Les notes de frais sont-elles imposables ?

Le régime fiscal et social des notes de frais professionnels

Cotisations sociales, impôts sur les entreprises et impôt sur le revenu

Les notes de frais correspondent aux dépenses réelles engagées par les salariés dans le cadre de leurs déplacements professionnels en France et à l’étranger. Le remboursement de ces frais professionnels par l’entreprise est obligatoire. Cette dernière les impute à des comptes de charges dédiés prévus par la nomenclature. Dans la limite d’un plafond fixé par l’Urssaf (7 600 € par an et par salarié), ces frais suivent un régime fiscal particulier :

• Ils sont exonérés de charges sociales ;
• Ils sont déductibles de l’impôt dont l’entreprise est redevable ;
• Sous certaines conditions, la TVA sur ces frais est récupérable ;
• Pour le salarié, le remboursement des frais professionnels n’est pas imposable à l’impôt sur le revenu. 

Il a toutefois le choix entre deux méthodes pour déclarer ses frais : l’abattement forfaitaire de 10 % ou la déduction des frais réels. L’abattement forfaitaire s’applique automatiquement et couvre les dépenses professionnelles courantes sans nécessiter de justificatifs. En revanche, s’il estime que ses frais sont plus élevés que cet abattement, il peut opter pour la déduction des frais réels. Dans ce cas, il doit les mentionner dans sa déclaration de revenus et fournir les justificatifs correspondants.

La déclaration de l’entreprise doit toutefois respecter certaines conditions, elle doit notamment être en mesure de :

• démontrer que les dépenses correspondant à la note de frais étaient réelles et nécessaires à l’exercice de l’activité ;
• présenter les justificatifs probants dès le premier euro pour le régime des frais réels. Pour le régime forfaitaire, les pièces justificatives des frais engagés sont facultatives (dans la limite du plafond officiel) ;

Comment déclarer les notes de frais ?

Pour l'entreprise :

• Étape 1 : Collecter les justificatifs
  Rassembler toutes les pièces justificatives des dépenses (factures, tickets, reçus) avec les informations légales nécessaires (nom de l’entreprise, date, montant).
• Étape 2 : Enregistrer les frais dans la comptabilité
  Saisir les frais dans les comptes de charges appropriés selon leur nature (repas, transport, fournitures, etc.).
• Étape 3 : Remplir le formulaire de remboursement
  Compléter un formulaire de remboursement des frais professionnels pour chaque salarié, en incluant les informations suivantes : nom du salarié, date et montant des frais, justificatifs joints.
• Étape 4 : Soumettre les notes de frais pour validation
  Soumettre les notes de frais à la personne ou au service chargé de la validation (service comptabilité, RH) pour vérifier leur conformité avec les règles fiscales et sociales.
• Étape 5 : Procéder au remboursement
  Rembourser les frais validés au salarié par virement ou via la paie, dans la limite des plafonds légaux.
• Étape 6 : Déclarer les frais dans la liasse fiscale
  Lors de la déclaration fiscale annuelle, inclure les frais professionnels comme charges déductibles dans la liasse fiscale de l’entreprise.
  
  

Pour les salariés :

• Étape 1 : Rassembler les justificatifs
  Conserver tous les justificatifs des dépenses professionnelles engagées (billets, factures, tickets) pendant 3 ans en cas de contrôle fiscal.
• Étape 2 : Compléter la note de frais
  Remplir une note de frais détaillant les dates, montants et nature des dépenses, accompagnée des justificatifs nécessaires.
• Étape 3 : Soumettre la note de frais à l’entreprise
  Soumettre la note de frais à l’employeur ou responsable pour validation.
• Étape 4 : Recevoir le remboursement
  Une fois validée, l'entreprise rembourse les frais via la paie ou un virement bancaire.
• Étape 5 : Déclaration à l'impôt sur le revenu
  Ne pas inclure les frais remboursée dans la déclaration de revenus, car ils ne sont pas imposables. Toutefois, les frais non remboursés peuvent être déduits sous certaines conditions (frais réels).

Le cas particulier de la TVA : à quelle condition la déduire ?

S’agissant des notes de frais avec TVA récupérable, certaines conditions s’appliquent :

• Le travail et les dépenses doivent avoir été effectués dans l’intérêt de l’entreprise ;
• L’employeur doit être en mesure de prouver que les frais sont réels au moyen d’une facture originale à son nom et à la bonne date ;
• La TVA est exigible chez le fournisseur. 

 Les dépenses dans ces conditions font l’objet d’une déduction, notamment :

• Les frais de repas ;
• Les frais d’entretien et de location d’un véhicule ;
• Les dépenses de cadeaux aux clients.

Il existe néanmoins des exceptions à cette règle : les frais de parking et les frais de déplacement (avion, bus, train…) ne font pas l’objet d’une déduction de TVA. Toutefois, ces frais restent exonérés d'impôts pour le salarié, tant qu'ils respectent les conditions et plafonds fixés par l'URSSAF. Au-delà, ils peuvent être requalifiés en complément de salaire et devenir imposables.

Les exceptions aux règles sociales et fiscales

Les principales exceptions suscitant de nombreux redressements lors des contrôles de l’Urssaf sur les notes de frais et ceux de l’administration fiscale concernent les notes de frais sans facture.

Dans les cas où les frais ne sont pas justifiés (par exemple la non-conformité des frais kilométriques au barème officiel ou les frais kilométriques au réel), le remboursement est considéré comme un complément de salaire.

C’est aussi le cas lorsque l’hébergement et les repas, objets du remboursement, sont situés trop près du domicile du salarié. À ce titre, les frais ne sont pas considérés comme réels et l’entreprise est redevable des cotisations sociales dès le premier euro. Le salarié est, lui aussi, tenu d’inclure ces montants dans sa déclaration de revenus.

Comme indiqué plus haut, le régime général propre aux notes de frais s’applique selon le plafond fixé par l’Urssaf. Lorsque le remboursement dépasse ce plafond, il peut être requalifié en avantage en nature et devenir imposable pour le salarié. Par exemple, pour les frais de repas, le plafond est fixé à 21,10 € par personne et par repas au restaurant en 2025. Tout remboursement excédant ce montant est considéré comme un avantage en nature soumis à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.

Dans le régime du forfait, les pièces justificatives doivent pouvoir être présentées lorsqu’elles dépassent ce forfait. À défaut de toute pièce justificative, les remboursements faisant l’objet d’une déclaration seront considérés comme des compléments de salaire dès le premier euro. 

Pour éviter les écueils de gestion, l’entreprise a tout intérêt à automatiser le plus possible ces opérations ! Notamment en optant pour des solutions de gestion de trésorerie et de notes de frais.

Une gestion rigoureuse des notes de frais est essentielle pour éviter tout risque de redressement fiscal. L’administration fiscale et l’Urssaf effectuent régulièrement des contrôles pour s’assurer que les remboursements respectent bien les règles en vigueur. En cas de non-conformité (absence de justificatifs, dépassement des plafonds, dépenses non justifiées), l’entreprise peut être tenue de payer des cotisations sociales supplémentaires, et le salarié peut voir ses remboursements requalifiés en avantage en nature imposable.

Pour éviter ces situations, il est recommandé de conserver tous les justificatifs pendant au moins trois ans, de veiller au respect strict des plafonds Urssaf et de s’assurer que chaque dépense remboursée a un lien direct avec l’activité professionnelle. L’utilisation d’un logiciel de gestion automatisé permet aussi de limiter les erreurs et d’assurer une traçabilité fiable des notes de frais.

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