Selon certains critères, la TVA sur les frais professionnels est parfois déductible. La récupération de TVA peut représenter des économies conséquentes pour les entreprises. Il est donc important et conseillé de connaître les critères nécessaires à une bonne récupération de la TVA sur les frais de l'entreprise.
Rappelons brièvement ce qu’est la TVA ou Taxe sur la Valeur Ajoutée. La TVA est un impôt directement facturé aux clients sur tous les produits et services qu’ils consomment. Les entreprises ne sont pas soumises à proprement parler à cette taxe mais sont l’intermédiaire entre l’Etat et le consommateur/le client.
En général la TVA vise toutes les opérations financières de l’entreprise et l’imposition liée à celle-ci. La majorité des entreprises ont des obligations à respecter vis-à-vis de la TVA, seuls les micro-entreprises et les auto-entrepreneurs ont droit à certaines dérogations.
Bien comprendre les règles applicables à la TVA implique de respecter les obligations fiscales mais également de profiter de tous les remboursements de la TVA auxquels vous avez droit.
Les bases du fonctionnement de la TVA
La collecte de la TVA se fait auprès des clients et la récupération de la TVA se fait auprès des fournisseurs. Il est donc ici important de faire la différence entre deux types de TVA :
- La TVA collectée, est celle que vous facturez directement à vos clients sur les ventes et les prestations que vous réalisez. En tant qu’entreprise, vous la collectez, puis la reversez à l’État. Dans votre comptabilité, les données sont inscrites dans le compte de la TVA collectée, numéro 4457.
- La TVA déductible, est la TVA que vous payez à vos fournisseurs lorsque vous réglez une facture. Cette TVA, est remboursée par l'État, sous certaines conditions, via le service des impôts. Les données sont entrées dans le compte de la TVA déductible, numéroté 44562 pour les achats d’immobilisation et 44566 pour les autres achats.
La TVA payée au fournisseur est généralement récupérable sur la TVA collectée. On peut alors dire que la TVA est neutre pour l’entreprise. Il faut cependant être vigilant puisque cela peut créer des décalages de trésorerie.
Lorsque la TVA collectée auprès des clients est supérieure à la TVA avancée aux fournisseurs, l’entreprise est en « dette » et doit reverser au service des impôts l’excédent de TVA collectée.
Inversement, quand la TVA payée aux fournisseurs est supérieure à la TVA collectée auprès des clients, l’entreprise sera remboursée du montant net de TVA payé. Vous pouvez alors vous faire rembourser de deux manières : soit en faisant la demande de remboursement de la TVA, soit en l’imputant sur les prochains excédents.
En fonction du régime de TVA de votre entreprise (régime du réel normal de TVA, régime simplifié d’imposition à la TVA ou régime de la franchise en base TVA), vous définissez la période de déclaration de TVA. Habituellement, cette déclaration se fait tous les mois pour les entreprises soumises au régime du réel normal de TVA.
Il faudra également prêter attention aux dates de dépôt des déclarations, qui varient en fonction du type de société et de la zone géographique.
Quelques chiffres-clés sur la TVA en France
Les taux de TVA en 2020
20 % : La TVA normale
C’est le taux de TVA appliqué sur la majorité des biens et services.
La dernière augmentation de la TVA normale date de 2014 (passage de 19,6% à 20%).
10 % : La TVA intermédiaire
Elle s’applique principalement aux travaux d’amélioration et de transformation.
Elle s’applique aussi dans la restauration sur les produits vendus pour une consommation immédiate ou pour les traiteurs, les services d’aide à la personne, les prestations d’hébergement et de transport, les médicaments non remboursés...
5,5 % : La TVA réduite
Ce taux s'applique à différents biens et services, même si la liste est plus réduite que pour les taux précédents. On la retrouve notamment sur :
- Les produits conditionnés, consommables ultérieurement ou les boissons non alcoolisées.
- Les livres numériques.
- Les équipements pour personnes handicapées.
- La restauration scolaire.
- Les abonnements aux réseaux de fourniture d'énergie comme le gaz et l'électricité.
2,1% : Le plus petit taux de TVA
Il concerne, par exemple, les médicaments remboursés par la sécurité sociale, la presse, la billetterie des spectacles, etc.
Pour retrouver le détail des produits et services concernés par les différents taux, vous pouvez consulter la page des services publics.
Récupération de la TVA : les conditions de forme et de fond
Les conditions de forme
Les taux de TVA doivent apparaître sur les justificatifs de paiement ou les factures de vos achats professionnels pour être récupérés.
Dans certains cas spécifiques, d'autres documents font office de justificatifs. Par exemple, dans le cas d'un achat d'immeuble, c'est l’acte notarié qui fera office de justificatif d'achat.
La TVA ne se suffit pas à elle seule. En effet, 4 lignes doivent également figurer sur votre facture originale :
- Le montant HT.
- Le montant de la TVA.
- Les différents taux de TVA appliqués.
