Bon à savoir
Les microentreprises ne sont pas dans l’obligation de respecter le calendrier comptable. Elles sont tenues à une présentation simplifiée de leurs comptes annuels tels que le livre de recettes et le registre d’achat (article L123-16 du Code de commerce)¹. Par ailleurs, le chiffre d’affaires mensuel ou par trimestre doit être déclaré auprès de l’URSSAF.
Quel est l’intérêt pour l’entreprise de mettre en place un calendrier comptable ?
Le calendrier comptable présente des avantages pour l’entreprise. Il lui permet de :
- Préparer les comptes annuels de fin d’exercice comptable ;
- Respecter les délais légaux et fiscaux ;
- Diminuer le risque d’erreur de la comptabilité, etc.
Le dirigeant de l’entreprise dispose ainsi d’une meilleure visibilité sur sa comptabilité. En effet, si celle-ci est tenue régulièrement, il peut mettre en place une stratégie et atteindre ses objectifs.
Comment une entreprise peut-elle faire pour respecter le calendrier comptable ?
La comptabilité est un indicateur important sur le fonctionnement de votre entreprise. Cela peut vous permettre de prendre des mesures correctives ou au contraire continuer en ce sens lorsque cela convient.
Elle est centrale en entreprise et représente un sujet de première importance.
Faire sa comptabilité en fonction des délais comptables
Selon la taille de votre entreprise et de son activité, les opérations comptables, juridiques et fiscales peuvent différer.
La première chose à faire est donc de dresser la liste des travaux comptables que vous devez effectuer et de formaliser chaque date majeure. Vous devez établir un calendrier de ces différentes opérations pour avoir un maximum de visibilité et pouvoir anticiper.
-
Exemple de calendrier comptable pour une entreprise
L’entreprise doit prévoir plusieurs travaux pour respecter la date limite de dépôt de déclarations ou de paiement à l’administration. Pour cela, l’entreprise doit s’astreindre à tenir sa comptabilité régulièrement et enregistrer ses opérations comptables.
Voici quelques dates clés du calendrier comptable :
- délai mensuel ou par trimestre : la déclaration de TVA, réaliser les situations comptables intermédiaires ;
- en fin d’exercice : faire l’inventaire, les comptes annuels ;
- après la clôture : approuver les comptes annuels, les déposer au greffe, affecter le résultat de l’exercice comptable, etc.
-
Exemples d’opérations comptables majeures
Le délai fiscal ou légal concerne plusieurs travaux comptables, avec par exemple :
- L’établissement des déclarations fiscales : déclaration de TVA, de cotisation sur la valeur ajoutée des Entreprises (CVAE), cotisation foncière des Entreprises (CFE), déclaration de résultat.
- La réalisation des travaux d’inventaire, l’établissement des comptes annuels, le dépôt au greffe du tribunal de commerce.
- La clôture des comptes, l’édition des états financiers définitifs.
- La gestion des salaires est également un enjeu clé pour le bon fonctionnement de votre entreprise.
- Vos tableaux d’activité mensuels indispensables à votre suivi, comprenant un compte d’exploitation simplifié, une balance client détaillée et vos prévisions de trésorerie.
- Le paiement de la TVA, des taxes, des impôts, des cotisations, etc.
Ne pas respecter les échéances réglementaires, ou avoir une comptabilité incomplète, vous expose à des sanctions.
L’enjeu est donc double : ne rater aucun délai et effectuer sa comptabilité le plus efficacement possible pour ne perdre ni de temps ni d’argent.
S’organiser dans le traitement de sa comptabilité, c’est avant tout anticiper
Un retard en entraînant un autre, le rattrapage de ces tâches comptables peut devenir de plus en plus complexe, long et difficile.
Pour les comptables, le chef d’entreprise et le DAF, il est donc préférable de traiter les dossiers et la comptabilité au jour le jour plutôt que de tout faire en fin de mois. Traiter les différentes tâches au fur et à mesure permet d’être plus efficaces et de respecter les délais.
Par exemple : si vous êtes en plein pic de soumission des notes de frais, retrouver les justificatifs de dépenses des 4 dernières semaines ou parfois des 6 derniers mois peut se révéler être un calvaire. Si vos collaborateurs envoient leurs notes de frais tout au long du mois, vous pouvez vérifier et classer chaque note de frais au fur et à mesure et gagner en temps et en efficacité.
