Déplacements professionnels : Comment optimiser vos frais ?

Optimiser le temps et les dépenses !

1. Organisez précisément le planning du voyage.

Le temps c’est de l’argent. Comment gagner du temps pour éviter de perdre trop d'argent ?

Définissez les objectifs du voyage, et vérifiez que chacune des activités prévues les servent directement. En évitant de s’éparpiller, on rentabilise le temps au maximum.

La planification est essentielle pour rentabiliser le voyage ; passez du temps à optimiser les différentes étapes du voyage comme les activités et les transports.

Tenez compte de l’imprévu ; établissez un emploi du temps dense mais réaliste, qui permette de s’adapter et se réorganiser en cas de besoin.

Non seulement vous optimisez votre temps grâce à un emploi du temps réaliste, mais vous allez gagner du temps là où vous n’aurez jamais pensé en trouver.

2. Optimisez l’itinéraire et l’hébergement pour limiter les dépenses

En planifiant le voyage, comparez les prix des différents moyens de transport pour trouver le meilleur rapport prix/praticité.

Prévoir un itinéraire précis vous permettra d’établir un budget et de préparer le remboursement des notes de frais. Vos collaborateurs gagneront du temps pendant leur voyage et seront plus productifs !

En cas d’imprévu, pouvoir compter sur une aide à distance est un plus. Elle permettra de trouver rapidement une solution économique et épargnera du stress inutile à vos collaborateurs.

Comment optimiser la gestion des dépenses ?

1. Mettre en place une politique de dépense claire et donner des consignes précises !

Une politique de dépenses professionnelles claire est un prérequis à l’optimisation des dépenses et à la rentabilité des voyages d’affaires. Instituez une grille de dépenses afin que vos collaborateurs réservent, par exemple, le bon hôtel au bon prix.

Définissez précisément le processus de remboursement des frais de déplacement. Le temps de traitement des notes de frais en sera réduit, car vos collaborateurs connaîtront parfaitement les règles du jeu !

2. Mettre en place un suivi des dépenses professionnelles pour faciliter le contrôle et améliorer la rentabilité des prochains voyages.

Collectez des données fiables et exhaustives pour pouvoir les analyser et prendre les bonnes décisions pour réduire les dépenses.

Vérifiez que vos collaborateurs suivent les consignes de remboursement des notes de frais de déplacement ; mettez en place des sanctions si besoin.

L’analyse des dépenses effectuées vous permettra de prévoir les budgets pour les voyages suivants avec un meilleur contrôle de votre trésorerie et des futures dépenses.

Utiliser une carte de paiement d’entreprise en voyage facilite et sécurise le suivi et le contrôle des dépenses. Ces cartes peuvent en outre être utilisées pour tout paiement professionnel.

3. Collecter les justificatifs : pour votre comptable et pour éviter d’être pris en défaut par l’URSSAF.

Sensibilisez vos collaborateurs à ce point qui doit être intégré à votre politique de remboursement des frais de déplacement : pas de remboursement sans justificatif.

Une comptabilité irréprochable et la présentation de tous les justificatifs sont indispensables pour éviter tout risque de redressement par l’URSSAF.

Cependant, au cours d’un voyage d’affaire souvent très dense, vos collaborateurs peuvent avoir l’esprit ailleurs...

Aidez-les en leur fournissant des outils appropriés (une solution de gestion de notes de frais d’entreprise, ou un modèle de note de frais Excel), et rappelez-leur la procédure de remboursement des frais de déplacement : la demande du justificatif doit devenir un réflexe !

Focus sur les frais kilométriques.

Le remboursement des indemnités kilométriques par l’employeur sont des charges déductibles de votre résultat et qui sont exemptes de charges sociales… à condition de respecter la réglementation et le barème fourni par l’URSSAF pour les déplacements kilométriques.

1. Le point sur la réglementation et le barème de l’URSSAF ?

Le barème kilométrique fourni par l’URSSAF pour le remboursement de frais par un employeur est le suivant :

Barème kilométrique applicable aux voitures (en euros) :

Puissance administrative (en CV)	De 0 à 5 000 km par an	De 5 001 à 20 000 km par an	Plus de 20 000 km par an
3 CV et moins	d x 0,529	(d x 0,316) + 1 065	d x 0,370
4 CV	d x 0,606	(d x 0,340) + 1 330	d x 0,407
5 CV	d x 0,636	(d x 0,357) + 1 395	d x 0,427
6 CV	d x 0,665	(d x 0,374) + 1 457	d x 0,447
7 CV et plus	d x 0,697	(d x 0,394) + 1 515	d x 0,470

Il faut ajouter à ces indemnités : les frais de stationnement, de péage, d’assurance etc.

Pour ces dépenses, le remboursement suit la méthode des « frais réels sur justificatif».

2. Gagner en efficacité dans la gestion des frais kilométriques.

Pour traiter efficacement et sans erreur les indemnités de frais kilométriques, vous pouvez aider vos collaborateurs.

Fournissez-leur un modèle pré-rempli de remboursement des frais kilométriques pour gagner du temps et augmenter leur productivité.

Le modèle comportera :
La date du trajet,
La destination,
Le nom du client,
Les kilomètres parcourus,
Le coefficient applicable (selon véhicule - voir tableau ci-dessus).

3. Comparer les frais kilométriques avec les autres modes de transport pour trouver la meilleure solution.

Avoir un suivi précis des frais de transport et une connaissance du barème URSSAF des indemnités kilométriques permettra à vos collaborateurs d’effectuer des comparaisons entre modes de transport et de réduire les coûts des voyages d’affaires.

Votre politique de gestion des dépenses de voyages d’entreprise doit être évolutive : faites le bilan des données chiffrées que vous collectez afin de trouver les solutions les moins coûteuses.

Soyez attentifs aux retours de vos collaborateurs. Ils sont précieux pour améliorer votre politique de dépenses et la rentabilité des voyages d’entreprise.

Points clef à retenir :

Préparez soigneusement les voyages, c’est un investissement rentable,
Mettez en place une politique claire de gestion des dépenses,
Collectez et conservez les données pour optimiser en permanence les dépenses,
Gérez efficacement le remboursement des frais kilométriques pour profiter pleinement de la déductibilité du résultat et de l’exemption de charges sociales,
Comparez régulièrement les différents modes de transport avec la voiture (les indemnités kilométriques) pour choisir la solution la plus adaptée et la plus rentable.

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