajets facilitée ;
- Encourager les conducteurs à adopter un comportement vertueux : sensibilisation aux nouvelles mobilités, formation à l’éco-conduite ;
- Augmenter l’efficacité de la gestion du parc automobile : optimisation des postes de dépenses, baisse du risque automobile, meilleure réactivité face aux imprévus.
Pour faire respecter la charte automobile et optimiser la gestion des dépenses de votre flotte, optez pour la solution Mooncard. Cette dernière intègre une carte Mooncard Mobility et des outils pour améliorer le pilotage des véhicules de société : paramétrage des cartes, gestion des utilisateurs, analyse des dépenses, remontée du litrage, kilométrage…
Besoin de plus d’informations ? Réservez votre démo gratuite et sans engagement avec un expert mobilité Mooncard !