10 chiffres clés pour une vision parfaite de votre entreprise

En tant que chef d’entreprise, les chiffres sont vos amis ! Vous devez vous appuyer sur des données complètes et fiables. Elles mettront en évidence des faits et évolutions marquants et attireront votre attention sur les actions à mener.

Si les indicateurs sont au vert, votre stratégie produit les résultats que vous attendez, vous pouvez continuer sereinement sur cette voie.

Si certains indicateurs importants sont au rouge (trésorerie, encours clients, frais généraux…) il est essentiel d’agir rapidement, les résultats seront au rendez-vous !

Voici donc une liste des 10 indicateurs indispensables, recueillis auprès de chefs d’entreprise expérimentés qui vous donnent une vision parfaite de son entreprise.

2. Encours client.

Un encours client maitrisé reflète la qualité de votre activité, la satisfaction de vos clients et la maîtrise de vos processus de gestion.

Toutes les sociétés en bonne santé présentent des encours client maitrisé, qu’en est-il de la vôtre ?

Vos clients constituent votre principale source de revenus (voire la seule). Vous devez donc vérifier que vos clients respectent les délais de paiement convenus.

Faire la liste des clients litigieux vous permettra d’anticiper les problèmes de trésorerie éventuels et d’effectuer des relances rapidement afin de réduire les risques d’impayés.

Vérifiez que les relances de paiement sont correctement effectuées. Si ce n’est pas le cas, prenez les mesures nécessaires, le nombre d’impayés diminuera drastiquement !

3. Portefeuille commercial.

Connaitre le portefeuille commercial de votre entreprise vous permet de mesurer l’efficacité de votre dynamique commerciale et d'évaluer la fidélisation de votre clientèle.

Si le montant du portefeuille est satisfaisant et stable, vous pouvez vous attendre à une hausse du chiffre d’affaires, résultant notamment de la fidélité de vos clients. En revanche, si le montant du portefeuille baisse, il est essentiel d'analyser en détail la situation afin d'identifier les éventuelles causes (concurrence accrue, départ d'un excellent commercial, démotivation des équipes...) et de prendre les décisions qui s’imposent pour préserver la fidélité de votre clientèle.

L’analyse de votre portefeuille commercial combinée à une stratégie de fidélisation clientèle vous donne une longueur d’avance ! En prenant soin de cultiver des relations solides avec vos clients, de les écouter attentivement et de leur offrir des avantages exclusifs, vous favorisez leur engagement envers votre entreprise et maximisez les chances de maintenir et d'accroître votre portefeuille commercial.

4. Chiffre d’affaires.

Mesurer l’évolution de votre chiffre d’affaires global est nécessaire pour juger de la croissance de l’activité de votre entreprise.

Étudier le chiffre d’affaires par produit permet de déterminer quels sont les points forts de l’entreprise et au contraire quels sont les produits qui peinent à décoller.

Analyser le chiffre d’affaires par commercial vous donne également la possibilité de repérer les commerciaux qui réalisent les meilleures performances.

Rappelons que le chiffre d’affaires constitue la base la rentabilité : vous devez chaque mois dépasser le plus largement possible le point mort. 

5. Rentabilité.

Étudier la rentabilité de votre entreprise vous permet de prendre au quotidien les actions correctrices indispensables. Vous allez découvrir une mine de renseignements utiles.

Avant tout, vous devez déterminer le point mort de votre entreprise, c’est-à-dire le seuil à partir duquel votre entreprise est rentable. Calculez-le régulièrement, il peut être amené à évoluer en fonction de l’évolution de vos coûts directs et de vos frais généraux.

N’hésitez pas à étudier la rentabilité de chaque client pour éviter la situation où un client vous coûte plus d’argent qu’il ne vous en rapporte.

De manière plus générale, mettre en place une étude détaillée de la rentabilité vous permet de réduire les postes de dépenses trop élevés et de vous supprimer toutes les dépenses inutiles.

6. Salaires.

Les salaires constituent l’un de vos postes de dépenses les plus importants et à surveiller le plus attentivement. C’est là où les dérapages peuvent avoir les conséquences les plus significatives.

Chaque mois vous devez consacrer le temps nécessaire à l’étude détaillée des dépenses de personnel par collaborateur, département, activité. Vous mettrez ainsi en évidence les charges excessives et les évolutions qui méritent une action de votre part.

Dans le cas d’embauches récentes, il est essentiel d’analyser de manière détaillée les résultats obtenus par les nouveaux collaborateurs.

7. Charges de fonctionnement.

Les charges de fonctionnement ont la particularité d’être régulières et de ne pas attirer l’attention. Vous devez chaque mois passer en revue toutes les dépenses courantes, analyser leur évolution. C’est la somme de petites économies qui viendra améliorer sensiblement votre rentabilité.

Chaque augmentation des dépenses devra être justifiée par une analyse de ROI, vous en profiterez pour prendre en compte les échéances contractuelles : contrat de services, loyers et lancer des appels d’offre dans les délais. 

Le calcul des frais de déplacement a une tendance naturelle à augmenter et seul un contrôle pointilleux chaque mois permettra d’éviter cette tendance. Veillez à ce que tous vos collaborateurs effectuant des déplacements professionnels se conforment à la politique de déplacement de l’entreprise.

Veillez donc, pour une bonne gestion des dépenses de vos collaborateurs, à ce que ces derniers vous apportent les justificatifs afin de vérifier leur conformité et d’éviter que les frais de déplacements ne s’envolent.

9. Avoirs client.

Les avoirs client sont un poste de dépenses particulier qui mérite une analyse approfondie. Elle permettra de repérer les mauvaises pratiques au sein de l’entreprise.

Prenons un exemple, un commercial peut être amené à faire établir des factures non justifiées afin d’augmenter artificiellement son chiffre d’affaires et d’atteindre des primes sur objectifs. Ses factures donneront ensuite lieu à des avoirs.

Autre exemple, une multiplication des avoirs liés à des raisons techniques peut être l’indication d’un défaut de produit ou d’un service clientèle de qualité insatisfaisante.

Les avoirs sont naturellement liés à toute activité commerciale, il ne s’agit pas d’essayer de les supprimer mais d’analyser les raisons de chacun d’entre eux pour s’assurer qu’ils sont réellement justifiés.

10. La comptabilité analytique.

Vous avez une vision globale et complète des performances de votre entreprise, il sera certainement utile d’approfondir l’analyse à l’aide d’une comptabilité analytique.

Décomposer l’activité par secteurs d’activité, par agence, par gamme de produit permet de compléter la vision de votre entreprise.

La rentabilité d’une activité peut cacher la sous-performance d’une autre, il est donc important de les étudier de manière indépendante pour prendre les actions correctives éventuelles.

Vous aurez alors toutes les clefs pour disposer d’une vision précise de l’activité de votre entreprise et piloter sa croissance et sa rentabilité sur le court terme et long terme.

Points clés à retenir :

• Vos décisions doivent s’appuyer sur des données fiables et solides.
• Les indicateurs doivent être rassemblés tous les mois afin d’être à jour et d’en analyser l’évolution.
• Une analyse précise des dépenses de votre entreprise vous permettra d’améliorer votre rentabilité.
• Soyez exigeants au niveau de la fiabilité et de la ponctualité des chiffres qui vous sont donnés : vous ne devez accepter aucun retard.