Les notes de frais sont-elles imposables ?

Le régime fiscal et social des notes de frais professionnels

Cotisations sociales, impôts sur les entreprises et impôt sur le revenu

Les notes de frais correspondent aux dépenses réelles engagées par les salariés dans le cadre de leurs déplacements professionnels en France et à l’étranger. Le remboursement de ces frais professionnels par l’entreprise est obligatoire. Cette dernière les impute à des comptes de charges dédiés prévus par la nomenclature. Dans la limite d’un plafond fixé par l’Urssaf (7 600 € par an et par salarié), ces frais suivent un régime fiscal particulier :

• Ils sont exonérés de charges sociales ;
• Ils sont déductibles de l’impôt dont l’entreprise est redevable ;
• Sous certaines conditions, la TVA sur ces frais est récupérable ;
• Pour le salarié, le remboursement des frais professionnels n’est pas imposable à l’impôt sur le revenu. 

La déclaration de l’entreprise doit toutefois respecter certaines conditions, elle doit notamment être en mesure de :

• démontrer que les dépenses correspondant à la note de frais étaient réelles et nécessaires à l’exercice de l’activité ;
• présenter les justificatifs probants dès le premier euro pour le régime des frais réels. Pour le régime forfaitaire, les pièces justificatives des frais engagés sont facultatives (dans la limite du plafond officiel) ;

Le cas particulier de la TVA : à quelle condition la déduire ?

S’agissant des notes de frais avec TVA récupérable, certaines conditions s’appliquent :

• Le travail et les dépenses doivent avoir été effectués dans l’intérêt de l’entreprise ;
• L’employeur doit être en mesure de prouver que les frais sont réels au moyen d’une facture originale à son nom et à la bonne date ;
• La TVA est exigible chez le fournisseur. 

 Les dépenses dans ces conditions font l’objet d’une déduction, notamment :

• Les frais de repas ;
• Les frais d’entretien et de location d’un véhicule ;
• Les dépenses de cadeaux aux clients.

Il existe néanmoins des exceptions à cette règle : les frais de parking et les frais de déplacement (avion, bus, train…) ne font pas l’objet d’une déduction. C’est toutefois le montant TTC qui sera remboursé au salarié pour ne pas le pénaliser. 

Les exceptions aux règles sociales et fiscales

Les principales exceptions suscitant de nombreux redressements lors des contrôles de l’Urssaf sur les notes de frais et ceux de l’administration fiscale concernent les notes de frais sans facture.

Dans les cas où les frais ne sont pas justifiés (par exemple la non-conformité des frais kilométriques au barème officiel ou les frais kilométriques au réel), le remboursement est considéré comme un complément de salaire.

C’est aussi le cas lorsque l’hébergement et les repas, objets du remboursement, sont situés trop près du domicile du salarié. À ce titre, les frais ne sont pas considérés comme réels et l’entreprise est redevable des cotisations sociales dès le premier euro. Le salarié est, lui aussi, tenu d’inclure ces montants dans sa déclaration de revenus.

Comme indiqué plus haut, le régime général propre aux notes de frais s’applique selon le plafond fixé par l’Urssaf. Le remboursement sera considéré comme un avantage en nature quand il dépasse ce plafond.

Dans le régime du forfait, les pièces justificatives doivent pouvoir être présentées lorsqu’elles dépassent ce forfait. À défaut de toute pièce justificative, les remboursements faisant l’objet d’une déclaration seront considérés comme des compléments de salaire dès le premier euro. 

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