Le papier est emblématique des démarches écologiques. Selon une étude menée par Statistica, la France est le huitième plus gros consommateur mondial de papiers et de cartons avec près de 9 millions de tonnes par an (2018). L’utilisation du papier est un enjeu financier, stratégique, sociétal et écologique pour l’entreprise : le poste de dépenses dédié au papier représente en moyenne entre 10 000 et 25 000 euros par an sans compter les dépenses annexes pour une entreprise d’une centaine de salariés tandis que le poids écologique de la consommation mondiale de papiers et de cartons équivaut à 40% de la déforestation dans le monde.
Qu’est-ce que le zéro-papier ?
La politique zéro-papier est une décision de gestion consciente de l’entreprise visant à réduire l’utilisation du papier. S’engager dans une politique environnementale telle que le zéro-papier c’est poursuivre une politique plus globale de qualité, ce qu’on appelle les 5 zéros : zéro stock, zéro défaut, zéro panne, zéro délai et zéro papier. On ne peut évoquer la politique zéro-papier sans parler de la dématérialisation.
La dématérialisation est un processus par lequel on convertit des informations initialement sur des supports physiques - les documents-papiers - vers des supports numérisés - documents numérisés ou électroniques.
Le zéro-papier : les avantages
Gain de productivité
Gain de productivité avec l’optimisation des flux d’informations en interne grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED). Le GED est une véritable pièce stratégique de votre système d'information mais il n'est plus suffisant tout seul.
Il supervise l’organisation de vos documents numérisés en prenant en charge : l’acquisition des documents, leur conception/modification, leur stockage, leur traitement, leur distribution et leur classement. Ce qui permet de :
- Faciliter l’accès à l’information qui reste disponible à tout moment, de partout et sur tout support ce qui favorise la communication et le partage de l’information en interne (transparence).
- Gagner du temps pour tous vos collaborateurs en réduisant le temps de recherche : plus besoin de passer des heures à retrouver “la” bonne information parmi les montagnes de papier, il suffit d’utiliser le moteur de recherche intégré au GED ; les opérations se font plus rapidement sans l’intermédiaire du papier.
- Gagner du temps pour les équipes finance et RH : couplé à un logiciel de comptabilité, les informations utiles au comptable lui sont directement accessibles sur une plateforme en ligne, tout comme pour l’équipe RH - plus besoin par exemple de traiter manuellement les bulletins qui représentent près de 5 heures de travail à la fin de chaque mois.
- Optimisation de la communication interne : le GED favorise le travail collaboratif et facilite l’échange entre vos collaborateurs. Le GED couplé à vos workflows a plusieurs avantages : l'amélioration du processus de validation, le respect des délais des missions grâce au partage des informations - seulement utiles et constamment mis à jour - à chaque acteur intervenant dans le processus. On reviendra plus tard sur la traçabilité des échanges, mais il est important de préciser que les managers pourront mesurer la performance de leurs collaborateurs et identifier les éventuelles difficultés rencontrées en temps réel et agir en conséquent.
Le niveau supérieur serait l’utilisation d’un ERP (enterprise resource planning) ou PGI (progiciel de gestion intégré) - une combinaison de logiciels - qui permet de gérer et de suivre quotidiennement l’ensemble de l’activité d’une entreprise en centralisant les informations produites par les différents départements (comptabilité, finances, production, approvisionnement, marketing, ressources humaines, etc.) dans une même base de données.
L’intérêt est de créer un écosystème numérique favorisant la bonne prise de décision et la bonne gestion pour accompagner votre entreprise dans son développement.
Point lexique : qu'est-ce qu'un workflow ? Un workflow, en français "flux de travaux" ou "flux opérationnel" est la représentation d'une suite de tâches opérées afin de réaliser une mission ; il s'agit du chemin méthodique choisi pour parvenir à un but. Appliqué à l'entreprise, cet outil permet de modéliser les différents processus métiers de l'entreprise afin d'automatiser la prise de décision. Cette automatisation repose sur l'idée de "sélectionner" le meilleur chemin i.e. la "bonne" branche dans le diagramme du workflow en fonction du contexte de départ.
Réalisation d'économies
Plus besoin de louer d’espaces pour entreposer les documents-papiers que vous devez archiver. Optimisez l’espace des bureaux (plus de cartons, plus de classeurs, …) et réduisez le budget de consommation de papiers et papeterie. Accélérez le processus de facturation à l’origine de la faillite de nombreuses entreprises françaises selon Les Échos grâce à une gestion en ligne permettant d'automatiser les process.
Valorisation de la marque employeur et l'image de marque de votre entreprise
Le grand public et les jeunes diplômés sont de plus en plus sensibilisés à la question écologique et la RSE. Montrez que vous contribuez à l’effort écologique peut vous aider à fidéliser vos clients existants (et vos collaborateurs !), attirer de nouveaux partenaires et convaincre des talents de rejoindre votre entreprise.
Gain en termes de sécurité, de confidentialité, de fiabilité, de qualité et de traçabilité de l'information
L’horodatage et la signature électronique permettent de garantir l’intégrité et la fiabilité des informations stockées. La plupart des GED donne accès à un historique des opérations intervenues - une sorte de journal d'activité - sur une période donnée (alarmes, notifications,...) pour une traçabilité optimale en cas de conflit (un produit défectueux, une modification sur un document, les utilisateurs concernés, la source des informations utilisées pour telle opération, …).
Pour ce qui est de l’acceptation juridique et légale de ces documents, il faut passer par un archivage numérique à valeur probante. On vous renvoie pour cela à notre article de blog sur l’archivage numérique à valeur probante.
