Les notes de frais d’avion : principes et mise en œuvre
Le principe du remboursement des frais professionnels aux salariés
Le traitement comptable des déplacements professionnels en avion des salariés ne présente pas de particularité par rapport aux autres déplacements dans le cadre du travail. De la même manière que les autres moyens de déplacement, le voyage n’est pas soumis à la TVA. L’entreprise ne peut donc pas la récupérer.
Par ailleurs, il est fortement recommandé aux entreprises de formaliser une politique de dépense concernant les voyages. Ce travail sera relatif aux conditions de remboursement des notes de frais professionnels aux salariés par l’employeur. Cette politique doit citer les dépenses éligibles à un remboursement et les processus internes pour l’obtenir (transport, repas et autres indemnités liées au travail). S’agissant plus spécifiquement des voyages en avion, certains sujets devront être clarifiés, en particulier :
- Le canal de réservation : le salarié peut procéder à la réservation par lui-même ou avoir recours à un prestataire homologué par l’entreprise (agence de voyage, site web, compagnie aérienne…).
- Le processus de validation : ce point est essentiel compte tenu de la volatilité du prix des déplacements en avion. Il convient par conséquent d’être au clair sur la personne qui procédera à la validation du déplacement, tout particulièrement si le voyage est urgent ou d’un montant élevé.
- La gestion des frais professionnels annexes (comme les visas du salarié, les assurances, les vaccins et les soins médicaux).
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La catégorie du déplacement impacte le montant acquitté : le choix de la classe du transport (économique, business, premium) a des répercussions sur le prix du budget tout autant que sur le confort du voyageur. L’employeur doit clarifier sa politique d’indemnités en fonction des heures ou des kilomètres parcourus.
Les questionnements relatifs au remboursement des frais professionnels aux salariés
Le remboursement des frais d’avion nécessite la présentation par les salariés d’un justificatif à l’employeur (comme pour toutes les dépenses d’une note de frais). Il existe toutefois une faille dans le dispositif : certaines personnes mal intentionnées se procurent un billet premium remboursable et modifiable avant de l’échanger contre un billet de classe économique. Ils empochent ainsi la différence. Pour éviter ces dérives, l’entreprise doit mettre en place un contrôle sur la carte d’embarquement.
Un autre écueil relatif aux voyages en avion concerne les cartes de fidélité associées à des miles et des points. Qui doit en profiter, le salarié ou l’employeur ? Si c’est le salarié qui en bénéficie, sont-ils des avantages en nature soumis à cotisations ? En France, il n’existe pas de jurisprudence sur le sujet. Aussi, il peut être conseillé de demander son avis à un juriste sur la question avant de prendre une décision.
Enfin, le dispositif peut être simplifié en utilisant un outil en mesure de gérer la réservation, et de dématérialiser le processus des notes de frais professionnels, comme le propose Mooncard.
Les frais connexes aux frais de déplacement en avion
Sauf si un aller-retour est possible dans la journée, un voyage en avion implique en général le paiement d’autres types de frais. D’où l’appellation de « grands déplacements » quand les salariés ne peuvent rejoindre leur domicile en raison d’une distance de plus de 50 km ou de 90 minutes de transport en commun. Le montant de ces dépenses liées à ce déplacement sera comptabilisé au compte 6256 – Missions.
Les dépenses peuvent être de plusieurs ordres dans le cadre des frais de mission. Sont concernés :
- Les notes de frais kilométriques ;
- Les notes de frais de voiture ;
- Les notes de frais de taxis ;
- Les repas.
Si les trajets domicile-travail ne sont pas inclus dans les notes de frais. Ce n’est pas le cas des frais du domicile à l’aéroport et des frais de transport sur les lieux du voyage.
Les frais de taxis présentent des particularités. Si un billet de train ou d’avion ne prêtent pas à ambiguïté sur le trajet, il n’en est pas de même pour les frais de taxi. Il peut être conseillé de tenir un référentiel des trajets les plus courants pour éviter la tentation de faire un détour, qu'il soit le fait du taxi ou du salarié.
De même, la réglementation des notes de frais des taxis prévoit la remise d’une facture pour les déplacements de plus de 25 €. Il ne faut donc pas oublier de demander au taxi une note si le trajet est d’un coût inférieur. Les choses se compliquent encore lors des déplacements en taxi à l’étranger. Il peut être conseillé de privilégier les compagnies dotées d’un équipement facilitant la transaction (comme une application mobile avec un paiement par carte bancaire). Cela facilitera le remboursement du salarié. Pour éviter les difficultés relatives à la perte de justificatifs, opter pour une application de gestion de notes de frais peut être une bonne solution.
De même, d'autres frais seront à prendre en compte dans un voyage. Il s’agit en particulier des notes de frais d’hôtel. Trois cas de figure sont à prendre en compte :
- Le salarié avance l’argent et se fait rembourser. Il s’agit ici de remplir une note de frais et de l’appuyer de justificatifs.
- L’entreprise fournit un moyen de paiement. Cela n’empêche pas le salarié de communiquer à l’employeur un justificatif probant, mais il n’y a plus de note de frais à présenter.
- L’entreprise alloue un budget. Il s’agit d’une somme forfaitaire accordée par l’entreprise pour régler la note d’hôtel. Les choix d’hébergement doivent être conformes à la politique définie par l’entreprise.
Par ailleurs, il est fréquent que les voyages en avion se déroulent à l’étranger, et amènent à gérer les notes de frais à l’international. Plusieurs points peuvent être cités :
- Maîtriser au maximum les coûts. L’employeur pourra par exemple acheter directement les titres de transport et réserver un hébergement et certains repas au salarié. Elle pourra utiliser un site spécialisé ou une agence de voyage pour obtenir les meilleurs tarifs.
- La gestion des devises par le salarié. En raison des frais bancaires, il peut être conseillé d’opter pour l’utilisation d’argent liquide ou de faire un change de devise pour payer les frais liés au travail.
- Les règles relatives à la TVA. Elles sont différentes selon qu’il s’agit d’une TVA intracommunautaire (déductible) ou d’une TVA extracommunautaire (chaque pays a ses propres règles).
- La gestion des repas. Un montant maximum par repas pourra être fixé par l’employeur.
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