Documents comptables : quels sont-ils ?

Qu’est-ce qu’un document comptable dans une entreprise ?

En France, les obligations comptables sont nombreuses et l’entreprise justifie cela grâce aux documents comptables.

La définition du document comptable : un état de la comptabilité des entreprises

Les documents comptables répertorient les différentes opérations de l’entreprise au cours d’un exercice comptable. Elle reprend les flux financiers à l’actif, mais aussi au passif.

Chaque document comptable contient des mentions obligatoires prévues par la loi. La France a ainsi uniformisé la comptabilité des entreprises. Les documents comptables sont obligatoirement établis en langue française et en euros (article L123-22 du Code de commerce).

Chaque écriture comptable doit être justifiée par un document. Ce sont les pièces comptables justificatives. Cela peut être, par exemple, des factures, des relevés de banque, etc.

Quel est le rôle des documents comptables ?

Les documents comptables sont indispensables pour évaluer la santé financière d’une entreprise. Ils permettent aussi de retracer toutes les écritures comptables. Les dirigeants s’appuient sur eux afin d’adopter une stratégie en fonction des résultats.

À l’égard des tiers, ils sont la preuve que l’entreprise respecte son obligation de tenir sa comptabilité. L’administration fiscale peut exiger les documents comptables en cas de contrôle. De la même manière, les associés ou les administrateurs d’une société peuvent demander à les consulter.

Quels sont les documents comptables obligatoires dans une entreprise ?

Les documents comptables les plus importants concernent toutes les entreprises. Cependant, en fonction de leur régime juridique, certaines sont en droit d’adopter une présentation simplifiée. C’est le cas notamment pour les microentreprises, ainsi que celles soumises au régime réel simplifié (article L123-16 du Code de commerce).

Les livres comptables obligatoires en comptabilité

Les livres comptables reprennent chaque opération de l’entreprise dans l’ordre chronologique. Désormais, deux sont obligatoires : le livre journal et le grand livre comptable.

Bon à savoir

Le livre d’inventaire n’est plus obligatoire depuis 2016. Cependant, l’entreprise est toujours tenue de faire l’inventaire de son patrimoine annuellement avant son bilan. Dans la pratique, la plupart continuent de l’établir. Les livres d’inventaire pour les exercices qui datent d’avant 2016 doivent être conservés pendant une durée de 10 ans.

Le livre journal : un document qui reprend toutes les écritures comptables

Le livre journal se trouve aussi sous le nom de journal comptable, journal général ou journal centralisateur. Il est obligatoire et prévu à l’article R123-173 du Code de commerce. Il est renouvelé pour chaque exercice comptable et contient toutes les opérations comptables de l’entreprise au jour le jour.

Il peut être décliné en autant de journaux auxiliaires dont l’entreprise a besoin (article R123-176 du Code de commerce). Ce sont souvent :

Le journal des achats : il comprend les opérations d’achats des entreprises.
Le journal des ventes : ce sont les factures de vente.
Le journal de trésorerie : il reprend les mouvements bancaires et ceux de la caisse.
Le journal des opérations diverses ou journal d’OD : ce sont les écritures qui ne sont pas reprises dans les autres journaux.

Lorsque l’entreprise fait le choix d’avoir plusieurs journaux auxiliaires, elle doit les centraliser mensuellement dans le journal comptable.

Le grand livre comptable

Le grand livre comptable fait également partie des documents comptables obligatoires (article R123-176 du Code de commerce).

Il regroupe les opérations de l’entreprise en fonction de la date et selon les comptes. Les numéros de ces comptes sont les mêmes que ceux utilisés pour le plan comptable général. Ce document comptable donne une vision détaillée de chaque compte au cours de l’exercice.

Il se divise généralement en deux :

Le grand livre général pour les comptes de classe de 1 à 7 ;
Le grand livre auxiliaire pour les comptes fournisseurs (401) et clients (411).