Des cabinets d'experts comptables vous aident dans le rattrapage de votre comptabilité et faire face aux problématiques fiscales.
Organiser sa comptabilité pour être efficace
Effectuer sa comptabilité efficacement n’est pas synonyme d’un traitement rapide de vos travaux comptables entre deux rendez-vous : vous risqueriez de commettre des erreurs et des omissions. Définissez plutôt une plage horaire au cours de laquelle vous effectuez votre comptabilité et rien d’autre.
La comptabilité nécessite précision et exactitude pour éviter erreurs parfois lourdes de conséquences. Ces créneaux vous permettront de traiter chaque dossier de la manière la plus complète possible, sans étaler le travail sur trois jours. Cela vous évitera d’avoir à vous remémorer l’historique de chacun de vos clients et de perdre inutilement du temps.
En tant que DAF, traitez les dossiers de chacun de vos clients l’un après l’autre pour éviter de tout mélanger.
Pour être sûr de ne rien oublier et de tenir vos délais, vous pouvez également mettre en place des rappels automatiques sur votre logiciel comptable ou a minima sur votre agenda électronique.
Il faudra alors définir vos tâches en amont et établir des processus cadrés. Vous gagnerez un temps précieux en sachant parfaitement ce que vous devez faire et en combien de temps vous devez le faire.
Munissez-vous des bons outils comptables
Vous savez ce que vous avez à faire et quels sont les délais que vous devez respecter ? Il faut maintenant trouver les outils qui vous permettront de gagner en productivité.
Trouver le bon logiciel comptable
Un logiciel comptable performant fait gagner du temps à votre entreprise. Un outil de gestion financière augmente la productivité des collaborateurs. Le logiciel centralise tous les flux financiers et la collaboration entre les dirigeants et leur expert comptable. Il réduit le risque d’erreur et facilite le respect de vos échéances.
Vous pouvez consulter notre article sur les logiciels comptables pour trouver d’autres acteurs.
Certains outils vous permettront également de vous assurer que vos collaborateurs réalisent des dépenses pour le compte de l’entreprise et remplissent correctement leurs notes de frais et y attachent les bons justificatifs. L’automatisation de votre processus de gestion des dépenses professionnelle peut représenter un réel atout pour votre entreprise puisqu’il peut vite s’avérer chronophage pour vos collaborateurs et comptables et être une source de stress importante.
Automatiser et formaliser au maximum les processus comptables
Définissez, formalisez et appliquez des procédures comptables strictes : classez les factures fournisseurs immédiatement et comptabilisez les factures fournisseurs chaque jour.
Les 15 minutes par jour consacrées à la comptabilité vous feront gagner un temps considérable en fin de mois.
Automatisez autant que possible le processus en établissant des modèles de comptabilisation par fournisseur et en proposant un modèle de note de frais à vos salariés. Celui-ci vous permettra de vous assurer que vos collaborateurs remplissent bien tous les champs nécessaires.
Miser sur les bons outils de gestion permet de réduire jusqu’à 79 % le temps indispensable à la saisie et ressaisi des notes de frais. C’est du temps que vos collaborateurs, financiers et comptables pourront réinvestir dans des missions à plus forte valeur ajoutée.
En mettant en place un calendrier comptable, vous augmentez votre productivité, vous serez plus à même de tenir les délais et d’éviter des pénalités qui nuisent à votre entreprise.
Le calendrier comptable vous permet de gérer votre comptabilité et de respecter les échéances. Pour cela, vous pouvez mettre en place des rappels automatiques, mettre en place une comptabilisation automatique des factures clients, choisir un logiciel comptable adapté à vos besoins. Mooncard facilite la gestion de vos notes de frais et de vos dépenses. Notre solution génère un fichier dématérialisé et qui s’intègre à votre logiciel. Vous avez ainsi tous vos justificatifs numérisés et votre TVA récupérable, sans risque d’erreur. Pensez à réserver une démo auprès de l’un de nos experts.
Pour en savoir plus sur l’organisation comptable, vous pouvez consulter nos articles sur :