Note de frais et forfait téléphonique : est-il possible de se faire rembourser ?

Que dit la législation sur les frais professionnels et l’usage de son téléphone personnel ?

C’est l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels qui définit les modalités de remboursement lié à l’utilisation du téléphone portable à des fins professionnels.

La législation spécifie que « les dépenses du salarié pour l’utilisation de technologies de l’information et de la communication (NTIC) dans le cadre professionnel sont considérées comme des charges spécifiques liées à son emploi ou à sa fonction en vertu de son contrat de travail ».

De plus, cet arrêté implique qu’à l’instar des frais de repas ou de déplacement, les remboursements de l’employeur doivent s’effectuer sur la base des frais réels supportés par le salarié pour son activité professionnelle.

Puis-je refuser d’utiliser mon téléphone personnel pour le travail ?

L’utilisation d’un téléphone personnel à des fins professionnelles n’est pas une obligation pour le salarié. En effet, selon le droit du travail, l’employeur a la responsabilité de fournir les outils nécessaires à l’exécution des missions professionnelles. Si un salarié refuse d’utiliser son téléphone personnel pour le travail, l’entreprise doit mettre à sa disposition un téléphone professionnel ou une autre solution adaptée.

En l’absence de mise à disposition d’un téléphone professionnel, l’employeur ne peut contraindre un salarié à utiliser son téléphone personnel. Le refus du salarié ne peut donner lieu à une sanction, tant qu’il s’inscrit dans le cadre du respect de ses obligations professionnelles avec les moyens fournis par l’entreprise.

Quand faut-il demander le remboursement de son forfait personnel ?

En pratique, l’utilisation du téléphone portable personnel dans le cadre du travail n’entraîne pas systématiquement un remboursement de la part de l’employeur.

Une obligation légale pour les employeurs

Toutefois, il est important de noter que l’employeur ne peut pas exiger d’un salarié qu’il utilise son téléphone personnel pour des besoins professionnels. Selon le droit du travail, l’entreprise est tenue de fournir les outils nécessaires à l’exécution des missions professionnelles. Si le salarié refuse d’utiliser son téléphone personnel, l’employeur doit lui proposer une alternative, comme la mise à disposition d’un téléphone professionnel ou le remboursement des frais engagés.

Or, en principe, et comme expliqué précédemment, l’entreprise a l’obligation légale de rembourser toutes les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité. Vous l’aurez compris, l’émission de ces notes de frais est rigoureusement encadrée par le droit du travail et l’utilisation du téléphone n’échappe pas à cette règle.

Il est, en revanche, parfois difficile de fournir des justificatifs clairs. En effet, la complexité réside dans la définition de ce qui constitue une utilisation professionnelle du matériel.

Une exonération de cotisations sociales

En ce qui concerne le forfait téléphonique, le chef d’entreprise a la possibilité de bénéficier d’une exonération de cotisation, si le téléphone personnel de son salarié est régulièrement utilisé pour passer des appels professionnels.

Cette exonération n’est possible que si l’usage professionnel du téléphone est dûment justifié et documenté. L’employeur doit veiller à ce que les justificatifs fournis (factures détaillées, relevés d’appels, etc.) attestent clairement des frais engagés pour l’activité professionnelle. Sans ces preuves, l’Urssaf pourrait requalifier ces remboursements en complément de rémunération, les rendant ainsi soumis à cotisations sociales.

De la même manière, il peut également y avoir recours pour l’achat d’un accessoire, comme un kit mains libres ou des écouteurs par exemple, si ceux-ci sont strictement dédiés à l’activité professionnelle.

Modalités de remboursement des frais téléphoniques

Il existe plusieurs méthodes pour rembourser l’utilisation du téléphone personnel à des fins professionnelles :

Le versement d’une indemnité mensuelle pour couvrir une partie des frais engagés.
Le remboursement basé sur la facture téléphonique détaillant les appels professionnels.
L’établissement d’une note de frais par le salarié, mentionnant les coûts liés à son usage professionnel.

Il est recommandé de définir clairement le mode de remboursement dans le contrat de travail, notamment lorsque l’utilisation du téléphone personnel pour des besoins professionnels est fréquente. Cette clarification permet d’éviter toute ambiguïté et de garantir une gestion transparente des remboursements.

Pour que le remboursement des frais téléphoniques soit accepté, il est essentiel de fournir des justificatifs précis permettant de distinguer l'utilisation professionnelle de l'utilisation personnelle du téléphone. Ces justificatifs peuvent inclure :

Des factures détaillées mentionnant les appels professionnels.
Des relevés d'appels permettant d'identifier les communications liées au travail.
Toute autre preuve attestant que les dépenses engagées sont directement liées à l'exécution du contrat de travail.

L'absence de justificatifs clairs peut compliquer la demande de remboursement et entraîner un refus de prise en charge par l'employeur. Il est donc recommandé de conserver ces documents et de les transmettre systématiquement lors de la demande de remboursement.

Comment différencier une utilisation professionnelle d’une utilisation personnelle du téléphone portable ?

Lorsqu’il s’agit de rembourser les frais liés à l’utilisation d’un téléphone personnel, il peut être difficile d’évaluer la proportion de cet usage.

Le temps d’utilisation du téléphone portable

Si l’entreprise ne peut pas prouver les dépenses du salarié avec précision, ce dernier peut évaluer un pourcentage en fonction du temps passé sur son téléphone dans le cadre de sa mission. Toutefois, cette méthode n’est limitée qu’à 50 % du coût total et ne permet pas toujours de rembourser l’intégralité des notes de frais professionnels.

Les factures qui justifient la note de frais

Si l’entreprise peut prouver les dépenses, le remboursement peut être exempt d’impôt même si le montant dépasse les 50 %, mais cela reste contraignant. Il est important de demander toutes les factures de téléphone avant de procéder au remboursement, et ce pour éviter également tout problème lors d’un contrôle Urssaf.

L'utilisation du téléphone personnel pour un usage professionnel est une pratique courante. Les entreprises sont ainsi nombreuses à utiliser les notes de frais pour le remboursement des forfaits téléphoniques de leurs collaborateurs. Gérer les dépenses professionnelles peut être une tâche chronophage et faire l’objet d’erreurs de saisie. Avec la solution Mooncard vous pouvez dire adieu à la gestion traditionnelle de vos notes de frais !

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