Comment se faire rembourser ses frais de déplacement ?
Le remboursement sur les déplacements professionnels
Si vous effectuez des déplacements professionnels, avec votre véhicule personnel, dans le cadre de votre activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise, il est obligatoire que cette dernière vous indemnise sur les frais engagés. Cette indemnisation est encadrée par la loi, grâce à des barème kilométrique.
Le barème kilométrique est revu chaque année pour rester pertinent, c’est pourquoi vous devez toujours vous en remettre au barème kilométrique concernant l’année en cours. Concrètement, le barème kilométrique permet de calculer le montant des frais déductibles sur les frais kilométriques engagés au cours de vos déplacements professionnels ou dans le cadre de trajet domicile - lieu de travail lorsque vous utilisez une voiture personnelle.
Le barème kilométrique tient compte de toutes les charges occasionnées par la conduite du véhicule :
- Le carburant ;
- L’entretien et l’usure générale ;
- L’assurance ;
- L’amortissement.
Deux facteurs rentrent en compte dans ce barème kilométrique, la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue.
Pour obtenir cette indemnisation, il est impératif fournir à votre employeur un justificatif indiquant :
- La date du déplacement concerné ;
- Le motif de ce déplacement ;
- La distance totale parcourue, incluant le lieu de départ et d’arrivée ;
- La puissance fiscale du véhicule ;
- Le montant calculé d’après le barème en vigueur
Les indemnités prévues par l’administration fiscale concernent uniquement les déplacement professionnels, et non les trajets quotidiens que vous pouvez être amenés à réalisé entre votre domicile et votre travail. Ici, nous parlons des indemnités kilométriques et notes de frais pour les déplacements professionnels en voiture, mais il est à noter qu’il existe également un barème kilométrique spécifique pour les déplacements professionnels réalisés à vélo et à moto.
Est-il possible de se faire rembourser les frais de trajets entre son domicile et son travail ?
Oui, c'est possible. Cependant, les trajets domicile - travail ne sont éligibles aux indemnités kilométriques que si le collaborateur est contraint d’utiliser son véhicule personnel comme moyen de locomotion pour se rendre sur le lieu de travail à cause d’impossibilité horaire ou d’inexistence de transports en commun. À ce moment-là, la prise en charge n’est pas soumise à cotisations sociales et l’employeur doit être capable de justifier l’allocation de ces indemnités kilométriques auprès des instances de contrôle (URSSAF et/ou le fisc) en précisant :
- Le moyen de transport utilisé par le collaborateur.
- La distance séparant le domicile du lieu de travail.
- La puissance fiscale du véhicule.
- La fréquence des trajets effectués chaque mois.
Les indemnités kilométriques sont accordées en fonction de la distance entre le domicile et le travail : la distance maximale prise en compte est de 40 km soit 80 km aller-retour.
Rappel : Les indemnités kilométriques perçues par les collaborateurs sont exonérées d'impôt sur le revenu et de cotisations sociales pour les salariés et sont déductibles du résultat imposable pour l'entreprise qui les verse.
Certains frais supplémentaires, comme les péages ou les frais de stationnement, ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’indemnité kilométrique. Cependant, il est possible d’en demander le remboursement à votre employeur dans le cadre de la note de frais.
Pour éviter les mauvaises surprises et prendre des décisions pertinentes, il est essentiel que vous preniez connaissance de la politique de votre entreprise. Vous saurez ainsi quels sont les frais que votre entreprise rembourse dans le cadre des déplacements professionnels en voiture et quelles sont les procédures à respecter.
Il est important également de savoir quelle est la politique de l’entreprise en cas de contravention ou d’accident pendant un trajet professionnel avec votre véhicule personnel. Mieux vous êtes informé, mieux vous pourrez gérer vos demandes de remboursement et l’organisation qui en découle.
Comment simplifier la gestion des frais de déplacements ?
Vous vous déplacez régulièrement en voiture dans le cadre de votre travail ? Si c’est le cas, vous devez noter consciencieusement chaque déplacement, indiquer clairement quel en était le motif et conserver précieusement chaque reçu quand cela est pertinent.
Il vous faut ensuite remplir des justificatifs pour que le DAF ou comptable de votre entreprise puisse examiner votre demande de remboursement, ce qui prend du temps et exige une bonne organisationt.