Les comptes annuels de l’exercice comptable

Les comptes annuels de l’entreprise s’établissent en fonction des différents livres comptables. Il permet d’évaluer la santé financière de l’entreprise.

En quoi consistent les comptes annuels d’une entreprise ?

Trois documents obligatoires les constituent :

Le bilan comptable ;
Le compte de résultat ;
L’annexe.

Ils présentent certaines caractéristiques. En effet, selon l’article L123-14 du Code de commerce, ils doivent être :

Réguliers ;
Sincères ;
Donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise.

Selon le régime juridique de l’entreprise, ils sont approuvés en assemblée générale et déposés au greffe du tribunal de commerce.

Zoom sur le compte de résultat

Le compte de résultat donne le détail des produits (compte de classe 7) et des charges (comptes de classe 6). La différence entre les deux permet de savoir si l’entreprise a réalisé un bénéfice ou au contraire, des pertes. Il est connu au moment de la clôture de l’exercice comptable.

Certaines entreprises utilisent également le compte de résultat différentiel. C’est un outil important en contrôle de gestion, puisqu’il distingue les charges fixes et les charges variables. L’entreprise identifie ainsi son besoin en ressources pour couvrir ses charges et atteindre un équilibre financier.

Par ailleurs, lors de la création d’entreprise, les dirigeants doivent faire des prévisions sur les futurs résultats de l’entreprise. C’est le compte de résultat prévisionnel. Les organismes bancaires le réclament souvent pour une demande de prêt.

Le fichier des écritures comptables pour la gestion dématérialisée de la comptabilité

Le fichier des écritures comptables ou FEC est une obligation depuis 2014. Elle concerne les entreprises qui tiennent leur comptabilité dans un logiciel.

En cas de contrôle de l’administration, celles-ci doivent présenter un fichier dématérialisé qui reprend tous les flux de l’exercice en cours.

Quels sont les autres documents comptables importants pour la gestion d’une entreprise ?

D’autres documents comptables retracent les opérations comptables de l’entreprise. Ils ne sont pas obligatoires, mais sont des moyens de contrôle et des indicateurs importants. Ce sont, entre autres : la balance comptable et le registre des immobilisations.

La balance comptable : le document qui reprend les comptes de l’entreprise

La balance comptable regroupe tous les comptes de l’entreprise dans l’ordre croissant et suivant le plan comptable. Elle fait apparaître le solde débiteur ou créditeur du compte. Elle n’est pas obligatoire, mais facilite le contrôle de l’enregistrement des mouvements et plus généralement d’un compte.

Trois sortes de balances existent :

La balance générale ;
La balance auxiliaire qui reprend les comptes clients et/ou fournisseurs ;
La balance âgée qui concerne aussi les comptes clients et fournisseurs, mais qui ventile les créances et les dettes selon leurs dates d’échéance.

Le registre des immobilisations

Comme son nom l’indique, le registre des immobilisations contient les immobilisations et les amortissements de l’entreprise. Ce sont les immobilisations corporelles, incorporelles et financières. Celles qui ne peuvent pas être amorties ou celles qui ne sont que partiellement destinées à un usage professionnel sont inscrites dans ce registre.

Attention : le registre des immobilisations est obligatoire pour les professionnels libéraux soumis au régime des bénéfices non commerciaux (BNC) et de la déclaration contrôlée. Il doit être conservé pendant un délai de 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur le registre.

Quelles sont les règles de conservation et de classement des documents comptables ?

La conservation des documents comptables est impérative pour les documents comptables obligatoires.

Les documents comptables peuvent être conservés sous deux formats :

Papier : l’entreprise veille à sa bonne conservation et son accès.
Numérique : c’est le cas lorsque l’entreprise utilise un logiciel comptable.

En revanche, le classement se fait selon l’organisation comptable de l’entreprise : par ordre chronologique ou selon la nature des documents.

Le délai de conservation des documents comptables est de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable (article L123-22 du Code de commerce).

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