Un contrôle fiscal est souvent synonyme de redressement. En effet, il est difficile de contrôler parfaitement toutes les dépenses de l’entreprise, en particulier les frais professionnels de vos collaborateurs.
Voici un guide pour tout savoir sur les règles fiscales s’appliquant sur les frais d’entreprises et les procédures à respecter pour éviter le redressement !
- Le déroulé d’un contrôle fiscal
- Les règles à respecter pour les frais d’entreprise
- Quels outils pour respecter parfaitement les règles fiscales ?
Le déroulé d’un contrôle fiscal
Concrètement, comment se déroule un contrôle fiscal ?
Avant le début du contrôle fiscal, vous recevez un courrier recommandé avec accusé de réception vous annonçant le contrôle fiscal.
Il comporte les informations suivantes :
- nom de l’inspecteur,
- coordonnées de son service,
- liste des exercices contrôlés,
- date de début du contrôle.
Le contrôle fiscal d’entreprise peut ensuite se dérouler de deux manières : sur place ou à distance, si vos données sont accessibles en mode "à distance".
Dans le cas d’un contrôle sur place, vous devez, en tant que chef d’entreprise, accueillir vous-même le contrôleur ou mandater par écrit quelqu’un pour le faire.
« Soyez courtois avec le contrôleur et fournissez lui un cadre de travail correct. Mieux vaut éviter de le mettre de mauvaise humeur ».
Le contrôleur peut vous demander l’accès à toutes les pièces utiles pour vérifier la situation fiscale de l’entreprise. Il s’agit en premier lieu des documents comptables. Il vérifiera alors si votre entreprise respecte bien les règles fiscales.
A la fin du contrôle, un entretien avec le vérificateur est prévu afin que vous puissiez lui apporter des éclaircissements en cas de besoin.
Après le contrôle fiscal
Une fois le contrôle fiscal de votre entreprise terminé, vous recevrez une proposition de rectification ou un avis d’absence de redressement. Dans la majorité des cas, vous recevrez un avis de redressement.
En effet 87% des entreprises contrôlées font l’objet d’un redressement.
Vous avez alors 30 jours pour contester, la proposition de rectification par écrit. Le délai est extensible à 60 jours si la demande est effectuée explicitement.
Si vous contestez la rectification, le vérificateur vous répondra en mentionnant les points qu’il maintient et/ou ceux qu’il retire.
Si le désaccord persiste, il existe une possibilité de dialogue avec le supérieur hiérarchique du contrôleur. Si cela ne permet pas de résoudre la situation, vous devrez avoir recours à un tribunal.
Quels sont les risques encourus lors d’un contrôle fiscal ?
Un contrôle fiscal peut vous coûter très cher, si les comptes de votre entreprise ne sont pas rigoureusement tenus et que vous ne respectez pas à la lettre les règles fiscales d’entreprise.
Les retards de déclaration peuvent générer des frais élevés : 0,20% d’intérêts par mois sur la différence à payer.
Si votre entreprise ne fournit pas un fichier des écritures comptables (FEC) ou que ce fichier ne respecte pas les normes imposées, vous encourez 5000€ d’amende.
Mais les pénalités les plus lourdes sont appliquées en cas de mauvaise foi (40% du montant supplémentaire dû) ou de manœuvres frauduleuses (80%).
Pour prouver la mauvaise foi, l’administration fiscale se base sur le nombre d’erreurs commises et l’importance de ces erreurs. Elle peut donc rapidement confondre manque de rigueur et mauvaise foi, voire, si les montants sont trop importants, les considérer comme des manœuvres frauduleuses.
Ainsi, les fausses notes de frais, les justificatifs originaux manquants, les erreurs de saisie peuvent coûter très cher à votre entreprise.
Les règles à respecter pour les frais d’entreprise
Des notes de frais avec tous les justificatifs !
Quelles sont les règles à respecter pour éviter un redressement ?
Les frais d’entreprise sont l’un des postes les plus étudiés par l’administration fiscale car on y trouve très souvent des erreurs. Dans bien des cas, les redressements proviennent d’erreurs sur les notes de frais.
Il faut donc respecter les règles suivantes :
« toute dépense d’entreprise doit faire l’objet d’une note de frais accompagnée d’un justificatif original ».
Vous devez donc mettre en place des procédures pour les notes de frais afin que vos collaborateurs les remplissent bien et n’oublient aucun justificatif.
La TVA : aucune erreur n’est permise
Prenez garde aux charges déductibles fiscalement. Vérifiez que la TVA que vous voulez récupérer est bien déductible !
Faites particulièrement attention si vous demandez le remboursement d’un crédit de TVA. En effet, l’administration fiscale observera de très près les montants pour lesquels vous demandez un remboursement.
Attention : il existe de nombreuses exceptions dans le traitement de la TVA d’entreprise qui peuvent parfois vous induire en erreur.
Quels outils pour respecter parfaitement les règles fiscales ?
Mettre en place des procédures pour la gestion des notes de frais
Définissez clairement les procédures de gestion des notes de frais et conditionnez le remboursement des dépenses au remplissage des notes de frais et à la présentation du justificatif.
Faites absolument en sorte que vos collaborateurs remplissent systématiquement leurs notes de frais et réduire le plus possible les erreurs.
Pour cela, fournissez-leur un modèle de note de frais pré-rempli, qui leur permettra de gagner du temps dans la gestion de leur notes de frais et diminuera le risque d’erreur.
De cette manière, vous éviterez de devoir faire face à des redressements de la part de l’administration fiscale.
Utiliser des outils appropriés pour la gestion des notes de frais
Pour optimiser encore plus la gestion de vos notes de frais, il existe des solutions pour améliorer le traitement des notes de frais et gagner du temps.
Ces solutions simplifient les procédures de traitement des notes de frais, automatisent tout le processus et réduisent fortement le risque d’erreur. En effet, plus besoin d’effectuer de saisie à la main, les dépenses effectuées peuvent être exportées en quelques instants. Plus d’erreur de copie à craindre !
Les solutions de gestion de dépenses vous permettent également d’avoir une visibilité sur les dépenses effectuées par vos collaborateurs. Vous pouvez donc vérifier que leurs dépenses sont justifiées et qu’ils n’essaient pas de se faire rembourser des sommes qu’ils n’ont pas dépensées.
De cette manière vous gagnerez en efficacité dans la gestion de vos dépenses d’entreprise et vous éviterez de payer des pénalités sur les notes de frais en cas de contrôle fiscal.
Points-clés à retenir :
- Les pénalités en cas de redressement fiscal peuvent être rapidement significatives.
- Toutes les dépenses d’entreprise doivent faire l’objet d’une note de frais et accompagnées d’un justificatif.
- Une solution de gestion des frais est impérative pour se prémunir des risques de redressement fiscal.