- Le montant TTC.
Il est également indispensable que la facture ou le justificatif de paiement soit établi au nom de la société, et non à celui du salarié ou du dirigeant, sous peine de ne pouvoir récupérer la TVA.
Les conditions de fond
La TVA est déductible seulement si vous remplissez 4 conditions :
- L’achat doit être nécessaire à l’exploitation de l’entreprise et doit lui-même engendrer une opération générant une collecte de TVA.
- Le produit ou service doit être utilisé au moins à 10% dans un cadre professionnel.
- Le bien ou le service doit être utilisé pour la réalisation d’opérations imposables à la TVA.
- Pour finir, la déduction de TVA ne doit pas être interdite ou exclue par une disposition légale.
Sur quels frais la TVA est-elle récupérable ?
TVA sur les frais de restauration
La TVA sur l’achat de nourriture ou sur les frais de restauration est récupérable si l'achat est effectué dans l’intérêt de l’entreprise. Par exemple, dans le cas d’un repas d’affaire avec des clients ou prospects.
Les frais de repas sont déductibles, s'ils sont justifiés par un déplacement professionnel. Il sera impossible de déduire la TVA sur des frais de repas ayant été pris près des locaux de la société.
Si l'entreprise organise une réception, la TVA sera récupérable si plusieurs clients sont conviés.
TVA sur les frais de logement
Dans la liste des frais déductibles, vous pouvez rayer les frais de gaz et d’électricité tout comme les frais d’hôtel ou les frais de logement des salariés… qu’importe leur place dans la hiérarchie de l’entreprise !
Si vous avez des frais liés aux repas dans vos frais d’hébergement, il est cependant intéressant de demander à l'hôtel de détailler les montants de chaque prestation et de la TVA, que vous pourrez ainsi récupérer sur les repas.
Les frais d'hébergement concernant l'entreprise et les collaborateurs ne sont donc pas des frais déductibles. Cela implique cependant qu'il est possible de récupérer la TVA sur les frais d'hébergements s'ils concernent des clients et fournisseurs et qu'ils sont pris en charge par votre entreprise. Il est également possible de récupérer la TVA sur les frais de logements pour le personnel de sécurité ou de gardiennage.
TVA sur les frais de déplacement
| Frais non déductibles | Frais déductibles |
|
|
TVA sur les frais de carburant
La TVA varie selon le type de véhicule utilisé, il faut faire la différence entre les véhicules utilitaires (notés VU sur la carte grise) et les véhicules de tourisme (notés VP).
| VU | VP | |
| Essence | Déductible à 60% | |
| Gazole et E85 | Déductible à 100% | Déductible à 80% |
| GPL et GNV | Déductible à 100% | |
| Électricité pour les véhicules électriques | Déductible à 100% | |
Lorsque la TVA ne peut être déduite qu'à 80% ou 60%, le montant restant doit être rentré dans la comptabilité et mentionné comme charges.
Les éléments mentionnés auparavant, sont les principaux exemples de frais professionnels engagés, il existe évidemment d'autres achats dont la TVA est déductible. On peut par exemple mentionner :
- L’achat de vêtements de travail ou de protection.
- Les frais de stationnement.
- Les dispositifs mis en place pour le personnel (les crèches, les machines à café ou la salle de sport par exemple).
- Les factures téléphoniques.
En connaissant et respectant les règles relatives à la récupération de la TVA sur vos notes de frais vous évitez les risques de redressement en cas de contrôle fiscal par l’URSSAF.
La TVA intracommunautaire
Les entreprises inscrites dans les États de l’Union Européenne et qui effectuent entre elles du commerce de services ou de produits sont sujettes à la TVA intracommunautaire. Elles possèdent alors un numéro d’identification fiscal individuel délivré par l’administration fiscale.
Le compte TVA intracommunautaire collectée est compensé par le compte TVA déductible intracommunautaire.
La TVA intracommunautaire est gérée de 2 manières :
- Elle est payée au taux de TVA du pays concerné si l’achat est payé dans un autre pays de l'Union Européenne.
- La TVA n’est pas à régler si l’achat est payé en France, avec livraison par le fournisseur. Il est possible de déclarer un montant de TVA identique à la TVA que l'acheteur aurait payé en France puis de la récupérer directement.
En somme :
- Apprenez les règles de fonctionnement de la TVA pour respecter les conditions et savoir quand elle est récupérable.
- Prenez en compte les différents taux de TVA en fonction de l’achat effectué et de votre secteur d’activité.
- Respectez les conditions de fond et de forme pour éviter de vous retrouver dans des cas où la déduction de la TVA est interdite.
Certaines solutions innovantes vous permettent d'avoir une récupération de TVA facilitée et plus fiable. Mooncard, par exemple, permet de renseigner automatiquement le type de dépense et les bons montants de TVA associés. De cette manière, vous pouvez être sûrs de profiter de tous les remboursements de la TVA auxquels vous avez droit.
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