L'utilisation d'un GED permet de progression dans le contrôle de qualité de l'information : la gestion des versions d'un seul document bien nommé n'est plus un problème, le logiciel vous assure l'existence d'une seule bonne version - plus de doublon, de triplons ni de quadruplons au nom différent - qui est constamment mis à jour. Les mises à jour sont sauvegardées dans le journal d'activité du logiciel. En somme, vous gagnez en lisibilité et exploitabilité de l'information.
En termes de sécurité, la dématérialisation favorise une non-circulation physique des informations ce qui permet de réduire les risques de déperdition et de détérioration lors du partage de l'information entre vos différentes parties prenantes (équipes sur le terrain, équipes opérationnelles, clients) et les différentes étapes de ressaisie (compte-rendu, facturation, double-saisie …). De plus, la plupart des GED permettent de sélectionner les données que vous souhaitez partager et d'identifier les personnes à qui vous en autorisez l'accès.
Amélioration de la satisfaction client
L’adoption d’un GED permet de mettre en pratique une politique de transparence et d'établir une relation de confiance avec vos clients qui peuvent accéder directement aux informations qui les concernent (réception des informations en temps réel, suivi, …) voire co-produire avec vous certains documents. Ils font partie intégrante du cycle de vie de leurs documents : traitement, validation, transmission, etc.
Comment mettre en place une politique zéro-papier dans votre entreprise ?
Optez pour un archivage électronique et une signature électronique
L’archivage numérique - allant du simple stockage, à un archivage à valeur probante - consiste à sauvegarder les documents de l’entreprise sous format électronique via des applications ou des logiciels de gestion. Pour la signature, on vous renvoie à notre article sur l’archivage électronique qui aborde la question de la signature électronique comme outil d’approbation à valeur juridique.
Investissez dans un logiciel de gestion électronique des documents (GED)
La plupart des GED offre une traçabilité parfaite des informations, synchronisé avec l’automatisation de l’archivage électronique, vous dotez votre entreprise d’un écosystème productif à souhait !
Sensibilisez et formez vos équipes en interne à ces thématiques
Sensibilisez vos collaborateurs en leur donnant de bonnes pratiques à avoir au bureau : ne pas imprimer leurs e-mails, utiliser des solutions digitales pour les réunions et travaux, réutiliser le verso des papiers utilisé pour en faire des brouillons, recycler les papiers dans les poubelles de tri - que vous aurez préalablement mis à leur portée. Il existe aussi des dispositifs de collecte du papier et autres déchets administratifs d’entreprise.
Les bonnes pratiques ne se limitent pas à l'espace du bureau mais doivent aussi être adoptées au cours de leurs déplacements dans le cadre de leurs missions professionnelles.
En ce qui concerne les reçus, ne demandez plus de ticket et demandez à votre commerçant de ne plus éditer de reçu papier ce qui l’aidera par ailleurs à faire des économies (caisse enregistreuse équipée d’une imprimante, l’encre, les bobines, lecteur de carte, maintenance, ...). Demandez en revanche un ticket de caisse électronique pour garder une trace des dépenses faites. De nombreuses enseignes fournissent déjà depuis des années un ticket de caisse dématérialisé à la demande du consommateur ; c’est le cas d’Apple, d’E.Leclerc ou de Décathlon par exemple.
Même chose pour les factures et devis, passez au numérique. Envoyez et recevez vos factures et vos devis au format PDF par mail ou directement consultables sur un logiciel en ligne. Les avantages sont nombreux : gain d’espace (plus de surfaces spécialement préservées pour le stockage des archives), gain d’argent (plus d’imprimante utilisée à usure, …), gain de temps. À l’aide d’un logiciel de gestion des documents, archivez méthodiquement vos documents numériques, vous les retrouverez d’autant plus rapidement lorsque vous en aurez besoin - dans le cas d’un contrôle fiscal ou d’un contrôle de l’Urssaf par exemple.
Il se peut que vous soyez confronté(e) à une opposition de vos équipes internes à la dématérialisation. Dans ce cas,
- Mettez en évidence l’existence de solutions alternatives applicables directement;
- Mettez en évidence les résultats conséquents concrets résultant d’une politique zéro-papier en termes de confort, d'économie, de gain de productivité, de - meilleure - communication interne, …
- Mettez en place des indicateurs pour suivre vos avancées : établir un suivi mensuel de la quantité de papiers imprimés/photocopiés, des dépenses mensuelles liées aux achats papeterie/imprimante/cartouches d'encre, ... Avoir de la visibilité sur l'avant et l'après politique zéro-papier est important.
Quelques chiffres clés récapitulatifs des vertus de la politique zéro-papier au bureau :
Sans justificatif papier, comment faire les notes de frais ?
Pour vos collaborateurs, il peut y avoir une crainte : sans reçu ni justificatif, comment valider leurs notes de frais ? En effet, on leur a toujours répété qu'aucun remboursement ne serait opéré s'il manque le justificatif venant attesté la dépense décrite dans la note de frais. Sans justificatif, plus de preuves. Il existe pourtant des solutions telles que Mooncard.
Mooncard propose une carte de paiement d’entreprise pour la gestion de vos notes de frais et de vos dépenses. Elle est utilisable pour toutes les dépenses professionnelles de vos collaborateurs, acceptée chez tous les commerçants, en ligne ou en physique. A chaque dépense effectuée, vos commerçants reconnaissent la Mooncard et le justificatif électronique nous est automatiquement envoyé sous format PDF via nos API. Les justificatifs reçus sont archivés numériquement dans notre logiciel et sont à valeur probante.
