Frais employeur, note de frais, comment ça fonctionne ?
Les frais employeurs ainsi que les dépenses de leurs collaborateurs engagés afin de mener à bien le fonctionnement de l’entreprise regroupent les frais professionnels. Si c'est le salarié qui est chargé des dépenses pour son activité professionnelle, c'est l'employeur qui s'occupe du remboursement. L'employeur doit prouver le caractère inhérent de ces frais professionnels pour bénéficier de l'exonérations des cotisations sociales.
La note de frais est un document officiel fourni par le salarié. Elle contient l'ensemble des frais professionnels qu'il a engagés dans l’accomplissement de son travail. Ce document doit être accompagné de justificatifs et les dépenses professionnels qui y figurent doivent être liées à l'intérêt de l'entreprise pour que le remboursement des frais par l'employeur soit possible.
En quoi consiste la note de frais d'hébergement ?
Un salarié qui vient d'être embauché, et qui habite provisoirement à plus de 50 Km de son nouveau lieu de travail, ou dont la durée du trajet en transport en commun de sa maison au lieu de travail dure plus de 90 mn, reçoit des indemnités sociales forfaitaires limitées à une période de 9 mois. Il perçoit les frais de repas travail et d'hébergement jusqu'à ce qu'il trouve un logement définitif.
A ce même titre, pour un salarié en déplacement professionnel, un hébergement à l’hôtel sera incontournable dans le cadre de sa mission puisqu'il se trouve dans l'impossibilité de regagner son lieu de domicile.
La gestion de note de frais pour ces dépenses à visée professionnelles dépendent de l'organisation de l'entreprise :
- Soit le salarié paie les nuitées par ses propres moyens et contre un justificatif. Cette option présente des contraintes pour le salarié en cas de voyages fréquents compte tenu des frais de transport, d'hébergement et des repas travail qu'il doit payer à l'avance.
- Soit l'entreprise dispose d'une carte ou tout autre moyen de paiement et qui va permettre au salarié d'effectuer la réservation et les paiements à l'avance. A son retour, il doit toujours présenter les justificatifs à son entreprise.
- Soit l'entreprise lui octroie un montant forfaitaire qu'il pourra utiliser à sa guise pour régler les frais d'hébergement.
L'hébergement en Airbnb constitue également une alternative pour les déplacements professionnels. Pour les voyages en groupe, c'est un moyen économique qui permet en plus, de tisser les liens entre collaborateurs. Les notes de frais Airbnb sont générées automatiquement sur les plateformes et les justificatifs ne risquent pas de se perdre.
Quels sont les critères à respecter pour la note de frais ?
Les notes de frais sont indispensables pour les contrôles fiscaux, elles doivent de ce fait être formalisées et bien réalisées. Dans le cas d'une note de frais d'hébergement lors d'un déplacement professionnel, le collaborateur doit préciser le nombre de nuitées qu'il a passées au cours de sa mission.
Elles doivent être datées, et indiquer le lieu, le montant des dépenses avec les taxes, le motif de la note. Une facture, un ticket de caisse, un reçu, un justificatif électronique dans le cas d'un paiement en ligne doivent être joints à la note de frais pour faire office de justificatif et pour qu'elle soit recevable.
Comment le salarié sera-t-il remboursé ?
our le remboursement des salariés, l'employeur peut choisir entre 2 options :
- Système des frais réels : le salarié présente les factures, l'employeur rembourse la totalité des dépenses. Ce système lui permet d'être exonéré de l'intégralité du remboursement qu'il a effectué des cotisations sociales.
- Allocations forfaitaires : dans le cas des petits déplacements professionnels où le salarié peut regagner son lieu de domicile le jour même, l'employeur peut opter pour une indemnité forfaitaire. En effet, le déplacement pourrait entraîner des frais de repas mais pas d'hébergement. Cependant, l'employeur doit suivre un barème pour fixer le montant de l'indemnité.
Les frais de l'entreprise sont exonérés aux cotisations sociales, ils sont donc suivis de près par les responsables fiscaux. Ils doivent être conformes à l'objet social et doivent être accompagnés d'une bonne justification.
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