Note de frais et forfait téléphonique : est-il possible de se faire rembourser ?

Que dit la législation sur les frais professionnels et l’usage de son téléphone personnel ?

C’est l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels qui définit les modalités de remboursement lié à l’utilisation du téléphone portable à des fins professionnels.

La législation spécifie que « les dépenses du salarié pour l’utilisation de technologies de l’information et de la communication (NTIC) dans le cadre professionnel sont considérées comme des charges spécifiques liées à son emploi ou à sa fonction en vertu de son contrat de travail ».

De plus, cet arrêté implique qu’à l’instar des frais de repas ou de déplacement, les remboursements de l’employeur doivent s’effectuer sur la base des frais réels supportés par le salarié pour son activité professionnelle.

Quand faut-il demander le remboursement de son forfait personnel ?

En pratique, l’utilisation du téléphone portable personnel dans le cadre du travail n’entraîne pas systématiquement un remboursement de la part de l’employeur.

Une obligation légale pour les employeurs

Or, en principe, et comme expliqué précédemment, l’entreprise a l’obligation légale de rembourser toutes les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité. Vous l’aurez compris, l’émission de ces notes de frais est rigoureusement encadrée par le droit du travail et l’utilisation du téléphone n’échappe pas à cette règle.

Il est, en revanche, parfois difficile de fournir des justificatifs clairs. En effet, la complexité réside dans la définition de ce qui constitue une utilisation professionnelle du matériel.

Une exonération de cotisations sociales

En ce qui concerne le forfait téléphonique, le chef d’entreprise a la possibilité de bénéficier d’une exonération de cotisation, si le téléphone personnel de son salarié est régulièrement utilisé pour passer des appels professionnels. De la même manière, il peut également y avoir recours pour l’achat d’un accessoire, comme un kit mains libres ou des écouteurs par exemple, si ceux-ci sont strictement dédiés à l’activité professionnelle.

Comment différencier une utilisation professionnelle d’une utilisation personnelle du téléphone portable ?

Lorsqu’il s’agit de rembourser les frais liés à l’utilisation d’un téléphone personnel, il peut être difficile d’évaluer la proportion de cet usage.

Le temps d’utilisation du téléphone portable

Si l’entreprise ne peut pas prouver les dépenses du salarié avec précision, ce dernier peut évaluer un pourcentage en fonction du temps passé sur son téléphone dans le cadre de sa mission. Toutefois, cette méthode n’est limitée qu’à 50 % du coût total et ne permet pas toujours de rembourser l’intégralité des notes de frais professionnels.

Les factures qui justifient la note de frais

Si l’entreprise peut prouver les dépenses, le remboursement peut être exempt d’impôt même si le montant dépasse les 50 %, mais cela reste contraignant. Il est important de demander toutes les factures de téléphone avant de procéder au remboursement, et ce pour éviter également tout problème lors d’un contrôle Urssaf.

L'utilisation du téléphone personnel pour un usage professionnel est une pratique courante. Les entreprises sont ainsi nombreuses à utiliser les notes de frais pour le remboursement des forfaits téléphoniques de leurs collaborateurs. Gérer les dépenses professionnelles peut être une tâche chronophage et faire l’objet d’erreurs de saisie. Avec la solution Mooncard vous pouvez dire adieu à la gestion traditionnelle de vos notes de frais !

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