Est-il possible de récupérer la tva sur les notes de frais ?

Les règles générales relatives à la récupération de la TVA sur les notes de frais des professionnels

Après avoir réalisé des dépenses dans le cadre de son activité professionnelle, un employé peut, sur la base de sa note de frais, obtenir de son entreprise un remboursement. De même, quand une entreprise est facturée sur des dépenses relatives à ses activités, il lui est possible de récupérer la TVA. Il s’agit de notes de frais avec TVA récupérable.

Processus de comptabilisation des notes de frais 

Le principe général est que la TVA acquittée sur les notes de frais est récupérable. La comptabilisation des notes de frais suivra le processus suivant :

• Dans le cas où un collaborateur engage des frais dans l’intérêt de l’entreprise, il va lui adresser des notes de frais appuyées par des factures détaillant la nature de la prestation, le montant hors taxe (HT) et le montant toutes taxes comprises (TTC). La différence entre le HT et le TTC sera la TVA.
• Dans le cadre général, ce montant sera déductible sur les frais, c’est-à-dire qu’il sera soustrait de la TVA collectée sur les clients. La différence entraînera le paiement de la TVA à l’administration fiscale (TVA collectée supérieure à la TVA déductible sur les frais) ou le remboursement à l’entreprise (TVA collectée inférieure à la TVA déductible sur les frais).
• Lorsque l’entreprise reçoit les notes de frais, leur gestion doit être rigoureuse. Elles sont regroupées dans le journal des achats. Pour un traitement facilité de la récupération de la TVA sur notes de frais et la comptabilisation exacte des frais professionnels, ces dernières doivent comporter un maximum d’informations :
  • L’objet et la nature de la dépense sur frais pour passer une écriture comptable ;
  • Le lieu et la date de la dépense ;
  • Le montant HT et TTC de la dépense avec son taux de TVA porté sur la facture (10 % ou 20 % sauf exception). 

Par exemple, pour les repas d’affaires, il convient d’inscrire au dos de la facture le nom des convives, leur qualité et le motif du repas. Quand une note de restaurant ne dépasse pas 150 €, un ticket de caisse pour justifier les frais de repas permettra la récupération de la TVA lorsqu’il mentionne le montant HT, le taux et le montant de la TVA ainsi que le montant TTC. Cela facilite la gestion des frais de repas.

Respect des règles à la complétude des informations

Lors des contrôles de l’URSSAF sur les notes de frais, les contrôleurs attachent une importance particulière au respect des règles relatives à la complétude des informations. En outre, l’article 208 de l’annexe II du Code général des impôts prévoit à cet effet que la TVA est déductible sur la base d’un justificatif des frais et de déclarations régulièrement déposées.

Certaines informations nécessaires à la gestion doivent être renseignées sur le journal de comptes, telles que :

• La date de la dépense ;
• Le numéro de compte comptable ;
• Le montant au débit ou au crédit ;
• Le numéro de la facture ;
• Le libellé comptable qui donne une description succincte de l’origine de l’opération. 

Les notes de frais donnent lieu à des écritures en débit et en crédit :

• En débit : il s’agit du compte de charge concerné (classe 6) et le compte 4456 – TVA déductible en cas de récupération ;
• En crédit : pour le montant TTC on se sert du compte 467 – Autres comptes débiteurs ou créditeurs. En pratique, on utilise souvent le compte 421 – Personnel – Rémunération due ou le compte 425 – Personnel – Avances et acomptes.

Il est important que les notes de frais ne soient pas présentées trop longtemps après le fait générateur (le paiement de la facture pour les prestations de services) pour que l’entreprise soit à jour de ses écritures de TVA. C’est également un atout indéniable pour la gestion de la trésorerie de l’entreprise. 

