Bon à savoir
Quelle différence avec le plan de mobilité employeur (PDMe) ?
La loi LOM a rendu obligatoire l’élaboration d’un plan de mobilité employeur pour les entreprises employant plus de 50 collaborateurs sur un même site. Si l’objectif premier de la car policy est de définir les règles d’attribution et d’utilisation des véhicules, celui du PDMe est d’optimiser les déplacements engendrés par l’activité d’une société : trajets domicile/travail, déplacements professionnels, rendez-vous partenaires, livraisons de marchandises. Il définit des actions en vue de les rationaliser. Elles peuvent concerner le covoiturage, les transports en commun, les modes de transport alternatifs, la création d’une flotte partagée ou encore la mise en place de bornes de recharge pour les voitures électriques. En entreprise, car policy et PDMe sont deux documents complémentaires autour des questions de mobilité.
Bon à savoir
Qu'est-ce que le TCO d'un véhicule ?
Le total cost of ownership fait référence en français au coût d’usage. Il est utilisé par les propriétaires de parcs auto pour comparer les véhicules adaptés aux besoins de leur exploitation. Le TCO prend en compte de multiples facteurs comme le prix d’achat, la valeur prévisible de revente, la consommation, les frais d’entretien, la fiscalité, les coûts administratifs, de gestion de la flotte ou encore les sinistres. Selon des facteurs humains et les décisions de management de la société, le conducteur peut exercer une forte influence sur le TCO. Il peut l’augmenter de 20 à 50 %, voire plus. Pour maîtriser ce risque, les entreprises ont tout intérêt à mettre à disposition de leurs employés une carte carburant, proposer des formations de prévention des risques routiers et assurer un suivi efficace des conducteurs.
Que contient une car policy ?
La car policy rassemble plusieurs éléments clés autour de l’utilisation des véhicules professionnels. Nous faisons le point pour vous sur le contenu de la politique auto.
Les règles d’attribution des véhicules
La charte automobile fixe les règles d’attribution des véhicules suivant les collaborateurs. Commerciaux, techniciens ou dirigeants, tous n’ont pas les mêmes besoins. D’où la nécessité de tenir compte de la réalité du terrain. Par exemple, un commercial itinérant aura besoin d’un véhicule avec une bonne autonomie. À l’inverse, une voiture économe à l’usage conviendra parfaitement à un profil plus sédentaire, comme un juriste ou un comptable.
Pour l’employeur, l’enjeu est de choisir le type de voiture le mieux adapté au métier exercé. Il convient de déterminer qui est éligible ? Pour quelle catégorie de salariés ? Le véhicule de fonction fait-il partie de la rémunération ? Est-il indispensable à l’exercice des missions ? À partir de combien d’années de permis de conduire un collaborateur peut-il bénéficier d’une voiture de fonction ? Quelle réglementation s’applique en cas de changement de voiture ou de poste dans l’entreprise ?
Les modalités de déplacement
La politique automobile précise les modalités à respecter concernant les déplacements : zone géographique, durée, nombre de kilomètres journaliers ou hebdomadaires à ne pas dépasser. Elle mentionne le budget carburant alloué. La car policy indique les bonnes pratiques de sécurité et les interdictions. Si un véhicule peut être utilisé à titre personnel, l’employeur doit informer les employés sur les conditions d’utilisation : week-end, vacances, personnes autorisées à conduire autres que le collaborateur, etc.
Les droits et les devoirs du collaborateur et de l’employeur
La car policy stipule la procédure à suivre pour l’entretien et la maintenance des véhicules. Elle revient sur l’attitude à adopter en cas de vol, panne ou accident de la route. La politique automobile met en avant les engagements pris par les collaborateurs et de l’employeur.
La sélection des véhicules
Autre composant de la car policy, le choix des véhicules. Ici, l’objectif est de lister les critères clés : prix, fiscalité, environnement, sécurité, image, pays de construction. Quelles sont les questions à se poser pour vous guider dans votre réflexion :
- Souhaitez-vous exclure certains types de véhicules de la liste de choix ?
- Privilégiez-vous des marques de constructeurs en particulier ? Si oui, sur quelle base ?
- Quelles sont les options obligatoires et facultatives sur les véhicules ?
- Décidez-vous d’inclure des services complémentaires dans les contrats ?
- Laissez-vous le droit aux collaborateurs de renoncer à une voiture de fonction au profit de l’utilisation de leur véhicule personnel ?
- Quel type de motorisation sélectionnez-vous, en tenant compte des taxes et votre empreinte carbone ?
Nos conseils pour rédiger une car policy
Pour garantir sa réussite, la car policy doit être issue d’une réflexion partagée entre l’ensemble des services de l’entreprise. Il est nécessaire d’impliquer les collaborateurs amenés à conduire les véhicules de la flotte à tous les stades de son élaboration. L’enjeu est de parvenir à cerner les besoins des conducteurs et de la direction.
La politique automobile doit tenir compte des attentes des employés. Pour leur donner entière satisfaction, il est important de retenir leurs souhaits les plus pertinents. Ces derniers peuvent porter sur :
- les équipements technologiques d’aide à la conduite : navigation GPS, régulateur de vitesse, caméras et radars de recul ;
- la carrosserie : break, utilitaire, berline.
Votre car policy doit être lisible, précise et claire. Le document doit être agréable à lire et bien structuré. Nous vous conseillons d’éviter de rédiger des centaines de pages et d’éliminer les textes trop compliqués.
Une fois la politique auto rédigée et validée par la direction, tous les collaborateurs doivent en prendre connaissance. Pour ce faire, vous pouvez la mettre à disposition sur l’intranet de l’entreprise ou la distribuer sous format papier aux employés concernés.
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