Comptabilité : tout savoir sur le livre journal

En quoi consiste le journal en comptabilité d’entreprise ?

Appelé également livre journal, journal général ou journal centralisateur, le journal en comptabilité est obligatoire (article R123-173 du Code de commerce). L’entreprise est tenue d’en avoir minimum un, mais plusieurs peuvent être constitués selon ses besoins.

Le contenu du journal comptable dans une entreprise

Le journal comptable d’une entreprise retrace toutes les opérations qu’elle a réalisées. Cela concerne tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise. Elles sont enregistrées opération par opération et jour par jour (article R123-174 du Code de commerce). Le livre journal est à renouveler à chaque exercice comptable.

Un peu d’histoire : les journaux étaient des grands registres sur lesquels la comptabilité était retranscrite dans l’ordre chronologique. Les comptables ont gardé cette pratique et utilisent un journal par type d’opération.

L’entreprise doit donc reporter dans le livre de comptabilité toutes ses écritures, quotidiennement et de façon chronologique dans deux colonnes (débit et crédit).

Les différents journaux comptables en comptabilité

Les entreprises sont en droit de décliner le livre journal en plusieurs journaux auxiliaires (article R123-176 du Code de commerce). Ce sont essentiellement, le journal des achats, des ventes, de trésorerie, et le journal des opérations diverses. Ces journaux améliorent la visibilité et la transparence de la comptabilité.

Les écritures des journaux et livres auxiliaires sont reportées au moins une fois par mois sur le livre centralisateur.

Le journal des achats

Il recense les écritures d’achat des entreprises (fournisseurs et fournisseurs d’immobilisations). Ce sont les matières premières, les frais généraux et les marchandises.

Par exemple, ce sont les écritures qui concernent :

Les factures d’électricité ;
Loyer ;
Honoraires ;
Frais d’entretien, etc.

Exemple de journal d’achats :

Date	Compte	Libellé
07/04/2023	401	Fournisseurs
07/04/2023	4456	TVA déductible
07/04/2023	60

Date	Compte	Libellé	Débit	Crédit
07/04/2023	411	Fournisseurs Clients	xxxx
07/04/2023	70	Produit		xxxx
07/04/2023	4457	TA collectée		xxxx

Le journal de trésorerie

Il retranscrit les écritures des mouvements en rapport avec la banque et la caisse. Deux comptes du bilan s’utilisent principalement dans ce journal :

Règlement des dettes ;
Encaissements des créances.

En contrepartie, le compte de trésorerie comprend :

La banque (classe 512 du PCG) ;
La caisse (classe 53 du plan général).

Le journal des opérations diverses

Appelé également journal d’OD, il contient toutes les écritures qui ne figurent pas dans les autres journaux (ventes, achats et trésorerie).

Par exemple, ces opérations visent :

La TVA ;
Les écritures de bilan ;
Les écritures de paie, etc.

Bon à savoir

Le livre d’inventaire n’est plus requis depuis 2016. Il répertoriait toutes les données relatives à l’inventaire du patrimoine de l’entreprise. Cependant, ceux qui concernaient les exercices avant 2016 doivent tout de même les conserver pendant un délai de 10 ans.

Attention : l’obligation d’inventaire annuelle pour la préparation du bilan comptable est maintenue.

Pourquoi l’entreprise doit-elle créer un journal comptable ?

En établissant un journal comptable, l’entreprise respecte ses obligations légales. Surtout, cela facilite la gestion de la société.

Respecter ses obligations légales

La tenue d’une comptabilité est impérative pour toutes les entreprises industrielles et commerciales. Il permet un contrôle rapide des écritures à la fois pour la société, mais aussi pour l’administration fiscale.

Le livre journal doit être conservé pendant un délai de 10 ans en tant que documents comptables (article L123-22 du Code de commerce). Le délai court à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Faciliter la gestion de son activité

Le journal comptable regroupe dans un même document toutes les opérations de l’entreprise. Il donne une vue d’ensemble des écritures et permet ainsi d’avoir une vision globale de la comptabilité.

Comment créer le journal comptable d’une entreprise ?

Le livre journal se présente sous la forme d’un tableau avec plusieurs colonnes. Certaines mentions sont obligatoires. Toutefois, la loi n’impose pas le format.

Les mentions obligatoires des journaux comptables

Le journal comptable doit présenter un certain nombre de mentions obligatoires. Ce sont :

La date de l’opération (chaque ligne est inscrite dans l’ordre chronologique) ;
Le libellé ou le descriptif de l’écriture comptable ;
Le numéro de compte qui correspond à celui du plan comptable ;
Le montant qui s’enregistre dans la colonne débit ou crédit.

La présentation du journal comptable

Le journal comptable est donc un tableau de 5 colonnes. La mention obligatoire qui renseigne le montant de l’écriture se scinde en deux colonnes :

La colonne de débit : ce sont les sorties d’argent de l’entreprise ;
La colonne de crédit : ce sont les rentrées d’argent.

Bon à savoir

C’est à l’entreprise de choisir si elle décide de créer un seul journal comptable ou plusieurs journaux auxiliaires. Cela va dépendre de son activité, des informations à traiter, etc. Cependant, il ne faut pas oublier que même lorsque l’entreprise opte pour plusieurs journaux auxiliaires, ceux-ci doivent être centralisés mensuellement dans le journal comptable principal.

Par exemple :

Une entreprise qui a une comptabilité de trésorerie peut créer un journal de trésorerie et un journal d’opérations diverses.
Une entreprise qui a une comptabilité d’engagement peut créer un journal d’achats, de ventes, de trésorerie et un journal d’OD.

Le support du journal comptable

Le législateur ne réglemente pas le format du livre journal. Les entreprises ont donc le choix entre deux options :

Le format papier ;
Le format numérique.

Sous forme électronique, le livre journal doit être daté et référencé par tous les moyens qui offrent une garantie en matière de preuve (article R123-173 du Code de commerce).

Lorsque l’entreprise choisit le format papier, le livre comptable doit être sans rayures ni ratures. Il est donc préférable pour elle de le faire sous la forme d’un tableau Excel et de l’imprimer par la suite.

Tenir le journal comptable d’une entreprise

Souvent, c’est le comptable ou l’expert-comptable de l’entreprise qui se charge de l’élaboration et de la tenue des registres. En effet, cela demande des connaissances comptables générales ainsi que du fonctionnement du plan comptable.

Cependant, des règles simples permettent de remplir facilement le livre journal :

Respect de l’ordre chronologique de chaque opération ;
Se conformer à la codification du plan comptable général (PCG) ;
Numéroter les pages ;
Dans le cas d’un format papier, s’assurer que les écritures ne vont pas s’effacer avec le temps.

Le comptable doit garantir que chaque écriture inscrite au livre journal se justifie par un document.

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