Les notes de frais d’hôtel : ce qu’il faut savoir
La réglementation est très stricte lorsqu’il s’agit de rembourser des notes de frais pour des déplacements professionnels et l'hébergement. Afin d’être éligible à un remboursement, une note de frais d’hôtel doit répondre à plusieurs critères :
- Le déplacement doit avoir un objectif professionnel ;
- La distance entre le logement du salarié et le lieu où il se rend pour son travail doit être supérieure ou égale à 50 km ;
- Cette distance ne peut pas être parcourue en moins de 90 minutes avec les transports en commun.
En résumé : le salarié n’a pas d’autres choix que de passer la nuit sur place, il doit donc réserver une chambre d’hôtel.
L'hôtel n'est plus la seule solution d'hébergement et des services comme Airbnb sont aussi privilégiés par les professionnels.
Comment se faire rembourser ?
Avancez l'argent et se faire rembourser
Vous avancez l’argent puis vous demandez le remboursement à votre entreprise. Vous devrez par conséquent fournir un justificatif et remplir une note de frais. Cette solution simple peut cependant devenir pénible si vous êtes régulièrement en déplacement, puisque cela vous oblige à avancer des sommes importantes sur vos fonds personnels.
Utilisez un moyen de payement fourni par l'entreprise
Vous réservez et payez l’hôtel en utilisant un moyen de paiement directement fourni par votre entreprise, comme une carte bancaire professionnelle. Là encore, vous devrez ensuite donner un justificatif, mais vous n’aurez pas à avancer d’argent sur vos fonds propres.
Avoir un budget
Votre employeur vous verse une somme forfaitaire que vous utiliserez pour régler votre note d’hôtel. Vous n’avez ainsi pas à gérer la note de frais et cela simplifie également les processus internes, surtout si vous vous déplacez régulièrement.
Dans ce cas de figure, assurez-vous de faire des choix conformes à la politique interne de votre entreprise, sinon vous risquez quelques mauvaises surprises. La catégorie d’hôtels concernés et les services inclus doivent pouvoir être intégralement couverts par cette enveloppe.
Gérer les notes de frais d’hôtel en cas de bleisure
Bleisure est un terme qui vient de la contraction de leisure et business. Lorsque vous prolongez un séjour professionnel pour votre propre convenance, il s’agit d’un cas de bleisure. Cette pratique est légale et acceptée par de plus en plus d’entreprises, mais il faut se montrer vigilant.
En parler avec son employeur
Discutez en amont de votre projet avec votre employeur, cela évitera des malentendus. Si vous comptez profiter de votre voyage d’affaires pour rester ensuite sur place quelques jours, vous devez en informer votre employeur.
Il y a de fortes chances qu’il ne s’y oppose pas, puisque cela n’a pas d’incidence sur votre travail ou votre déplacement professionnel, mais le prendre par surprise ou ne pas être clair dès le début sur votre projet pourrait occasionner des problèmes.
Répartir rigoureusement les charges
Soyez rigoureux et organisé dans la manière de répartir les charges entre celles qui font partie intégrante de votre mission professionnelle et celles qui sont liées à votre séjour personnel. Tout doit être clair et documenté, car votre employeur ne peut rembourser que les couts directement liés à votre travail, le reste est à votre unique charge.
En cas de blessure, c’est avant tout votre capacité à être transparent qui est importante. Comme le dit l’adage, les bons comptes font les bons amis. Mais il ne s’agit pas seulement ici d’une question de respect ou de confiance : si vous vous accordez des libertés ou que votre gestion de la situation manque de rigueur, cela peut entrainer une suspicion de fraude, non seulement de la part de votre employeur, mais aussi de l’URSSAF.
Votre responsabilité est également engagée. Il est donc dans votre intérêt de faire un suivi clair au jour le jour des dépenses effectuées et de bien les catégoriser. Conservez chaque reçu.
Notes de frais d’hôtel : les points de vigilance
Pour que tout se passe au mieux et que vos dépenses professionnelles soient remboursées par l’employeur, vous devez être attentif et limiter les zones de flou :
Faire valider ses réservations
Lorsque vous réservez votre hôtel, assurez-vous que la catégorie et le prix de la chambre sont en conformité avec la politique de votre entreprise. Par exemple, il peut être tentant de choisir une chambre d’hôtel de catégorie supérieure lorsqu’elle est proposée en promotion pour quelques euros de plus ou pour un prix équivalent.
Mais ne prenez pas ce type de décision seul, car la catégorie peut compter tout autant que le tarif selon la politique en cours dans votre entreprise, et vous pourriez vous exposer à un refus de remboursement. Dans l’idéal, faites valider votre réservation par votre manager, DAF ou directeur commercial.
Pour les services extra, il vaut mieux se renseigner auprès de l'employeur
Les hôtels sont susceptibles de proposer de nombreux services en extra : soins, accès à une salle de sport, location de films, service d’étage, pressing... Si vous souhaitez en profiter, parlez-en en amont avec votre employeur pour savoir dans quelle mesure ils peuvent être pris en charge.
L’employeur n’a aucune obligation de régler vos frais de massage ou de location de films ou autre. Et les faire passer en notes de frais à son insu est une fraude potentielle. Demandez une facture détaillée de votre note d’hôtel, ceci permettra à votre employeur d’avoir une vision claire de ce qu’il doit rembourser ou non et évitera tout malentendu.
Utiliser une application dédiée pour les notes de frais
La gestion des notes de frais d’hôtel est chronophage et fastidieuse : conserver chaque justificatif, remplir les informations, attendre un remboursement... Il existe heureusement des applications conçues pour vous faciliter la vie.
Une application dédiée, comme celle proposée par Mooncard, permet de simplifier le processus et d’accélérer le remboursement, tout en garantissant la conformité des notes de frais et en limitant les risques de fraude.
Vous enregistrez vos notes de frais au fur et à mesure de votre déplacement, en photographiant vos reçus et en les catégorisant immédiatement et en payant avec votre carte corporate. Vous êtes ainsi moins stressé et votre entreprise a une vision en temps réel de vos dépenses. Vous gagnez du temps et vous évitez les mauvaises surprises au retour.
Faites une demande de démo pour en savoir plus
Le remboursement des notes de frais d’hôtel n’est pas si compliqué, mais pour que tout se déroule au mieux, aussi bien pendant votre déplacement qu’au retour, vous devez faire preuve de transparence et de rigueur. Se faire rembourser ses notes de frais est un droit, mais cela engage votre responsabilité comme celle de votre entreprise, vous devez donc être vigilant, transparent et organisé.