Par ailleurs, cette dernière sera en mesure de récupérer la TVA sur les notes de frais si certaines conditions sont respectées :

• Les dépenses ont été réalisées dans l’intérêt de l’entreprise ;
• Une facture doit être présentée avec le formalisme requis, mentionnant en particulier le montant de la TVA payée en vue de sa récupération ;
• La facture est libellée au nom de l’entreprise, non à celui du salarié ou du dirigeant ;
• La TVA est exigible chez le fournisseur.

Les exceptions à la déductibilité de la TVA

Certaines dépenses ne donnent pas droit à la déductibilité de la TVA, ce qui peut rendre la situation particulièrement complexe. Plusieurs types de dépenses peuvent à ce titre être citées, notamment les déplacements et l’hébergement.

TVA sur les dépenses de déplacement

Concernant les frais de déplacement, les dépenses relatives aux voyages en avion, en bateau et en train ne sont pas assujetties à la TVA. Il n’y a donc pas lieu de la récupérer. Il en est de même des indemnités kilométriques pour un véhicule.

De même, les indemnités kilométriques bénéficiant au salarié et au dirigeant utilisant leur véhicule ne supportent pas la TVA et ne donneront donc pas lieu à récupération lors d’un déplacement.

TVA sur les dépenses de logement

La TVA sur les dépenses de logement ne donne pas lieu à récupération pour la partie qui concerne les salariés ou le dirigeant (seulement la TVA qui concernent les partenaires de l’entreprise ou ses prospects). En revanche, la TVA liquidée sur les repas pris au sein des structures d’hébergement est déductible. Il est donc nécessaire que la facture d’hôtel mentionne une ligne spécifique pour cette TVA. 

TVA sur dépenses diverses

D’autres dépenses méritent d’être citées comme les frais de carburant. La TVA est récupérable à : 

• 100 % si le carburant est du gazole pour un véhicule utilitaire ;
• 80 % pour un véhicule de tourisme.

Quant au GPL (gaz de pétrole liquéfié), au propane et butanes liquéfiés ou au GVN (gaz naturel comprimé), la TVA est récupérable à 100 %. Ce n’est pas exactement le cas lorsque le GPL est à l’état gazeux (TVA récupérable à 50 % sur les véhicules de tourisme et à 100 % pour les véhicules utilitaires).

Contrôles et sanctions

Les organismes de contrôle (URSSAF, administration fiscale) vérifient régulièrement les remboursements de frais au regard de la réglementation en vigueur. La sanction peut être une requalification de la dépense en suppléments de traitement, en présence d’une note de frais sans facture notamment. Cela supprime le caractère déductible de la TVA et entraîne la liquidation de cotisations sociales (pour le salarié, cette requalification entraîne un assujettissement de la note de frais à l’impôt sur le revenu). 

La mise en pratique des règles relatives au remboursement des notes de frais et de la TVA

Au regard de la complexité de ces opérations relatives à la TVA, l’entreprise a intérêt à investir dans un logiciel de comptabilité performant pour la gestion et le traitement optimaux des notes de frais. Ce dernier doit être en mesure de :

• calculer la TVA ;
• déverser automatiquement les justificatifs de dépense ;
• permettre la saisie automatique des libellés comptables ;
• générer un message de rappel concernant les justificatifs manquants ou les factures en retard de paiement,
• Etc. 

ous l’aurez compris, grâce à un logiciel de comptabilité, les risques de commettre une erreur sont limités ! Cela peut faire gagner un temps précieux au service comptable, qui pourra se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Mooncard propose justement une solution en quatre temps pour assurer une meilleure productivité à ses clients :

1. Une carte paramétrée avec les dépenses autorisées est remise au collaborateur ;
2. Dès que ce dernier effectue une dépense, il reçoit un SMS pour lui rappeler de prendre la facture en photo.
3. Cette dernière est archivée et la note de frais est générée automatiquement.
4. Après la validation de la note de frais, les écritures sont déversées automatiquement dans le logiciel comptable de l’entreprise. 

La rapidité de ces opérations permet d’éviter les oublis, les pertes et les retards ! Contactez-nous pour en savoir plus ou faites une demande de démo en ligne.