Big data, Blockchain, IA, SaaS, Innovation, Fintech, automatisation de la comptabilité, dématérialisation facture et justificatifs, etc. Voici ce qui alimente nos conversations aujourd’hui, mais quel impact ont réellement ces innovations pour les métiers de la gestion et de la comptabilité ?
Les fintechs ont créé de nouveaux standards adaptés aux problématiques actuelles : instantanéité et flexibilité sont les maîtres mots !
Dans de nombreuses entreprises, la tendance est à l’automatisation. C'est particulièrement le cas pour la comptabilité.
Dans ce cadre, deux innovations majeures sont à noter : la « facture électronique » et la « carte de paiement connectée ».
Alexis de Lattre, co-fondateur d’Akretion et spécialisé dans l’implémentation de la solution ERP Odoo, a mis son expérience à contribution pour nous aider à vous présenter ces innovations.
Alexis a participé à la mise au point de la norme «Factur-X» et a conduit les développements qui permettent aujourd’hui à Odoo et d’autres solutions d’émettre et recevoir des factures électroniques.
Quand les fintechs s’emparent de nouveaux outils pour répondre aux attentes du marché : l’émergence des « compta-tech ».
En Europe, les travaux de normalisation des échanges de données comptables avancent à grands pas. Le rythme soutenu de l’innovation, permet des synergies entre différentes technologies :
- Communication / Internet,
- Sécurité / Authentification,
- Intelligence artificielle,
- SaaS,
C’est l’association de ces normes et de ces synergies qui rend possible l’émergence d’innovations appliquées aux métiers de la gestion et de la comptabilité.
L’automatisation de la comptabilité et des tâches répétitives (sans valeur ajoutée) sont des sujets d’actualité, tant pour les prestataires de services (experts-comptables) que pour les entreprises.
Toutes les fonctions et tous les acteurs de la chaîne de comptabilisation (achat, paiement, vérification, comptabilisation, ...) sont concernés.
Derrière l’automatisation de ces tâches se profilent des enjeux stratégiques :
- Productivité des équipes, vitesse d’exécution.
- Fluidité des process.
- Exhaustivité et qualité de l’information.
- Suivi et contrôle en temps réel.
- Qualité des analyses.
- Sécurité des transactions.
La "Factur-X"
Comme nous l'expliquent Alexis de Lattre et le site du FNFE (Forum National de la Facture Électronique), "Factur-X" est une norme norme franco-allemande, désignant une facture électronique pouvant s'enregistrer directement dans votre logiciel de comptabilité. Cette norme est la première implémentation de la norme européenne EN 16931 publiée le 16 octobre 2017.
Une facture à la norme « Factur-X » est donc un fichier PDF (lisible comme une facture classique), qui embarque un fichier standardisé au format XML. Ce fichier XML contient les données structurées de la facture, permettant à votre logiciel de comptabilité une lecture automatique et fiable.
Afin de permettre une large adoption par tout type d’entreprise, le standard comporte plusieurs niveaux de profils de données qui sont détaillés, avec d’autres informations, sur le site du FNFE.
Toutes les factures émises par Mooncard depuis le 21 juillet 2017 sont à la norme Factur-X, ce qui fait de Mooncard la toute première société à avoir émis des factures électroniques à ce format !
La carte bancaire « connectée », un pilier de la comptabilité.
La carte bancaire « connectée » est un système composé d’une carte de paiement d’entreprise « connectée » à un ensemble de fonctions et d'algorithmes. Cet ensemble de fonctions et d'algorithmes se résument généralement à une plateforme ou une application de gestion.
Cette connexion entre une application de gestion et une carte de paiement permet d'automatiser en toute sécurité la totalité du processus de gestion des notes de frais et des dépenses professionnelles.
Quelques exemples de ce que permettent de faire ces cartes intelligentes :
- La récupération instantanée et sécurisée des données du paiement.
- La génération des notes de frais pré-remplies.
- La génération du workflow d’approbation et de validation.
- La consolidation des informations et présentation de tableaux de bord.
- L'intégration des données de paiement sous forme d'écritures comptable dans votre logiciel comptable.
L'automatisation des tâches par les nouvelles technologies
Ces deux innovations sont matures, opérationnelles, et disponibles.
Comment mettre en place la « facture électronique» ?
L’émission et la réception de factures électronique nécessitent la mise à jour du système de gestion qui produit et ingère lesdites factures. Cette mise à jour intègre l’installation d’un certificat pour authentifier et signer les pièces.
Les éditeurs de logiciels y travaillent, et les versions ou mises à jour des outils comptables vont arriver progressivement. Quelques logiciels sont déjà compatibles, comme « Odoo », pionnier sur le sujet.
Comment mettre en place les cartes bancaires « connectées » ?
La mise en service de cartes bancaires connectées dans l’entreprise est très simple et peut se résumer à deux étapes :
- Communiquer auprès des utilisateurs et leur distribuer des cartes dont l’utilisation est intuitive,
- Interfacer la solution avec votre logiciel comptable et vos processus.
Des bénéfices considérables pour l’entreprise, un bien-être pour les salariés
Les bénéfices de la facture électronique
La facture électronique est une norme à vocation européenne avec plusieurs caractéristiques structurantes :
- Traçabilité.
- Sécurité.
- Ingestion automatisée.
- Lien pièce écriture.
Ces caractéristiques induisent des bénéfices non négligeables :
- Accélérer le paiement, réduire les coûts de traitement.
- Sécuriser, horodater, authentifier l'envoi et la réception.
- Permettre le suivi de l'état d’avancement du traitement.
- Faciliter et sécuriser le rapprochement des factures et paiements.
Les bénéfices de la carte de paiement connectée
L’utilisation d’une carte de paiement connectée permet de générer trois bénéfices principaux :
- Gain de temps.
- Sécurité.
- Intégration comptable.
La carte de paiement connectée permet également une expérience client fluidifiée et simplifiée. Les bénéfices se répercutent sur tous les acteurs jouant un rôle dans le processus d’achat et de gestion de l’entreprise.
Cette carte est un réel « pivot » structurant qui clarifie et organise des processus souvent flous et peu maîtrisables. On constate enfin d’autres effets, en particulier sur l’optimisation des frais d’entreprise et des paiements professionnels, et donc sur la trésorerie.
Elles touchent, structurent de nombreuses fonctions et impactent de nombreux acteurs de l’entreprise.