Et enfin, voilà venue l’attente du remboursement, en espérant que tout soit en ordre, puisqu’une ligne mal renseignée ou un justificatif manquant peut stopper net la procédure : en cas de contrôle, votre entreprise doit pouvoir justifier chacun des remboursements effectués.
Si vous ne fournissez pas les détails ou justificatifs nécessaires, il n’est tout simplement pas dans son intérêt de procéder au remboursement.
Toutes ces étapes sont chronophages et stressantes pour les salariés. C’est un fait que l’on constate dans toutes les entreprises : la gestion des notes de frais empiète sur votre travail, sur votre productivité, et quelquefois même sur votre temps personnel.
Mooncard a mené avec l’IFOP une étude sur la charge mentale professionnelle pour évaluer la place que prend le travail dans la sphère privée, nous en avons fait un récapitulatif que vous retrouverez sur notre blog.
Cela représente également une source d’inquiétude importante, puisque des sommes parfois considérables ont été engagées sur vos fonds personnels et que le remboursement n’est pas une option pour le bon équilibre de vos finances...
Il existe heureusement des applications qui vous aident à mieux gérer toutes vos notes de frais, comme la solution Mooncard. L'automatisation permet la simplification et l'accélération de ces processus. Vous rentrez vos dépenses au fur et à mesure et l’entreprise peut les traiter plus efficacement et rapidement.
Dans le cadre des notes de frais de déplacement en voiture, il y a également des solutions plus radicales pour éviter tout ou partie de la gestion de celles-ci et des indemnités kilométriques. Nous vous en présentons plusieurs. Elles sont à la fois avantageuses pour vous et pour votre entreprise, il ne faut donc pas hésiter à en discuter avec votre employeur.
L'utilisation d'une voiture de location
Cette solution peut convenir aussi bien pour des déplacements ponctuels que réguliers, il est donc tout à fait possible de demander à votre entreprise de choisir cette option, si elle ne l’a pas déjà mise en place. Votre employeur pourra même négocier un partenariat avec le loueur pour bénéficier de tarifs avantageux et de conditions intéressantes (comme le dépôt et la reprise des véhicules directement dans l’entreprise).
Cette solution peut prendre plusieurs formes :
- Vous avancez les frais de location et êtes remboursé dans le cadre de la note de frais ;
- L’employeur s’occupe de payer la location en recevant instantanément la facture du loueur ;
- Vous payez simplement la location au moyen d’une carte corporate.
Dans tous les cas, la gestion des notes de frais est simplifiée pour vous comme pour l’entreprise. Les conditions sont également exposées clairement, vous savez précisément ce qui est couvert ou non lorsque vous utilisez le véhicule de location.
C’est un véritable gain de temps et un moyen simple d’éviter le stress lié au remboursement des notes de frais en voiture.
L'utilisation d'une voiture de fonction
Une voiture de fonction est un véhicule payé par l’entreprise et qui est laissé à votre disposition dans le cadre de vos missions professionnelles. Cette voiture peut vous être attribuée personnellement, mais il est aussi possible pour l’employeur de disposer de plusieurs voitures de fonction qui seront utilisées par différents collaborateurs selon les besoins.
Si vous disposez d’un véhicule de fonction pour votre usage seul, votre employeur pourrait vous autoriser à utiliser cette voiture sur votre temps libre à des fins personnelles. Dans ce cas, pour éviter tout risque de fraude, vous devrez faire preuve de rigueur pour distinguer les dépenses liées à vos missions professionnelles et celles qui relèvent de votre utilisation personnelle du véhicule. Les calculs du kilométrage doivent se faire indépendamment et séparément.
Se faire rembourser ses notes de frais de déplacement en voiture est obligatoire, mais pour bénéficier de ces remboursements, vous devez respecter à la fois la politique de votre entreprise et les procédures à suivre. Cela demande de l’organisation et de la rigueur. Pour vous simplifier la tâche, il est possible d’utiliser une application de gestion des notes de frais ou de proposer à votre employeur de mettre à votre disposition une voiture de fonction ou de location.
Mooncard : une solution idéale pour la gestion et l'automatisation des notes de frais
Mooncard est une solution de gestion de notes de frais couplée à des cartes corporate. Cette solution simple et rapide est très avantageuse : la note de frais est enregistrée dès qu'une dépense est effectuée, sans aucune démarche supplémentaire !
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